Приоритизация задач: как расставлять приоритеты в работе и укладываться в сроки
В этой статье читайте о том, как сосредоточиться на главном, чтобы не застрять в заторе из мелких задач.
Умение расставлять приоритеты в работе — один из самых важных (и сложных) навыков практически в любой профессии. Чем длиннее становится список дел, тем очевиднее, что без эффективного тайм-менеджмента не обойтись.
Неважно, что вы делаете. Важно то, как вы организуете ключевые и срочные задачи. К счастью, научиться расставлять приоритеты в работе и соблюдать сроки не так сложно, как кажется.
В этой статье мы расскажем, как сосредоточиться на главном, чтобы не застрять в заторе из мелких задач.
Что такое приоритизация задач
Чтобы расставить приоритеты нужно определить наиболее актуальные задачи и организовать их по порядку. С помощью грамотной приоритизации, мы лучше понимаем, что нужно сделать срочно, а что не критично отложить.
Одни используют для этого сразу несколько систем тайм-менеджмента, другие пишут списки от руки. Любая схема помогает сосредоточиться главном и не забывать про дедлайны.
Кому нужно приоритизировать задачи? Тем, кто не хочет прозевать работу с ценными клиентами, сдать проект в срок и ничего не забыть.
Как правильно расставлять приоритеты в проектах
Составляете ли вы распорядок дня или выстраиваете систему управления проектами — для этого подойдут следующие 10 шагов.
С их помощью вы научитесь расставлять приоритеты в задачах и управлять ими:
- Выделите краткосрочные и долгосрочные цели.
- Запишите все задачи, которые нужно выполнить для достижения каждой цели.
- Создайте шорт-лист самых важных и срочных задач, используя матрицу.
- Определите влияние элементов из шорт-листа с помощью принципа Парето.
- Разделите задачи с одинаковыми приоритетами по методу ABCDE.
- Сгруппируйте схожие элементы с помощью пакетной обработки.
- Оцените ваше время и ресурсы для выполнения каждой задачи.
- Попробуйте «съесть лягушку» (для приоритетных заданий).
- Наведите порядок на рабочем месте.
- Регулярно пересматривайте список приоритетных задач.
Подробно остановимся на каждом из этих шагов.
1. Выделите краткосрочные и долгосрочные цели.
В первую очередь определите «якоря», по которым можно расставить приоритеты: выделите ежедневные, еженедельные и ежемесячные цели.
Они могут быть связаны с общими целями организации, квартальными планами, отдельными проектами. Для начала работы с целями отлично подойдет метод STAR.
Strong — является ли ваша цель сильно ощутимой и связанной с результатами;
Theatre of the mind — визуализируйте, как достигаете свою цель;
Achievable — спросите себя, реалистична ли ваша цель;
Ridiculously hard to attain — сделайте свою цель невероятно труднодостижимой.
2. Запишите все задачи, которые нужно выполнить для достижения каждой цели.
На основе собранного списка составьте основной перечень — костяк заданий, которые необходимо выполнить, чтобы прийти к цели.
На этом этапе не нужно учитывать степень важности каждой задачи. Главное — зафиксировать каждую и перенести их все из головы на бумагу или в приложение.
3. Создайте шорт-лист самых важных и срочных задач, используя матрицу тайм-менеджмента
Далее нужно применить несколько методов приоритизации. Рассмотрим первый популярный инструмент повышения продуктивности — матрицу Эйзенхауэра.
Эта матрица делит задачи на четыре квадранта:
- Квадрант I — для срочных и важных.
- Квадрант II — для менее критичных задач, у которых более длинный срок выполнения.
- Квадрант III — для обязанностей с низким приоритетом.
- Квадрант IV — для вопросов, которые не являются ни срочными, ни важными.
Сортировка по приоритетам позволяет понять, что нужно поставить на первое место, а что можно подвинуть.
4. Определите влияние элементов из шорт-листа с помощью принципа Парето.
Матрица Эйзенхауэра сортирует задачи, которые нужно выполнить, по основным категориям, но остаются таски с одинаковым приоритетом. На помощь приходит Принцип Парето или «правило 80/20». Он позволяет определить 20% заданий, которые дают 80% результатов — на них нужно тратить львиную долю времени. Проанализируйте так все задачи, записанные в матрицу Эйзенхауэра.
Как это работает? Например, уделяя большее внимание определенным 20% ваших постоянных клиентов, вы приносите компании 80% прибыли.
5. Разделите задачи с одинаковыми приоритетами по методу ABCDE.
Метод ABCDE позволяет разделить задачи, добавив два или три уровня сортировки. Так планирование проекта или личных дел будет еще точнее.
Техника ABCDE использует буквенные обозначения от А до Е, где A — «наивысший приоритет», E — «наименьший приоритет». В рамках каждой буквенной категории задачи также получают порядковые номера.
Например: A — провести колл с важным клиентом; В — составить коммерческое предложение. Пункты по категорией Е советуют вообще вычеркнуть, это какие-то дела, от которых пора отказаться, которые вы делаете по привычке, они не несут пользы для планирования и не дают результат.
6. Сгруппируйте схожие элементы с помощью пакетной обработки.
Когда вы просматриваете основной список задач, вы можете найдете среди них похожие. Здесь придет на помощь «пакетирование». Оно позволяет объединить элементы в связный контекст — в один «пакет» планирования.
В него вы группируете тесно связанные задачи с одинаковыми дедлайнами.
Так получается одна родительская задача вместо нескольких мелких — пакетная обработка помогает выполнять их эффективнее. Например, сразу написать дизайнеру техническое задание на несколько обложек вперед.
7. Оцените время и ресурсы для выполнения каждой задачи.
Любая приоритизация в проекте должна включать оценку времени и ресурсов. Используйте стандартные показатели — например, общее количество часов или сюжетные точки Agile, чтобы лучше спланировать расписание.
В сочетании с пакетированием задач этот метод поможет понять, как сделать продуктивнее будущую работу. Повторяющиеся элементы можно будет выполнять по шаблонам, это сэкономит ваше время на задачи в проекте.
8. Попробуйте метод «съесть лягушку» для приоритетных заданий.
По словам Брайана Трейси:
«Если вам нужно съесть живую лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее».
Представьте, что лягушка — это ваши самые важные и ответственные задания. Выполняйте их в первую очередь.
Акцент на самой важной задаче (most important task, MIT) — лишь одна из многих техник повышения продуктивности, которые вы можете использовать после составления приоритетов.
9. Оптимизируйте рабочее место.
Организация рабочего места значительно повышает продуктивность. Вы не будете отвлекаться на хаос вокруг: система хранения документов сильно упростит эту задачу.
Стиль и эстетика тоже имеют значение. Расположите вокруг себя вдохновляющие вас вещи: бонсай, фото и другие предметы, которые имеют ценность. Важно не перебарщивать и не заваливать пространство всяческими отвлекающими атрибутами.
Не забывайте об активном отдыхе во время работы: можно использовать специальный стол для работы стоя или иногда фитбол вместо стула.
10. Регулярно пересматривайте список приоритетных задач с учетом новой информации.
Со временем приоритеты могут меняться. Регулярная переоценка вашего основного списка и самих методов приоритизации крайне важны для проекта в целом.
Запланированные заранее ревью могут включать в себя пересмотр целей, важности задач, сроков выполнения, предполагаемого время и т.д. Кроме того, для ревью хорошо также обращаться к коллегам. Запросите у членов команды советы и рекомендации по приоритизации. Отслеживать задачи и прогресс по ним удобно в таск-трекере Shtab.
