Как Shtab помогает большим командам работать с контентом

Над контентом редко работает один человек. Даже для подготовки этой статьи потребовались усилия копирайтера, дизайнера и редактора. 1 материал = 3 человека.

А уж если речь заходит про digital/маркетинговое/рекламное/SMM-агентство или любую другую компанию с несколькими отделами, то возникает вопрос «Как наладить системную работу, чтобы всем было понятно и комфортно?»

Сделать эффективным создание контента с участием руководителей, проджектов, дизайнеров, копирайтеров, SMM-щиков и прочих специалистов поможет Shtab.

Единое пространство для постановки, обсуждения и принятия задач, система уведомлений, трекинг времени — всё это Shtab. И это то, что избавит вашу команду от хаоса и стресса, сделает процессы прозрачными, а планирование — точным.

Расскажем об основных функциях, которые пригодятся в работе с контентом, и сценариях, где Shtab станет для вас идеальным решением.

Организуйте совместную работу команды, даже если у вас несколько отделов

Представим, что в вашей компании есть два отдела: маркетинг и креатив. В каждом есть свой руководитель, свои менеджеры и исполнители. При создании контента отделы часто взаимодействуют между собой.

Как в таком сценарии следить за прогрессом по общим задачам? Кто должен принимать решения по принятию промежуточных работ? Как наладить коммуникацию между отделами?

Для решения этих вопросов в Shtab есть возможность создавать проекты. В каждый проект можно приглашать тех людей, которые задействованы в процессе. Соответственно, у каждого из ваших отделов может быть как свой проект, так и объединяющий их.

В проекте вы можете видеть весь список задач с подзадачами, исполнителей и контролирующих, дедлайны. Внутри каждой карточки можно создавать детальные описания заданий и вести их обсуждения. Для удобства предусмотрена опция упоминания участников через @.

Таким образом, можно формировать единое инфополе для каждого отдела (или просто для большой команды). Не нужно вести дополнительные переписки в мессенджерах. Не нужно напоминать про сроки выполнения задач. Всегда есть понимание, кто ответственен за принятие той или иной части работы. Кстати, на одну карточку вы можете назначить сразу несколько контролирующих. Например, руководителей каждого из отделов.

Взаимодействие отдела внутри, с заказчиками и внешними подрядчиками

Для начала разберитесь со структурой отдела — как он взаимодействует внутри и как с заказчиками. В Shtab можно создать проект для внутренней работы и для внешней, обсуждать задачи в карточках между сотрудниками и настроить ограниченный доступ для клиента:

Или же можно поделиться ссылкой на карточку даже с незарегистрированным в Shtab пользователем:

Если агентство работает с внешним подрядчиком, то и на этот случай в Shtab предусмотрены способы взаимодействия и контроля удалённого сотрудника.

Главный инструмент здесь — это трекер времени, который позволяет контролировать время, затраченное на задачу в рамках фиксированной оплаты. А специалист может фиксировать и обосновать переработки. Более подробно о пользе и этичности нашего тайм-трекера мы написали тут.

Как Shtab помогает конкретным исполнителям

Мы заморочились с тем, чтобы создать тот самый «интуитивно-понятный интерфейс». Поэтому в Shtab такая простая — даже для того, кто ни разу не работал с таск-менеджерами — визуализация задач: все проекты, карточки и исполнители наглядно видны на kanban-доске.

Кроме того, доступно ещё 3 варианта отображения задач:

• Список — минимум визуализации, максимум информации;
• Календарь — подходит при составлении планов работ на неделю/месяц, а также при анализе состояния проекта и собственной нагрузки;
• Матрица Эйзенхауэра — с её помощью можно наблюдать за приоритизацией задач (подробнее про этот формат можно почитать тут).

В любом выбранном формате специалист видит текущие задачи на день или долгосрочные на неделю/месяц и понимает, какими делами ему следует заняться в первую очередь.

Считается, что пишущие и рисующие люди (те, кто создают контент) — это больше про творчество. На деле же даже творческому человеку не помешает системность, в частности умение планировать. Как раз для этого в Shtab есть тайм-трекер. С ним можно понять, сколько времени уходит на определённую задачу и впоследствии точнее планировать и распределять нагрузку.

Уточним, что работа по трекеру вовсе не означает безотрывное сидение у монитора. У специалиста всё равно есть личное пространство. А небольшие перерывы просто необходимы для перезагрузки.

