Правило двух минут — эффективное средство против прокрастинации

В популярной книге по управлению временем Дэвида Аллена Getting Things Done на 267 странице есть мощная, но часто игнорируемая техника повышения продуктивности. Тот самый приём, который вы сможете использовать, даже не дочитав эту статью, называется «Правилом двух минут». А звучит оно так:

Если действие займёт меньше двух минут, его следует выполнить сразу же.

Простое, но мощное правило спасает от прокрастинации и накопления раздражающих мелких тасков. Следуя ему, вы сможете быстро заканчивать задачи, вместо того, чтобы откладывать их в долгий ящик.

Вот, как рассуждает о правиле двух минут и его эффективности сам Дэвид Аллен:

Если задачу можно выполнить за две минуты или быстрее — сделайте это сразу, как только она возникла... Рациональное обоснование правила двух минут заключается в том, что обычно требуется куда больше времени и энергии на хранение и отслеживание задач, чем на их первоначальную обработку.

Если разобраться, то ответ на электронное письмо, уборка рабочего места, сортировка документов и прочее — это задачи, которые можно выполнить за 120 секунд или меньше. Но вместе взятые и оставленные на «потом» они превращаются в список хлопот, который не хочется разгребать. В итоге мы чувствуем вину за то, что не выполнили их, хотя могли бы сделать это сразу.

В этой статье я рассмотрю преимущества выполнения коротких задач по мере их появления, точные способы применения «Правила двух минут» и как избежать ловушки переключения контекста.

Два возможных сценария применения «Правила двух минут»

Использование этого мини-гайда может помочь вам преодолеть прокрастинацию и выполнять больше дел из вашего to-do листа вне зависимости от того, мучаетесь ли вы с мелкими задачами или сталкиваетесь с проблемой откладывания частей крупного проекта.

Сценарий #1 — Для выполнения мелких задач

Знакома ситуация, когда в списке дел мёртвым грузом висят запись к врачу или электронное письмо, которое вы должны были отправить клиенту 2 недели назад?

И так по крупицам вы копите эти таски, пока не наступает аврал. Мелкие по своей сути задачи могут превратиться в нечто большое в вашем сознании, а затем преследовать вас, пока пьёте утренний латте, и донимать, когда ложитесь спать.

С другой стороны, вам, вероятно, знакомо ощущение, когда вы наконец собрались с силами и приступили к разбору «висяков». А затем обнаружили, что закончили их, не успев начать.

Так почему мы начинаем прокрастинировать или даже бояться задач, которые не отнимают много времени?

К сожалению, чем дольше вы откладываете дела, тем психологически труднее к ним приступить. Чтобы избежать этого явления, следует браться за подобные задачи как можно скорее после их возникновения.

Вы можете применить «Правило двух минут» к любым, даже несвязанным между собой задачам, которые возникают в течение дня — от выноса мусора до фидбэка команде. И вы удивитесь, как быстро опустеет ваш to-do лист. А сон станет более спокойным :)

Способ #2 — Для масштабных задач

Помимо мелких тасков у каждого из нас есть более глобальные задачи в работе. И часто это амбициозные и неопределённые проекты, которых мы избегаем, потому что не знаем, с чего начать. Это как статья на 3000 слов, которая всегда начинается с пустого Google-дока или поиск работы, который подразумевает в будущем много дел: от выполнения тестовых заданий до прохождения собеседований.

Но вы не можете сразу оказаться на вершине Эвереста — вы должны подниматься вверх шаг за шагом. К счастью, некоторые из этих шагов не такие сложные, когда мы рассматриваем каждый из них по отдельности.

Именно здесь вступает в силу «Правило двух минут». Вы можете разбить любую большую задачу или крупный проект на быстрые шаги, которые позволят вам начать, сохранять импульс и завершать мелкие подэтапы за пресловутые 2 минуты.

Разбивая крупные проекты, мы можем избежать первоначального «паралича», который чувствуем на старте, и начать с простого. В следующий раз, когда почувствуете желание отложить проект, определите, какие из подзадач вы сможете сделать за две минуты и начните с них.

