Как цифровые инструменты повышают производительность команды

Помните времена, когда «работать с командой» означало бесконечные совещания, горы бумаг, забытые задачи и недопонимания между коллегами? Это были, скажем прямо, не самые веселые дни. Сейчас команды могут работать эффективнее, чем когда-либо прежде благодаря цифровым инструментам. В материале расскажу, чем они могут быть полезны и как мы применяем их в своей работе.

Основные типы цифровых инструментов, повышающих производительность

Перед тем, как углубиться в примеры, давайте разберемся, какие есть инструменты для лучшей работы команды.

Управление задачами

Несмотря на то что мы все стараемся быть суперменами, у нас всего лишь две руки, а память иногда подводит. Современные инструменты управления задачами, такие как Shtab, Jira или Trello, помогают нам организовать работу, отслеживать прогресс и не упустить важные детали в работе. И главное — вы всегда будете видеть, кто и над чем работает сейчас.

Совместная работа

В Google Docs, Notion, Confluence и подобных сервисах можно работать над одними и теми же документами или проектами совместно и одновременно. Больше не надо ждать, пока коллега закончит работу над файлом или документом.

Общение

Telegram, Teams, Discord — платформы для общения. В них можно общаться по рабочим вопросам, обмениваться идеями и проводить совещания. Если в Telegram пока масса отвлекающих каналов и личных чатов, то Teams больше нацелен на корпоративную коммуникацию. В Discord удобно проводить дэйли и ретро с командой.

Автоматизация

Zapier, Make (Integromat) — популярные инструменты для автоматизации и масштабирования бизнеса без написания кода. В этих сервисах можно автоматизировать рутину и интегрировать десятки других приложений. Мы в команде Shtab, например, настраиваем систему так, чтобы при появлении новой задачи или изменения в ней, мы получали уведомление в Telegram-боте.

Аналитика

Инструменты аналитики, такие как Яндекс. Метрика, Google Analytics, Tableau (в России сейчас недоступен) или Looker, помогают понять, как на самом деле работает команда. Решения, которые вы принимаете на основе реальных данных, более взвешенные и точные.

Как мы используем сервисы для повышения производительности

Теперь, когда мы разобрались с инструментами, рассмотрим, как их можно применять на практике. Поделюсь примерами из жизни нашей команды.

1. Управление задачами. Работая над таск-трекером, мы сами используем его возможности, чтобы организовать работу. Каждый день в проекте появляется множество новых задач, которые необходимо выполнить иногда день в день, иногда через месяц. Используя Shtab, мы смогли упорядочить все таски, назначать их на сотрудников и отслеживать прогресс в реальном времени. Так мы реализуем наши задумки максимально близко к ориентировочным срокам, и всегда знаем, что происходит.
2. Совместная работа. Когда мы создавали новую версию нашего сайта, наша команда дизайнеров, разработчиков и маркетологов использовала Notion и Figma для совместной работы над проектом. Все задачи, идеи, дизайны и прочие материалы всегда были под рукой. В сочетании с задачками и отслеживанием прогресса в Shtab, мы смогли в 2 раза быстрее работать на страницами сайта.
3. Общение и автоматизация. Telegram — наш главный инструмент для общения. Благодаря интеграции с Shtab, мы назначаем таски прямо из чата сразу после обсуждения задумки, а впоследствии бот присылает уведомления по задачам и изменениям в них. Кроме Telegram, мы используем Discord, чтобы проводить дэйли или другие созвоны, где нужно демонстрировать экран.

Советы по внедрению и использованию софта

Сначала найти, а потом внедрить и обучить сотрудников — задачи не из простых. Следуйте этим простым советам, чтобы облегчить себе работу.

1. Определите, что нужно вашей команде. Перед тем, как выбрать и внедрить новые инструменты, важно понять, какие задачи вы хотите решить c их помощью и для чего. Например, в компании помехи в коммуникации в команде: кто-то не услышал, что сказали на созвоне, кто-то не увидел в групповом чате объявление, что сроки проекта изменили.

Для этих потребностей подойдет сервис с внутреннеей новостной лентой, общим проектом и карточками задач.

2. Выбирайте инструменты с интеграциями. В идеальном мире все ваши инструменты должны работать вместе. Ведете корпоративные чаты в Telegram? Интегрируйте его в Shtab, чтобы ставить задачи из чатов и исключить ситуации «я не слышал», «я не помню», «потерялось».

3. Обучайте сотрудников. Даже самый лучший инструмент не будет работать эффективно, если сотрудники не знают, как его использовать. Проведите обучающие сессии и создайте базу знаний, которая поможет сотрудникам освоить новые инструменты. У большинства платформ есть свои страницы с инструкциями и базами знаний для обучения.

4. Оценивайте результаты. Чтобы понять, действительно ли вы стали работать лучше, проводите оценку и анализ результатов. Как вы работали до того, как организовали процессы сервисе и как — после? За метрики можете взять:

• скорость работы над одной задачей каждого сотрудника;
• количество специалистов, которые работают над задачей или проектом;
• время, которое вы потратили на проект в целом.

Это нужно, чтобы в будущем точнее планировать трудозатраты и трудоемкость вашего проекта. Реальные аналитические данные более показательны и полезны, чем интуитивные или основанные на чужом опыте.

5. Готовьтесь к изменениям. Часто команда неохотно переходит на новый софт, медленно привыкает к изменениям в привычных рабочих процессах. Ваша задача как руководителя донести ценность и роль этих новшеств в работе.

Проблема: «Компания растет, задач становится всё больше, ответственность за них теперь ещё выше. В связи с этим мы уже не можем себе позволить пропускать какие-то детали, забывать о них в командных чатах».

Потребность: Общее пространство, где можно записывать все наработки и новые вводные для каждого отдельного нашего проекта, отслеживать работу и ее эффективность.

Решение: Внедрить в работу сервис для управления проектами, кажду задачу обсуждать в комментариях к ней. Интегрировать Telegram-бота, чтобы, благодаря уведомлениям, не упускать из виду важные изменения и сразу реагировать на них.

Вывод

Цифровые инструменты — давно не новинка или тренд. Это хорошая возможность обнаружить препятствие в вашем рабочем процессе и устранить его с помощью нового решения.

Различные сервисы в зависимости от потребности вашей команды помогают автоматизировать рутину, освобождают время для творческих задач, позволяют быстрее реагировать на изменения и делают работу команды более прозрачной и управляемой.

Но тут важно помнить — чтобы внедрить и использовать эти инструменты, нужно время и готовые к этому сотрудники.