Как оценить время на проект: исчерпывающая дорожная карта

Успеваемость в проекте — это игра на выносливость, и ваш главный инструмент в ней — оценка времени. Вы же хотите соблюдать сроки и распределять ресурсы эффективно?

Подумайте, как было бы здорово иметь четко расписанный роудмэп для каждого проекта. Это ваш союзник в управлении процессом и козырь в руках при общении с клиентами, которые всегда хотят знать, когда ждать результат.

Предлагаю погрузиться в тему оценки времени на проект, понять, почему это важно и как это делать, а также поделюсь советами по улучшению оценки и подсвечу значимость инструментов учета времени.

Как оценить время проекта

Есть несколько важных шагов, которые необходимо предпринять, чтобы преуспеть.

Шаг 1: Распишите путь проекта и разделите крупные задачи на мелкие

Первое, что вы делаете на старте проекта, это разбиваете его на управляемые пласты — таски, которые укладываются в ваш график.

Также в будущем вам будет нужно решить, что вы можете сделать сами, а что — делегируете. Чтобы это понимать, вы расписываете весь путь, который вам необходимо пройти для завершения проекта.

Например, вот возможные шаги:

• Ресерч;
• Консультация с командой;
• Составление проектного предложения и его обсуждение;
• Утверждение со всеми заинтересованными лицами (СЕО, инвесторы, ЛПР со стороны заказчика и т. д.).

После этого ваша задача — оценить время, которое понадобится на каждый этап. Так, у вас будет на руках пошаговое руководство: от идеи до завершенного проекта.

Шаг 2: Привлеките членов команды

Убедитесь, что вы привлекли к работе над проектом всех, кто вам нужен, учитывая бэкграунд и скиллы каждого.

Оценка времени для проекта будет еще более эффективной, если вы спросите мнение вашей команды. Благодаря их специфическим навыкам, мнение сотрудников может стать решающим фактором в оценке времени.

Шаг 3: Соберите данные за прошлые периоды и оцените необходимое время на каждую задачу

Это идеальный момент, чтобы изучить данные прошлых лет, собранные с помощью программного обеспечения для учета времени и людей, которые уже занимались оценкой времени ранее. Если этого нет, хотя бы обсудите это на словах, чтобы было хоть какое-то понимание.

С этой информацией можно оценить весь проект и его составные части. Очень важно, чтобы вы определили время для каждой задачи: от самой маленькой до более сложной.

Шаг 4: Добавьте дополнительное время к вашей оценке

В качестве упреждающего действия необходимо добавить еще времени к вашим оценкам.

Вы должны включить его, потому что в любом проекте должны быть заложены риски. В бизнесе без этого никак. Вам необходимо предусмотреть такие вещи, как задержки поставщиков, встречи, перерывы, тестирование и анализ, и многое другое.

Шаг 5: Занесите задачи в график и распределите их

Следующий необходимый шаг – внесение каждой задачи в календарь для вас и вашей команды.

Здесь лучше всего запланировать задачи, которые вам необходимо выполнить, и делегировать другие дела членам вашей команды.

Шаг 6: Выделите время на проверку и тестирование

Если ваш проект идет идеально и по плану, вы завершаете его после тех часов, которые вы заложили. Однако не менее важно оценить часы на анализ и рефлексию, которые вы используете для обзора конечного продукта проекта или самой задачи.

Наконец, перед сдачей готового проекта вы должны выделить время на его тестирование.

Шаг 7: Сравните запланированное и фактическое время сдачи проекта

После того как вы завершили проект, полезно сделать план-фактный анализ. Это надо, чтобы понять, насколько вы отклонились от плана.

Какие бы различия вы ни обнаружили, задокументируйте их для дальнейшего использования. Если вы отклонились от проекта на 20% и это было обоснованно, то в следующий раз вы сможете заложить на 20% больше времени, чтобы планирование было точнее.

7 советов по улучшению оценки времени

Даже если вы постигли силу и считаете себя джедаем в навыках оценки времени для проекта, всегда есть возможность продолжать развивать их.

Есть масса советов, которые могут помочь вам улучшить оценку времени. Вот лишь несколько из них.

1. Используйте ПО для планирования проектов

Простота — секрет успеха. И во многом простоту в работе обеспечивает программное обеспечение для управления проектами. Как Shtab, например.

