Как юридическая компания Runetlex перенесла работу с клиентами из Trello в Shtab

Проблема 1: Раньше задачи клиентов юристы вели преимущественно в Trello. Но с его уходом из России нужно было найти новый сервис, в котором удобно отслеживать прогресс по делам и делиться отчетностью с клиентами.

Проблема 2: Многие клиенты используют свои привычные сервисы, из-за этого специалистам приходится переключаться между вкладками, тратить на это много времени.

Задача: Перевести клиентов юридических услуг в новый сервис, чтобы организовать работу в одном пространстве, а также импортировать задачи из Trello без потери данных.

Юристы компании Runetlex Ани Ароян и Виктория Стальмакова рассказали нам, как выбирали сервис для управления проектами и почему остановились на Shtab.

Мы — команда юристов для цифрового бизнеса. Берем все юридические задачи бизнеса на себя, решаем сложные проекты, разгружаем бизнес в пиковые моменты.

Наши клиенты — это разработчики ПО, предприниматели из электронной коммерции и дизайн-агентства. Ежедневно мы помогаем им решать их задачи как на абонентском обслуживании, так и в проектной деятельности.

Как раньше организовывали совместную работу

Ани:
Ранее в компании мы использовали разные сервисы, обычно клиентам было комфортно Trello. Но многие клиенты или не используют подобные сервисы, или работают в разных таск-менеджерах.

Это немного усложняет работу, потому что нам приходится параллельно работать, следить за оповещениями в нескольких разных сервисах или ставить и принимать задачи в мессенджерах. В последнем случае теряется цепь обсуждения и ее каждый раз нужно восстанавливать.

Виктория:
Поэтому мы приняли решение выбрать одно решение, где было бы удобно вести совместные проекты, не переходить по бесчисленным вкладкам и не тратить время на лишнюю рутину.

Ани:
Таск-трекер помогает нам организовывать работу: обсуждать конкретную задачу в одной карточке, видеть историю постановки и результат. Это удобно для юриста и клиента, который может следить за ходом работы, когда мы передвигаем карточку по колонкам. Будь это постоянная абонентская поддержка и проектная работа, например, составление лицензионного договора и т.д.

Как вы искали сервис, на что обращали внимание при выборе

Виктория:
К выбору нового сервиса мы подошли основательно: собрали команду под проект. Поставили себе задачу — сформулировать важные нам параметры и сравнить по ним российские аналоги Trello.

Для сравнения аналогов Trello мы выбрали 12 таск-менеджеров и сравнивали их по критериям:

• Наличие канбан-доски
• Возможность прикреплять файлы
• Импорт из Trello
• Импорт из Trello вложений к задачам
• Можем импортировать карточки из Trello самостоятельно
• Можно оставлять комментарии в карточках задач
• Учет времени
• Отчеты
• Приватные доски
• Клиент сам может ставить задачи
• Простота использования
• Цена при оплате за месяц
• Цена при оплате за год

Мы с коллегой выбрали по 6 таск-менеджеров, запросили себе пробный доступ и начали изучать инструменты. В итоге составили сравнительную таблицу.

Shtab оказался одним из четырех лидеров:

При том, что он обладал всеми нужными нам функциями, у него оказалась наиболее привлекательная цена. Поэтому рекомендовали его нашим клиентам:

Окончательное решение принимали руководители на основе наших с коллегой изысканий. Такой вот путь мы преодолели до того, как выбрали Shtab.

Как вы выстраиваете процесс работы в Shtab

Ани и Виктория:
Для каждого клиента создаем отдельную Комнату, делаем ее приватной и открываем доступ клиенту и куратору нашей команды. Другие наши коллеги не видят информацию в Комнате.

Наша структура комнаты чаще всего подразделяется на 5 колонок-статусов.

1. В очереди находятся задачи, которые ставит клиент. Там же он определяет приоритет, сроки, а также ставит метки. Например, метки о срочности задачи или по определенным отделам внутри компании. В комментариях в карточки юрист задает вопросы, и после уточнений берет задачу в работу — перетаскивает ее в соответствующую колонку.
2. В работе находятся задачи в процессе решения. На этом этапе юрист и клиент уже согласовали все вопросы, и последний ждет результата.
3. В колонку «Ожидание обратной связи» мы переносим задачи, по которым ждем ответа/комментариев как от нашего клиента, так и от его контрагента. Туда также попадают часто завершенные задачи и остаются там пока, например, наш клиент не подпишет договор с контрагентом.
4. Когда задачу можно полностью закрыть (например, договор подписан), то либо юрист, либо наш клиент переносят карточку в колонку «Готово».
5. Также мы создали для наших клиентов колонку, в которой закрепляем важную информацию. Это могут быть справки по нововведениям или важным для клиента темам, а также шаблоны документов, которые мы для него разработали.

Какие задачи вы обычно решаете

Ани:
Задачи можно условно разделить по направлениям: согласование, разработка и консультации.

