Что такое диаграмма Ганта и как ее построить

Чтобы отправиться в отпуск, вам нужно многое продумать: куда полететь, где купить билеты, какой забронировать отель, чем заниматься на отдыхе. То же самое с проектом. Неважно, запускаете вы интернет-магазин или организуете мероприятие. Нужно поставить цели (желательно четкие, измеримые), сформулировать задачи, распланировать ресурсы (время, сотрудники, финансы).

Один из лучших инструментов для планирования и работы непосредственно с тасками – диаграмма Ганта (ДГ). Несмотря на то, что ее разработали более века назад, ее актуальность только растет.

Диаграмма Ганта предоставляет визуальное представление временных рамок проекта и задач, которые надо выполнить. Это позволяет менеджерам и их командам наглядно видеть стадии развития проекта, его текущее состояние.

В этой статье я раскрою вам преимущества диаграммы и покажу, как можно построить ее в Shtab.

Для чего нужна диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта названа в честь американского инженера, консультанта по управлению Генри Ганта. Сейчас это незаменимый инструмент project-менеджера. Но для чего конкретно она нужна?

Визуализация графика

Основная цель диаграммы Ганта — предоставить визуальное представление о графике проекта. Она отображает начало и конец каждой задачи, а также их длительность.

Это помогает понять, когда нужно начинать каждую задачу, сколько времени она займет, как таски связаны между собой.

Улучшение коммуникации в команде

Диаграмма Ганта служит центральной точкой для обсуждения проекта. Она дает команде единое понимание его текущего состояния, помогает избежать недопонимания.

Планирование ресурсов

С помощью ДГ можно эффективно планировать использование ресурсов. Она позволяет увидеть, какие ресурсы (люди, оборудование, финансы) требуются для каждой задачи и когда.

Это помогает предотвратить перегрузку ресурсов, обеспечивает их рациональное использование.

Отслеживание прогресса

Диаграмма Ганта позволяет project-менеджерам и их командам отслеживать прогресс выполнения заданий. Это важно для своевременного выявления отставаний от графика, внесения корректировок.

Управление зависимостями между задачами

В больших проектах таски часто зависят друг от друга. ДГ помогает обозначить зависимости и управлять ими.

Например, если задача «Запустить рекламу» не может начаться, пока не будет завершена задача «Подготовить объявления», на диаграмме это будет видно.

Это помогает планировать работы так, чтобы проект двигался вперед без задержек.

Определение и управление рисками

Возможность предвидеть сложности, риски – еще одно преимущество ДГ.

Гибкость

Диаграмма Ганта позволяет легко вносить изменения в планы, переносить сроки, добавлять новые таски, что делает управление проектом гибким.

Где используется диаграмма Ганта

ДГ применяют в самых разнообразных сферах деятельности: от строительства до IT-компаний. Это универсальный инструмент для планирования, отслеживания, управления проектами.

Разберу на примерах.

Строительство

В строительной отрасли диаграмму используют для планирования всех этапов: от земляных работ до внутренней отделки.

Например, при строительстве жилого комплекса диаграмма Ганта помогает координировать работу подрядчиков, планировать поставку материалов, оборудования. А также учитывать зависимости между этапами работ. Например, необходимость завершения кровельных работ перед началом внутренней отделки.

Это обеспечивает выполнение проекта согласно срокам.

IT и разработка программного обеспечения

В IT-секторе диаграммы Ганта применяют для управления проектами в разработке софта. Они помогают планировать этапы разработки, тестирования, запуска продукта, координируя работу команд разработчиков, тестировщиков, дизайнеров.

Например, при работе над мобильным приложением ДГ может использоваться для визуализации ключевых этапов разработки — проектирование интерфейса, разработка функционала, тестирование интеграций, маркетинговый запуск. Она обеспечивает понимание сроков и зависимостей между задачами.

Маркетинг

Диаграммы Ганта применяют при планировании и реализации рекламных кампаний. Они помогают координировать работу маркетинговых команд, дизайнеров и других участников.

Например, при запуске нового продукта на рынок ДГ может визуализировать план маркетинговых мероприятий. В него входят исследование рынка, разработка рекламы, организация промоакций, мониторинг результатов. Благодаря этому вы обеспечите успешный, своевременный запуск.

Образовательные проекты

В образовательной сфере ДГ применяют для планирования и отслеживания образовательных проектов и инициатив.

Например, при разработке новой учебной программы диаграмма Ганта может использоваться для:

• планирования этапов разработки учебных материалов;
• координации работы преподавателей, приглашенных экспертов;
• управления процессом тестирования и внедрения программы.