С ним у вас есть множество различных функций, которые помогут организовать ваши задачи, распределить проект по рабочим часам и определить оплачиваемые часы. Также вы можете получить сводный отчет для представления своим клиентам, в том числе, озвученный выше план-фактный отчет.

2. Оцените проекты, с которыми вы работали ранее

Чтобы лучше оценить время, вы должны проанализировать завершенные проекты. Это связано с тем, что вы можете найти в них закономерность, которая поможет вам оценивать аналогичные проекты в будущем.

3. Убедитесь, что вы трекаете время на каждую задачу

Если вы вложите средства в отслеживание работы по каждой задаче, вы сможете правильно оценить, сколько времени потребуется для выполнения проекта. Это поможет вам лучше оценить время выполнения отдельных тасков и всего проекта.

4. Учитывайте свое расписание

В вашем расписании всегда будут и другие события, поэтому вы должны сбалансировать любую задачу, которая может вписаться в ваш рабочий день, с предложенными вами сроками.

5. Распределите свои оценки по категориям

Создайте своего рода рейтинг, чтобы распределить задачи и проекты по категориям в рамках этих трех показателей: идеальный план, провальный план и реалистичный план. Так, у вас будет понимание, насколько успешно прошел проект.

6. Учитесь и перенимайте успешный опыт

Учиться никогда не поздно. Новые инструменты, методики, подходы, лайфхаки. Изучение всего этого прокачает вас в планировании. А если у вас есть более опытные в оценки времени коллеги, то не стесняйтесь спрашивать их.

7. «Инвестируйте» в перерывы

Существуют проекты, задачи в рамках этих проектов и другие события — митинги с командой, прогулки с собакой, тусовки с друзьями. Хотя вам важно оценить, сколько времени вы уделяете каждой задаче, также очень важно выделять время на перерывы. Без отдыха проект точно не пойдет по расписанию.

Улучшение оценки времени с помощью инструмента учета времени

Трекинг времени необходим для точной оценки сроков проекта. Какое у него практическое применение? Давайте посмотрим.

Исторические данные

Тайм-трекер позволяет автоматически фиксировать, на что и в каких количествах вы тратите свое время, и создавать тем самым график активности.

Если вы начинаете проект, похожий на ваши прошлые проекты, вам достаточно открыть инструмент учета времени, чтобы ваша оценка была готова в кратчайшие сроки.

Это очень помогает иметь четкое видение при оценке времени на текущие и будущие проекты для вас и вашей команды.

Вот, например, как в Shtab выглядят показатели активности команды за 30 дней по конкретному проекту:

Оценка в сравнении с реальным сценарием

Когда дело доходит до оценки времени проекта, часто случается как завышение, так и занижение оценки. Однако, используя тайм-трекер, вам не придется полагаться на догадки. Программное обеспечение для учета времени обеспечивает ясность, показывая объективные данные, обеспечивая прозрачность и точность оценок.

Настройка и экспорт отчетов

С помощью программного обеспечения для учета времени, например, Shtab, вы можете получить полный и точный отчет по команде, проекту (Комнате) или отдельному специалисту. Он призван помочь вам лучше понять, как вы оцениваете свое время и представляете его клиентам.

Вам не придется тратить время на сбор всех данных вручную, потому что сервис делает это за вас.

Отслеживайте оплачиваемые часы

Если работаете на проекте с почасовой оплатой (например, это распространенная практика в IT), то важно объективно фиксировать затраченные часы и их стоимость.

С этим легко справиться, работая в Shtab, поскольку вы можете назначить на каждый таск стоимость и длительность, а затем отслеживать каждый час. Так, у вас будет полный и прозрачный отчет обо всем, что вы сделали по данной задаче и сколько она стоила номинально и по факту.

Это поможет вам в расчете почасовой оплаты, а также в правильной оценке своего времени.

Заключение

Постоянно совершенствуя свои навыки оценки времени, используя тайм-трекер и внедряя передовой опыт, вы сможете оптимизировать процесс управления проектами и добиться большего успеха в достижении целей и удовлетворении клиентов.

Помните, что проекты приходят и уходят, но ваша способность индивидуально подходить к каждому и точно оценивать время будет отличать вас от других и способствовать вашему общему профессиональному росту и успеху вашей компании.