Если пользуетесь Shtab, вы можете создать карточку для крупной задачи, а затем внутри создать подзадачи или использовать чек-лист, чтобы разбить глобальный проект на простые мелкие шаги.

Преимущества «Правила двух минут»

От техники Помодоро до матрицы Эйзенхауэра существует множество способов повысить продуктивность. «Правило двух минут» является своего рода анти-методом многих полноценных систем и обладает рядом преимуществ.

Нет системы — нет проблемы

С «Правилом двух минут» нет сложного рабочего процесса — никаких планировщиков, никаких аппок на смартфоне, никакого дополнительного самоконтроля. Вместо этого всё просто и прямолинейно: быстро выполняйте быструю задачу.

Для тех, кто устал от сложных методик продуктивности, это правило станет глотком свежего воздуха, а взять его в оборот можно прямо сейчас.

Оно предотвращает прокрастинацию до того, как она начнётся

Вместо того, чтобы добавлять задачу в список и искать время в ближайшем или далёком будущем, чтобы её выполнить, действуйте в настоящем.

Оно создаёт импульс за счет маленьких побед

Часто в наших головах задерживается не одна двухминутная задача, а полдюжины или более: заполнить налоговую декларацию, оплатить интернет-счёт, отправить благодарственное письмо партнёрам, протереть стол, проверить «Телегу» и т. д.

Когда вы применяете «Правило двух минут», чтобы выполнить одну быструю задачу, это даёт вам порцию дофамина, которая толкает вас к следующей задаче. Действие порождает ещё большее действие.

Оно формирует склонность к действию

Следование «Правилу двух минут» формирует привычку делать задачи сходу, а не позволяет им медленно увядать в вашем списке дел.

Быстрое и эффективное выполнение задач может стать частью вашей личности и поводом для гордости. Естественно, вы всё равно будете прокрастинировать время от времени. Это нормально. Однако эти периоды прокрастинации станут реже, поскольку удовлетворение от действия будет накапливаться.

Оно гибкое

Хотя особая прелесть «Правила двух минут» в его простоте и конкретности, в нём есть и гибкость. Аллен предлагает, чтобы люди могли увеличивать или уменьшать отведённое время по мере необходимости:

Две минуты на самом деле только руководство. Если у вас есть больше свободного времени, чтобы обработать входящие задачи, вы можете увеличить время на каждый пункт до пяти или десяти минут.

Если вам нужно быстрее добраться до конца списка дел, то вы можете сократить время до одной минуты или даже тридцати секунд.

Правило двух минут в действии

Перейдём к конкретике. Мы указали на несколько примеров по ходу статьи, но что именно можно выполнить за две минуты? Вот несколько повседневных задач, к которым можно применить это правило:

Быстрая коммуникация

Никогда не задерживайте коммуникацию. За 2 минуты можно легко:

• Ответить на электронные письма;
• Ответить на сообщения в таск-трекере;
• Ответить на сообщения в Telegram;
• Предоставить запрошенный аппрув или подпись;
• Запросить фидбэк по работе.

Советы для оптимизации коммуникации:

• Используйте голосовой набор, чтобы быстрее отвечать на сообщения в мессенджерах;
• Оставляйте голосовые сообщения вместо того, чтобы добавлять обратный звонок в ваш список дел.

Избавьтесь от рутинных дел

120 секунд достаточно, чтобы:

• Помыть посуду, которую только что использовали;
• Организовать рабочий стол в домашних условиях (если вы на удалёнке);
• Полить растения;
• Очистить мышь и клавиатуру от грязи и пыли;
• Помыть пол на кухне.

Избавиться от «цифрового хлама»

Меньше двух минут вам потребуется, чтобы:

• Удалить лишние приложения на смартфоне;
• Организовать рабочий стол на компьютере;
• Очистить корзину от удалённых файлов на компьютере;
• Удалить спам на почте;
• Отписаться от назойливых рассылок.

