Кейс ЛИИС: как организовать в Shtab работу проектного департамента из 90 человек, IT-специалистов и отдела продаж

Рассказываем, как Shtab помог создать общее пространство для работы над сложными проектами на стыке архитектуры, инженерии и IT, а также подробно рассчитывать их маржинальность.

Булат Мадиев — руководитель отдела сопровождения и контроля проектного департамента в компании ЛИИС. Он поделился историей того, как команда решила перейти на Shtab в качестве замены зарубежному сервису ClickUp, а в процессе перенесла на платформу всю работу проектного департамента. Сейчас компания создала базу знаний, ведет пресейлы и отслеживает переработки даже по небольшим дополнительным договорам с клиентами.

О компании: объединяем строительство, инженерию и IT

ЛИИС — системный интегратор
и технологически ориентированный
генподрядчик в области fit-out. Мы проектируем, строим и оснащаем коммерческую, промышленную и жилую недвижимость, реализуем проекты любой сложности. 

Наш конек — это автоматика и диспетчеризация. Мы не просто строим объекты, мы делаем их «умными». Например, проектируем и реализуем системы, которые позволяют комплексно управлять зданиями: безопасностью, всеми инженерными системами и оборудованием, аварийными инцидентами и просто комфортом резидентов (свет, климат, инсоляция и так далее).

Мы выступаем как генпроектировщик и генподрядчик одновременно: берем на себя весь цикл работ от архитектурного проекта до монтажа инженерных систем. В проектном департаменте задействовано 90 специалистов, также в составе группы есть IT-компания, которая создает собственные продукты для цифровизации строительства и эксплуатации. Например, систему бронирования рабочих мест или переговорных в офисе.

Клиенты ЛИИС — девелоперы и крупные компании, которым требуется создание или реновация коммерческой и промышленной недвижимости под конкретные проекты. Например, офисы, административно-деловые центры, выставочные пространства. 

Работа была разрознена: каждый отдел пользовался своим сервисом

До перехода в Shtab проектный департамент и IT-компания ставили задачи в ClickUp, бухгалтерия и юристы принимали всё в 1С. Рабочее время отслеживали через самописного телеграм-бота.

В 2023 году уход ClickUp с российского рынка поставил под вопрос координацию процессов в компании. Проектный департамент лишился основного инструмента для планирования и обмена задачами, и это было критично. Сотрудники начали передавать информацию по электронной почте или в личном разговоре, из-за этого руководители с трудом отслеживали статусы каждого проекта.

Выбрали Shtab, потому что нужно было вести учет времени и маржинальности по каждому проекту

У нас десятки объектов в работе, поэтому проектировщикам важно подробно отслеживать, сколько времени они тратят на каждый. Иначе есть риск неверно рассчитать фонд оплаты труда и маржинальность — а значит, попросту терять прибыль.

До перехода на Shtab компания отслеживала время с помощью телеграм-бота, который написали наши айтишники. Но проблема в том, что у него есть ограничение на количество заведенных проектов. Из-за этого всё смешивалось в один общий проект — мы не могли точно отслеживать трудозатраты по отдельным договорам или дополнительным работам.

Перевели весь проектный департамент на Shtab за месяц

Чтобы посмотреть, как сервис поведет себя на практике, — мы попробовали демоверсию платформы. В ней я настроил несколько баз данных и пригласил туда пару сотрудников, чтобы попробовать вести работу в Shtab. Со временем мы поняли, что инструмент подходит под наши задачи, поэтому купили 100 лицензий. Так решили перевести на новый сервис уже весь проектный департамент.

Прежде чем обучить коллег, я изучил Shtab сам по официальным инструкциям. Узнал, как настроить базы данных, автоматизации и выгрузки. Когда разобрался во всём, то написал для коллег инструкцию по работе с платформой, где учел нюансы нашей компании. Например, в штате много тезок, поэтому отдельным пунктом написал, как добавить фамилию в профиль — это позволило отличать сотрудников.

Используем Shtab для базы знаний, управлением проектами, пресейла и работы с договорами

Возможность детально отслеживать время — не единственное, ради чего мы перешли на платформу. Shtab помогает нам и с другими задачами. Рассказываю подробнее про основные.

✅ База знаний и онбординг сотрудников. В Shtab мы собрали всю важную информацию по работе проектного департамента. Здесь есть инструкции, стандарты работы, описания проектов. Когда в отдел приходит новый человек, мы даем ему доступ к этой базе — он может сам изучить материалы и быстро войти в курс дела. Так не приходится проводить дополнительные встречи или отнимать время у старших сотрудников.

✅ Управление проектами и задачами. Для каждого объекта мы заводим отдельную доску. Сотрудники сами создают в ней задачи, назначают исполнителей, меняют статусы по мере выполнения. Руководитель в любой момент может зайти в проект и увидеть, что сделано, а что еще в работе. Это помогает вести всю работу в одном месте и не пересылать информацию по почте или в чатах мессенджеров.

Помимо проектного департамента, мы подключили в Shtab сметчиков и отдел закупок. Они могут оставлять комментарии и уточнять что-то у исполнителей в карточках задачи. Так мы можем согласовывать чертежи и контролировать закупки прямо в системе.

✅  Пресейл и расчеты. Через Shtab мы ведем и пресейл, но обычно только крупных проектов. В этот раздел попадают заявки от отдела продаж и тендерщиков: мы оцениваем, сколько времени и ресурсов потребуется на выполнение задачи, и принимаем решение, стоит ли браться за нее. Так удается заранее понять, будет ли проект прибыльным.

✅ Учет времени и переработок. В Shtab каждый проектировщик фиксирует часы, которые потратил на конкретный проект или дополнительные работы. Мы можем назначать нормативное время на задачу и видеть, если кто-то тратит больше запланированного. Это помогает формировать отчеты по итогам месяца, где мы считаем переработки и анализируем, где есть отклонения от нормы.

Каких еще функций ждем от платформы

Сейчас Shtab закрывает для нас большинство рабочих болей. Но есть мелочи, которых пока не хватает и которые сделали бы платформу еще удобнее.

Например, ждем, когда появится массовый ввод времени для длительных задач. У нас есть проекты, где один сотрудник месяц занимается одной и той же задачей. В телеграм-боте мы могли одним действием поставить по восемь часов на рабочие дни за весь период. В Shtab пока что приходится заходить в карточку и вписывать время за каждый день вручную.

Еще бы очень помогла выгрузка данных в формате, который принимает 1С. Shtab уже умеет формировать отчеты, но приходится переделывать файл под требования нашей бухгалтерии. Сейчас эту проблему решили вместе с коллегой: сделали макросы и настроили Power Query, чтобы документы автоматически подгонялись под нужный формат.

Ждем, что эти функции появятся в будущих обновлениях. Несмотря на всё, польза от сервиса превышает мелкие неудобства. 

Главное, что мы получили, — прозрачность и контроль над процессами

Мы не замеряли скорость работы до и после перехода в Shtab. Никаких графиков и сравнительных таблиц у нас нет. Но иногда важнее не цифры, а то, как ты себя чувствуешь, когда открываешь систему и видишь всё, что происходит в компании.

Shtab закрыл одну большую боль — потерю главного инструмента после ухода ClickUp. Раньше, чтобы понять, на каком этапе находится работа, нужно было писать исполнителю или искать письма в переписках. С переходом в Shtab эта боль ушла. 

Сейчас мы можем в пару кликов увидеть любую задачу: кто над ней работает, сколько времени уже потрачено, как продвигается работа. Если я замечу, что на задачу ушло слишком много времени, то могу сразу разобраться, где именно возникла сложность.