Иван Ланшин — основатель компании «Фрезерон». Когда зарубежная система Asana заблокировала оплату, компания рисковала потерять управление сотней активных заказов. Всего за неделю команда перенесла все процессы в Shtab — и теперь управляет ремонтом промышленного оборудования в одной системе, без ручного контроля и хаоса в таблицах.
О компании
Пять лет назад «Фрезерон» начинался как небольшая мастерская, где Иван Ланшин сам разбирал и собирал шпиндели. Тогда всё держалось буквально на энтузиазме и нескольких клиентах.
Я начинал один — сам принимал заказы, ремонтировал узлы, общался с клиентами. Постепенно стало понятно, что спрос растет и без команды я уже не справляюсь.
Сегодня «Фрезерон» — это сервис, который обслуживает машиностроительные, металлообрабатывающие и деревообрабатывающие предприятия по всей России и СНГ. Команда каждый месяц ведет около сотни проектов и делает по 25 ремонтов.
Мы выполняем полный цикл: от диагностики и подбора комплектующих до испытаний на собственных стендах. Каждый узел проходит через десятки задач и специалистов, поэтому важно, чтобы всё было под контролем.
Как работали до Shtab
Сначала мы вели проекты в Excel — отмечали статусы, номера заказов, сроки. Пока работы было немного, этого хватало. Но когда компания начала расти и заказов стало больше, таблицы перестали справляться.
Так во «Фрезероне» появилась Asana. Сначала было достаточно бесплатного тарифа, но когда сотрудников стало больше пяти, пришлось подключать платный план, чтобы использовать автоматизацию.
Почти пять лет сервис помогал планировать задачи и контролировать ремонты. Но после 2022 года начались проблемы с оплатой. Мы пробовали обходные решения, пока в 2025 году доступ не заблокировали окончательно.
Как выбирали платформу
Мы начали искать альтернативу среди российских платформ. За несколько месяцев протестировали пять систем — но у каждой находились ограничения. Из критичных для нас недостатков я выделил два.
1️⃣ Нельзя добавлять фото в карточки. Каждый узел мы фотографируем до и после, и по снимку я сразу понимаю, что за проект. Без фотографий поиск по названиям слишком долгий, особенно когда в системе сотни заказов. Из всех сервисов только один позволял добавлять фото, но и там решение было неудобное.
2️⃣ Невозможность автоматизировать процессы. Нам нужно, чтобы при переходе задачи на новый этап система сама ставила таски нужным людям: менеджеру, мастеру, снабженцу. В большинстве сервисов это было сильно ограничено. Например, можно было задать только три простых правила, без возможности настроить цепочку под свой процесс. Это означало, что значительная часть работы опять легла бы на ручной контроль.
Выход нашелся неожиданно — Shtab порекомендовал коллега из IT-сферы. Я протестировал платформу и понял: все нужные функции уже встроены.
Мы быстро перенесли проекты, оплатили подписку на два года вперед и начали работать. После работы в Asana адаптация заняла всего несколько дней
Shtab оказался не просто заменой, а системой, которую можно развивать под свои задачи. Команда регулярно делилась обратной связью — и часть предложений внедрили: переработали уведомления, сделали комментарии удобнее, улучшили поиск.
Когда видишь, что разработчики реально слушают пользователей — это подкупает. Мы почувствовали, что нашли систему, с которой можно расти дальше.
Как работаем в Shtab
Shtab помог нам выстроить понятный для всех сотрудников процесс ремонта шпинделей. Расскажу подробнее, как у нас устроена работа в Shtab:
✅ Управление этапами ремонта. Каждый заказ мы заводим как отдельную карточку. В ней отображается вся цепочка этапов: инспекция → расчет стоимости → заказ комплектующих → сборка → испытание → отгрузка.
На каждом этапе система автоматически ставит подзадачи нужным сотрудникам: менеджеру — подготовить отчет, мастеру — сделать фото до и после ремонта, приступить к ремонту, снабженцу — заказать детали. Благодаря этому мы уверены, что ни один шаг не пропустим.
Важная часть нашей работы — прозрачность. Мы фотографируем узлы до разборки и после ремонта. Эти фото автоматически подгружаются в отчеты, которые менеджеры отправляют клиентам вместе со сметой. Клиент видит весь процесс, понимает, что мы сделали, и быстрее принимает решение по ремонту.
Когда расчет согласовали и клиент оплатил счет, в системе автоматически появляются подзадачи для снабженцев. Они заказывают необходимые детали и отмечают статус в карточке. Это удобно: менеджеры и мастера сразу видят, что заказ в работе и когда ожидать комплектующие.
✅ Поиск и контроль. В Shtab у нас около сотни заказов одновременно, поэтому критически важная функция — поиск по номерам проектов. Сначала были проблемы с тем, что при переносе из Asana номера импортировались некорректно. Но вместе с техподдержкой Shtab мы решили проблему — и сейчас легко находим любую карточку.
✅ Кастомизация под процессы. Мы добавили необходимые для работы элементы. Например, отдельное поле «мастер», чтобы видеть на доске того, кто реально работает с узлом. Это оказалось удобнее стандартных настроек и помогает контролировать загрузку специалистов.
✅ Новая логика уведомлений. Одной из главных проблем были уведомления: их приходило слишком много, часть дублировалась, и разобраться в потоке сообщений было сложно. Я несколько раз писал об этом разработчикам, и в итоге систему доработали. Теперь уведомления стали компактнее и понятнее, их проще читать и контролировать. Благодаря этому управлять проектами стало удобнее, а риск пропустить важный комментарий снизился.
Итог: контролируем работу и экономим деньги
После перехода в Shtab команда перестала тратить время на ручной контроль и постоянные уточнения. Теперь задачи назначаются автоматически, уведомления приходят вовремя, а поиск по проектам работает безошибочно.
Раньше я тратил полдня на то, чтобы сверить этапы и напомнить коллегам о задачах. Теперь все видно в одном окне — система сама напоминает, что нужно сделать.
Менеджеры видят все комментарии и отчеты в карточках, мастера сразу получают задачи с фото и описанием, снабженцы — напоминания о заказе деталей. Мне достаточно открыть доску, чтобы понять, на каком этапе каждый проект.
Кроме удобства, Shtab оказался ещё и экономически выгоднее: подписка стоит в несколько раз дешевле Asana, а функциональности — больше. Мы можем одновременно вести до сотни проектов без рисков блокировок и лишних расходов.
Вместо заключения
В 2025 году «Фрезерон» продолжает расти и запускает новое направление по металлообработке. Для него в Shtab создали отдельную доску — чтобы разделять заказы по типам работ и управлять ими независимо от основного направления. Такой подход помогает держать фокус. Мы видим, какие проекты относятся к ремонту шпинделей, а какие — к металлообработке. Управлять ими стало проще и прозрачнее.
Мы тестировали разные отечественные сервисы, и на сегодняшний день это единственная платформа, которая закрывает наши задачи, особенно по автоматизации. Для компаний, где важно вести каждый проект от начала до конца и не терять детали, Shtab — лучший выбор.