Производство

На производственных предприятиях диаграммы Ганта помогают планировать циклы производства, отслеживать сроки поставки компонентов, материалов, а также координировать между собой подразделения.

Например, при запуске новой продуктовой линии диаграмма может обеспечить четкое понимание всех этапов процесса: от закупки сырья до финальной упаковки и отгрузки продукции.

Как построить диаграмму Ганта

Создание диаграммы — это процесс, который требует понимания целей проекта, умения визуализировать его этапы, таски, сроки. Этот инструмент помогает превратить комплексный проект в удобный и понятный график, который становится незаменимым инструментом для управления.

Рассмотрим шаг за шагом, как можно построить эффективную ДГ на примере Shtab.

Обозначьте дедлайны

Первый шаг — определение общего временного диапазона проекта, его ключевых дедлайнов. Это включает в себя стартовую и финальную даты (если проект имеет окончание), а также важные промежуточные сроки.

Например, в Shtab вы можете создать карточку, назвать ее «Дедлайн» и превратить в веху. Так, вы обозначите конечную дату ярким зеленым ромбом и вертикальной полосой.

Веха заметна на фоне другой информации, поэтому вы не пропустите дедлайн.

Расположите задачи на таймлайне

Следующий шаг — разбить проект на отдельные таски, а затем распределить их по временной шкале справа.

Каждая карточка — это горизонтальная полоса, длина которой соответствует длительности задания.

Таски и подзадачи на таймлайне располагаются в соответствии с их планируемыми сроками, обеспечивая наглядное представление о длительности, последовательности выполнения каждой из них.

Создайте зависимости

Зависимости между тасками — ключевой элемент планирования. В диаграмме Ганта эти зависимости обозначаются стрелками или линиями, соединяющими соответствующие задачи.

Связи в Shtab делаются простым перетягиванием стрелки от одной задачи к другой.

Укажите вехи

Вехи — это ключевые события или этапы в проекте, которые не требуют времени для выполнения, но имеют определяющее значение для его прогресса.

На ДГ вехи обозначают особыми символами (в Shtab это зеленый ромб).

В Shtab есть классная фишка – вы можете поделиться вашей диаграммой с клиентами или подрядчиками. Поэтому они могут быть вовлечены в ваши процессы, видеть, на каком этапе сейчас проект, быстро ориентироваться в ключевых моментах, благодаря вехам, а также оставлять комментарии.

Актуализируйте информацию

После первоначального создания ДГ требует регулярного обновления для отражения реального прогресса работ, любых изменений в плане.

Актуализация информации включает:

• корректировку сроков выполнения задач;
• добавление новых заданий;
• удаление завершенных дел;
• обновление зависимостей, вех.

Преимущества и недостатки диаграммы Ганта

Очевидно, что Диаграмма Ганта — решение неидеальное, имеющее свои преимущества и недостатки.

Плюсы

• Визуализация. Это позволяет команде легко ориентироваться в сроках и зависимостях между тасками, обеспечивая представление о текущем статусе проекта, его динамике;
• Улучшение коммуникации. Диаграмма предоставляет единый источник информации о проекте. Это облегчает обмен информацией, помогает избегать недопонимания;
• Планирование и координация ресурсов. Менеджеры могут эффективно распределять ресурсы, убедившись, что рабочая сила и материалы доступны в нужное время для выполнения задач;
• Определение приоритетов и критического пути. Инструмент позволяет выделить таски, которые напрямую влияют на сроки выполнения проекта. Это помогает сосредоточить внимание на наиболее важных делах, управлять приоритетами.

Минусы

• Перегруженность. Для проектов с большим количеством задач и зависимостей ДГ может стать перегруженной, трудной для восприятия. В таких случаях потребуется дополнительное программное обеспечение для совместной работы или другие методы планирования;
• Недостаточная гибкость. Если проекты часто подвергаются изменениям, ДГ может потребовать постоянного обновления, что делает ее менее гибкой. Особенно это заметно в сравнении с другими методологиями, например, с Agile или Scrum;
• Сложность в отображении некоторых аспектов проекта. Качество работы или уровень удовлетворения клиентов трудно отразить на ДГ. Это может потребовать дополнительных инструментов, методов оценки;

Заключение

Благодаря способности наглядно визуализировать работу над проектом, диаграмма облегчает планирование, координацию, контроль исполнения задач, позволяя командам работать эффективно и синхронно.

Важно рассматривать диаграмму Ганта как один из инструментов в комплексном подходе к управлению проектами. Она может быть адаптирована или модифицирована в соответствии с уникальными требованиями каждого из них.