Трекер в Shtab работает без посягательств на личные переписки в соцсетях. А дополнительная функция скриншотов рабочего стола без труда отключается в настройках — каждая команда сама решает, как выстраивать рабочий процесс.

Подробнее о тонкостях рабочего процесса и непосредственной работе с карточками расскажем через призму конкретных исполнителей.

Проджектам

Над любым контент-проектом работает целая команда: от креативного директора до SMM-специалиста. У каждого из них свои задачи, которые в итоге ведут команду к общему результату. Задача проджекта — сделать так, чтобы все винтики в этом механизме работали исправно, а сами проекты сдавались в сроки.

В этом плане Shtab идеальный помощник проджекта. В нём можно распланировать даже самый масштабный проект (например, создание и наполнение блога на сайте), который при необходимости можно разбить на стадии со своими дедлайнами, исполнителями и контролирующими.

Каждую задачу всегда можно отдельно обсудить в карточках внутри команды, если например нет возможности поштурмить в опенспейсе. Благодаря настраиваемым полям проджект может использовать карточки в том числе для назначения онлайн-штурмов на конкретные даты и время с ссылкой на Zoom.

Менеджер проектов в Shtab всегда видит и контролирует:

• каждого заказчика;
• каждый проект;
• каждого сотрудника, задействованного на проекте;

По итогам недели/месяца/квартала проджект получает сводные отчёты, которые позволяют ему судить о продуктивности каждого члена команды, выполнении плана и т. д. Это помогает оценить текущую эффективность команды, наладить планирование в будущем.

Дизайнерам

У дизайнеров почти всегда большая нагрузка, так как задачи по контенту им может ставить почти любой сотрудник: от CEO до пиарщика. И на самом деле это проблема.

Предположим, у дизайнера стоит несколько заданий: раскладка для Instagram, креативы для Яндекс. Директ, баннеры для рассылок. Таски прилетают от разных участников команды, но при этом в Shtab каждый может видеть срочность и важность другой задачи, а также сроки и время, выделенное на каждую. Таким образом сервис позволяет избежать бесконечных «Ну что там?» Комфортно и специалисту, и контролирующему.

Сами карточки дизайнер может использовать как ТЗ, для хранения референсов в виде картинок или ссылок и наработок в виде скриншотов или файлов. А также для обсуждения промежуточных результатов с ЛПР.

При разработке фирменного стиля карточки можно превращать в полноценные мудборды — встроенный редактор позволяет вставлять изображения, таблицы, ссылки. Впоследствии в карточках можно прописывать правила по использованию графики, т. е. то, что ляжет в основу гайдбука.

Копирайтерам/контент-менеджерам

У копирайтеров или контент-менеджеров много однотипных задач вроде написания, вычитки и редактуры материалов, сборки дайджеста новостей, запуска рассылки, составления контент-планов. Для спасения от этой рутины в Shtab есть шаблоны и повторяющиеся задачи.

В шаблон карточки можно внести следующие данные:

• Описание;
• Чек-лист;
• Файлы;
• Исполнитель;
• Контролирующий;
• Приоритет;
• Оценка времени задачи в часах;
• Стадия;
• Метки.

А затем можно настроить повторение этих задач по дням/неделям/месяцам/годам и индивидуальным периодам (например, каждые 2 дня после закрытия).

Если в карточку добавить поле «Текст», копирайтеру можно расписать Tone of Voice, которого ему следует придерживаться при написании текста для поста в соцсети или материала на vc.ru.

Другой плюс Shtab для копирайтеров и их руководителей — понятная и прозрачная система согласования контента. Например, если у вас есть шеф-редактор, выпускающий редактор и несколько авторов, то в нашем сервисе вы можете настроить принятие задачи после одного контролирующего или после всех сразу.

Зачем внедрять сервис?

Даже творческие люди нуждаются в планировании и учёте рабочего времени. А если вы руководитель большого отдела или целого агентства, то стоять над душой у каждого сотрудника или верить ему на слово — не лучшая затея.

Сервис управления проектами не зря придуман для отслеживания ключевых показателей компании, контроля работы сотрудников и их задач. Эти методы отлично подойдут и фрилансерам, и самим творческим людям, чтобы избежать хаоса в делах. Попробуйте Shtab — это бесплатно!