Как управлять знаниями проекта, чтобы не исправлять ошибки после его реализации

В работе над любым проектом управление знаниями экономит время, деньги стейкхолдеров и нервы всех причастных.

Важно: проще и дешевле ещё на этапе проектирования по инструкциям настроить работу, убедиться, что все всё правильно поняли и исправить возможные ошибки, чем устранять прорехи в горящем режиме на этапе эксплуатации готового продукта.

В первой статье рассказали о том, что такое управление знаниями. В этой — делимся, как создавать, сохранять, распространять знания в проекте и команде.

Как управление знаниями влияет на результаты проекта

Какими знаниями команда управляет в проектной работе? Документация, шаблоны договоров, презентации и инструкции, опыт профессионалов, идеи — всё, что может понадобиться на пути к реализации проекта. Будь то строительство дома, разработка приложения или сервиса доставки.

Управлять знаниями нужно не только на старте проекта, но в течение и даже после его окончания. Как правило, это входит в обязанности project-менеджера. Он следит, чтобы его команда имела доступ ко всем важным изменениям, артефактам в проекте, к базе знаний заказчика или внутренней базе знаний. В больших компаниях есть специальная отдельная должность — менеджер знаний. Он создает курсы в базах знаний, отслеживает, как сотрудники или клиенты проходят обучения, например, по продукту компании.

Что управление знаниями дает команде, занятой в проекте:

1. Быстрый доступ к нужной информации — выше эффективность работы, сотрудники не тратят время на поиск и не отвлекают коллег или менеджера с бесконечными вопросами, а сразу находят актуальную информацию в базе знаний.

2. Не нужно изобретать велосипед — например, каждый раз придумывать шаблон проектной документации на 150 страниц — его можно просто взять по ссылке из корпоративной базы знаний.

3. Разработанные решения (схемы, инструкции, шаблоны, записанный порядок действий) позволяют избежать лишних затрат на разработку с нуля.

4. Доступ к предыдущему опыту и лучшим практикам позволяет повысить качество результата. Систематизация знаний помогает избежать ошибок (но не исключить совсем), связанных с человеческим фактором, и повысить надежность проектов.

5. Быстрая разработка новых, инновационных решений. Когда компания накапливает и перерабатывает предыдущий опыт с работой над ошибками, она может эффективно использовать его. Например, в IT-сфере база знаний с наработками по прошлым проектам — почва для новых решений.

Кроме этого, общая база знаний улучшает коммуникацию, потому что информация не интерпретируется — все одинаково понимают общие цели и задачи.

Компании, которые развивают свою систему управления знаниями, получают значительные конкурентные преимущества и способны успешно реализовывать проекты.

Как организовать работу над проектом

С точки зрения организационных процессов, работа над проектом состоит из формирования команды, взаимодействия, получении опыта и сохранения знаний и идей.

Формирование проектной команды

Это первый шаг в проекте. Определите, какие специалисты вам нужны, какая у них будет нагрузка. Команда должна состоять из профессионалов с необходимыми навыками и опытом, а также иметь четко распределенные роли и обязанности.

1. Выбрать участников:

Отбор участников команды зависит от требований проекта и его объёма. В IT-проекте по разработке мобильного приложения команда может включать проектного менеджера, разработчиков, тестировщиков, UX/UI дизайнеров и маркетологов.

2. Распределить роли:

Определите роли и обязанности каждого члена команды. Четкое распределение задач помогает избежать дублирования усилий и способствует более эффективной работе.

3. Сформировать структуру команды:

Структура команды облегчает управление. Структура может быть функциональной, матричной или проектной, в зависимости от потребностей проекта. Суть в том, что каждый в команде отвечает за свою область, что позволяет достигать поставленных целей.

Взаимодействие на проекте

Включает в себя регулярные встречи. Дейли помогают команде «сонастроиться», распределить обязанности, понять, кто над чем работает, и в чём сложности.  Ретро — чтобы провести работу над ошибками, проанализировать, что получилось, а что нет и почему. Таск-трекеры помогают команде даже на удаленке работать совместно и отслеживать прогресс по проекту.

ClickUp, Мегаплан, Monday, Shtab и другие инструменты помогают оставаться в курсе любых изменений в проекте, контролировать сроки и координировать команду.

Получение опыта

Любой проект — база для получения опыта. Но чтобы извлечь из него пользу, с его информацией нужно работать:

1) анализировать результаты команды, чтобы определить, что можно улучшить;

2) использовать плохой и хороший опыт для обучения и развития. Эту информацию можно переработать для тренингов, курсов, семинаров, которые помогут «подтянуть» навыки команды.

3) документировать лучшие практики. Сохраняйте историю проекта в Notion или в карточках задач Shtab в удобном виде: в таблицах, видео, вставками кода и т.д.

Сохранение знаний и идей проекта

Создайте централизованную базу знаний, в которой будут храниться все важные документы, отчеты и лучшие практики. Для этого проектные команды используют сервисы для управления знаниями.

Документируйте все ключевые процессы и решения, принятые в ходе проекта. Это поможет новым членам команды быстро войти в курс дела и использовать накопленный опыт. Особенно это актуально, если кто-то из уже утвержденной команды внезапно покидает проект, и приходится быстро искать ему замену.

Вывод

Чтобы любой проект удачно завершился, без потерь времени и денег, нужно продумать взаимодействие в проектной команде.

Где будут общаться специалисты? Откуда брать актуальную информацию о продукте, регламенты, инструкции? Как вы будете сохранять проектный опыт с анализом ошибок для дальнейших проектов? — ответы на эти вопросы на этапе планирования работы сэкономят львиную долю ресурсов и помогут команде вовремя и качественно завершить проект.