Здоровье и забота о себе

«Правило двух минут» поможет быстро решить такие задачи, как:

• Собрать обед с собой в офис;
• Сделать перерыв для разминки;
• Подстричь ногти;
• Сделать короткую медитацию.

Стать своим собственным административным помощником

Многие рутинные и «канцелярские» дела можно решить без лишней раскачки:

• Отсортировать квитанцию для учёта расходов и налогов;
• Забронировать встречу по телефону или онлайн;
• Купить билеты и зарегистрироваться на авиарейс.

Поддержание связи и проявление заботы

За 2 минуты вы успеете:

• Отправить сообщение маме или другим родственникам, чтобы напомнить о себе и проявить заботу;
• Сделать что-то приятное для родственников;
• Сказать добрые слова кому-то из ваших близких или коллег;
• Отправить саммари или слова благодарности после созвона с клиентами в Zoom.

Небольшие части больших задач

Даже просто начать выполнение глобального таска можно с маленьких шагов, не требующих много времени:

• Придумать заголовок для будущей статьи;
• Создать доску Pinterest для планирования мероприятия;
• Подготовить одежду для занятий спортом на утро.

Как не попасть в ловушку смены контекста

Каждый метод повышения эффективности имеет свои плюсы и минусы. Например, главный риск использования «Правила двух минут» — переключение контекста.

Если не быть осторожным, можно оказаться в ситуации, когда выполняешь только двухминутные таски, забив на работу, требующую больших времязатрат.

Дэвид Аллен об этой потенциальной ловушке говорит следующее:

Вы не должны стать рабом выполнения двухминутных действий весь день. Это правило следует применять, в первую очередь, когда вы взаимодействуете с новым контекстом. Например, когда обрабатываете свежие входящие сообщения, взаимодействуете с кем-то в офисе или дома или просто занимаетесь каким-то случайно возникшим делом.

Короче говоря, есть время и место, чтобы использовать «Правило двух минут». Например, вы готовитесь к проведению вебинара, но вам нужно отвлечься — это отличное время, чтобы прочекать почту, а затем спокойно вернуться к своему выступлению.

А теперь несколько практических советов.

Заблокируйте время для фокусированной работы

Не всё можно разбить на двухминутные сегменты. Трудная и сложная работа часто требует более длительных отрезков времени и интенсивных периодов концентрации. Эти периоды времени должны быть заблокированы в календаре.

Например, подготовка квартального отчёта у вас может занимать 4 часа — выделите соответствующее время в конкретный блок с 14:00 до 18:00. На этот промежуток времени забудьте о «Правиле двух минут» и не переключайте контекст.

Убедитесь, что запланированное действо имеет конечную точку. Это мотивирует и позволяет поддерживать концентрацию. В одной из серий подкаста The Tim Ferriss Show знаменитый комик и писатель Джерри Сайнфелд сказал:

У вас должна быть конечная точка для вашей писательской сессии. Если собираетесь сесть за стол с проблемой и ничего другого не делать, вы должны получить за это награду — и награда заключается в том, что сработает будильник, и вы закончите.

Выделите время для двухминутных задач

Вы также можете выделить блоки времени для использования «Правила двух минут». Особенно это эффективно в моменты прокрастинации. В это время вы откладываете выполнение одной глобальной задачи, но фокусируетесь на нескольких менее приоритетных тасках. Таким образом вы сможете отдохнуть от важного, но при этом решить массу других дел.

Хотя полноценные системы повышения продуктивности, типа Getting Things Done, могут помочь выполнить больше дел в долгосрочной перспективе, «Правило двух минут» подталкивает нас к немедленным действиям и помогает опустошать список дел уже сейчас.

Будь то заправка постели по утрам или планирование дел на завтра, фокусирование на быстрых задачах поможет вам превратить это правило в привычку. Таким образом можно проложить новый нейронный путь. Мы можем взять тот же триггер (двухминутную задачу), распознав наш привычный ответ (игнорирование ее) и выбрав вместо этого другой: действие. Со временем и настойчивостью вы можете выработать привычку делать, а не избегать.