• Согласовываем различные виды договоров, соглашения о неразглашении конфиденциальной информации, поручения на обработку персональных данных и прочее.
• Разрабатываем шаблоны договоров, например лицензионные договоры, договоры оказания услуг; локально-нормативные акты компании.
• Консультируем по изменениям в законодательстве и конкретным кейсам клиента.

Например, клиент, который занимается e-commerce, может попросить проконсультировать его по поводу маркировки рекламы, либо провести проверку его сайта на соответствие каким-либо нормам и т.п.

Какие функции сервиса особенно нравятся

Ани:
Нравится дизайн, легкость использования, быстрая обратная связь при возникновении проблем, дополнительные функции, например, возможность считать время на задачу. А также удобно, что Комнаты и Виды собраны слева — так можно быстро переключаться, для этого не нужно выходить на главную страницу и искать доску, как это было в том же Trello.

Слева мы видим все проекты, которые у нас в работе, благодаря настройкам приватности они не пересекаются.

Также в Trello нет большей части функций Shtab, например, того же учета времени. Эта функция помогает фиксировать время на определенный тип задач, планировать и информировать клиентао точных сроках выполнения работы.

Shtab сейчас, на мой взгляд, выглядит более современным. Да и наличие постоянной поддержки очень упрощает работу, в Trello этого не было.

Также удобно, что в Shtab есть подзадачи и чек-листы, я не пользуюсь этим часто, но когда задачу нужно разбить на несколько этапов — это очень помогает.

В первую очередь для меня была возможность перенести информацию из Trello без потери данных.

Мы проанализировали виды задач и увидели, что большинство являются типовыми. Далее разработали для них несколько шаблонов, в которых перечислена необходимая информация и документы по каждому типу задачи. А после объяснили менеджерам клиентов, как пользоваться шаблонами. Результат — задач, требующих уточнения, стало меньше, а время на их решение сократилось. Для наших клиентов на абонентской поддержке это особенно актуально.

Также для некоторых клиентов мы собираем базу знаний в Shtab. Колонки соответствуют тематике документов, чтобы удобнее было искать нужный шаблон.

1. В колонке «Информация» размещены карточки с важными данными о клиенте, его компании. Например, здесь всегда можно посмотреть актуальные реквизиты.
2. В следующих двух колонках размещаем типовые лицензионные договоры и договоры оказания услуг. Там же, если необходимо, разместим шаблоны приложений и актов к этим договорам. Так менеджерам клиента будет проще найти нужный документ.
3. В колонке «Реклама» размещаем типовой договор на рекламу, обзор законодательства о рекламе, который пополняется при необходимости.
4. В колонке «Персональные данные» также есть карточка с обзором законодательства, актуальная версия политики для сайта, формы согласий на обработку персональных данных.

Как вы сочетаете офлайн-процессы и работу в таск-трекере

Ани и Виктория:
С некоторыми клиентами мы созваниваемся раз в неделю и при обсуждении рабочего прогресса демонстрируем экран с доской и задачами Shtab. Оставляем точечную обратную связь в карточках, упоминаем ответственных менеджеров, если задача зависла на их стороне. Получается наглядно и оперативно.

Что изменилось в работе с переходом в Shtab

Виктория:
Вернулась прозрачность процессов. О качественных/количественных результатах рассказать не могу — не отслеживаем. К сожалению, пока не все клиенты  готовы тестировать новый инструмент, поэтому Shtab я использую как один из рабочих таск-трекеров. Надеюсь, что в ближайшее время ситуация изменится и мы будем работать в одном пространстве.

Ани:
Часть наших клиентов уже перешли в Shtab, а я сократила тем самым время на переключение между разными сервисами для работы.

Какие пожелания есть относительно развития Shtab? Какие функции хотели бы увидеть?

1. Расширение поиска

Я думаю, что было бы отлично расширить функцию поиска. Сейчас при поиске сервис ищет по названиями карточки, хотелось бы, чтобы поиск позволял искать также внутри карточек (слова-совпадения в комментариях в карточке).

Часто бывает, что мне нужна конкретная карточка и я помню определенные условия поставленной задачи, могу по комментариям найти нужное. Сейчас мне приходится вспоминать название или открывать каждую и искать по комментариям.

Это занимает много времени. Так как у нас большой поток задач каждый день, в таком количестве достаточно тяжело найти нужное, если не вспомнить название карточки.

2. Импорт данных

При импорте данных из Trello ссылки в задачах перестали быть кликабельными. Несмотря на это, они открываются, если их скопировать, только это занимает время. Было бы отлично улучшить систему импорта данных из других сервисов, в остальном нам эта функция очень помогла.

Ани:
Хочу поблагодарить вас за Shtab, он очень упрощает мне взаимодействие с клиентами. Мне также нравится наличие оперативной обратной связи в Telegram, это позволяет быстро получить ответы на вопросы или решить возникшую проблему.

Виктория:
Спасибо за Shtab Community в Telegram: несколько раз обращалась туда с вопросами, ваши коллеги очень оперативно помогают.