Что такое стандарт эффективности и как его разработать бизнесу

От словосочетания «стандарт эффективности» веет строгими правилами. Что не вяжется с реалиями, agile-командами и пластичным управлением в современных компаниях.

В действительности это просто инструкции и гайдлайны (весьма гибкие) с общим доступом.  В них описаны обязанности сотрудника и результаты труда, которые от него ожидают. Это помогает ему самостоятельно оценивать, контролировать прогресс и успехи, а новичкам — адаптироваться.

Как бизнесу создавать стандарты эффективности, которые будут мотивировать команду — рассказываем в статье.

Почему стандарты эффективности важны

В компаниях растут требования к ответственности, тайм-менеджменту, умению общаться и закрывать задачи. Эти стандарты задают прорывные компании, которые показывают завидные результаты. Например, когда внедряют новейший софт в работу офиса, производства или меняют подход к управлению.

Со временем другие бизнесы перенимают подход этих компаний. Без этого никак — все хотят оставаться конкурентоспособными.

Примеры стандартов:

• закрывать в неделю 10 задач;
• проводить 2 сделки в неделю;
• проходить обучения раз в полгода, например, для врачей частных клиник — посещать конференции, повышать квалификацию за рубежом.

Бизнес-процессы и коммуникация в компании станут прозрачными, если вы донесете ваши стандарты для всех сотрудников. Команда поймет, каких результатов от нее ждет работодатель. А менеджерам не придется каждый раз с нуля объяснять новому сотруднику ваши «правила».

Пользу стандартов мы видим на трех уровнях:

• Сотрудникам не нужно ждать ежегодного ревью, чтобы оценить собственную работу. Каждый понимает, как улучшить свои навыки, чтобы подняться по карьерной лестнице.
• Топ-менеджерам есть на что опираться, они могут наблюдать за прогрессом в работе сотрудников и адаптировать управление для лучших результатов.
• Четкие критерии помогут HR-отделу принимать решения (основываясь на KPI) и предотвращать текучку персонала.

Типы стандартов эффективности

У вас могут быть уникальные стандарты, в зависимости от вашей отрасли, должности, уровня зарплаты. Однако существуют и базовые стандарты КПД, общие для всех, которые вы можете применить и в своей компании:

1. Работа в команде и коммуникация

Этот стандарт нужен, чтобы оценить, насколько человек умеет взаимодействовать с коллегами. Могут быть такие требования:

• Умение писать понятные и емкие письма (изучить и применять «Правила деловой переписки»).
• Готовность «активно слушать» коллег (задавать вопросы, делиться своим видением).
• Толерантность к разнообразию в команде, приверженность принципам инклюзивности.
• Как взаимодействовать с клиентами, покупателями, следовать tone-of-voice компании.

В маленьких компаниях чаще всего собирается «команда единомышленников», и руководитель не спешит внедрять стандарты эффективности. Все и так, как на ладони, все смотрят в одном направлении. Когда штат сотрудников растет, повышается и потребность в четких стандартах.

2. Тайм-менеджмент

Здесь могут быть прописаны:

• Ожидания от задач с дедлайнами.
• Сроки работы над масштабными, средними и мелкими задачами.
• Требования для приоритизации, мультизадачности, планирования. Например: «В отделе разработки предусмотрены ежедневные летучки (дейли) по 15 минут. А отдел контента собирается обсудить и запланировать задачи раз в неделю в понедельник на 30 минут».

3. Ответственность

Стандарты ответственности детально описывают, за каких людей и проекты отвечает человек в команде.

Инструкции помогут понять, что считается нарушением ответственности и быстро разобраться в проблеме. Это нужно не для наказания. Дайте понять, что вы будете использовать стандарты ответственности для поощрений за достижения, для прозрачной структуры, а не для поиска отлынивающих сотрудников.

4. Технические стандарты

Компания может установить стандарты для технических аспектов работы, например:

• Прохождение аттестации, сроки, правила или регулярное подтверждение квалификации персонала;
• Изучение новых языков программирования;
• Прохождение тренингов по безопасности;
• Для техники — соответствие нормативам по защите данных.

О чем нужно помнить, внедряя стандарт эффективности

Стандарт должен быть объективным, измеримым и реалистичным. Это поможет избежать путаницы и гарантирует, что сотрудники и работодатель поймут друг друга.

Разделите стандарты на общие, универсальные и для отделов, должностей.

Определитесь, в каком виде, на какой площадке вы будете хранить эти документы.

Как внедрить стандарты эффективности

Чтобы внедрить стандарты:

1. Определите должностные обязанности сотрудников.
2. Обсудите с каждым, насколько его повседневные задачи совпадают с прописанным функционалом.
3. Оцените, смог ли сотрудник достичь своих предыдущих целей.
4. Подумайте, какие ценности лучше всего подходят вашему бизнесу в целом и каждому сотруднику по отдельности.
5. Решите, что будет считаться успешной работой на должности.
6. Выберите показатели для измерения прогресса.
7. Создайте рейтинговую шкалу (от 1 до 5) для оценки.

Как знакомить сотрудников с показателями

Команда должна понимать ваши метрики и критерии, чтобы соответствовать ожиданиям.

Вы можете прописать их в общем онлайн-пространстве. Например, в сервисе для управления проектами, где вы сможете выставлять задачи сотрудникам на месяц, неделю, день и задавать сроки. Там же прикрепите оформленные стандарты эффективности.

Изменение стандартов в динамике

Даже продуманные регламенты нуждаются в доработке и пересмотре. Чтобы понять, нужно ли вам что-то изменить, задайте себе следующие вопросы:

• Насколько реалистичны требования к членам команды?
• В среднем, сотрудники соответствуют ожиданиям или нет? Может, они их даже превосходят?
• Насколько часто новые коллеги задают вопросы о требованиях или не понимают их сути?

Как вариант, установить пробный период, чтобы понять, насколько стандарты адекватны. Во время него команда предоставит честную обратную связь. Сотрудники ощутят сопричастность к компании, осознают пользу регламента.