17 сервисов для совместной работы в 2024 году: от мессенджеров до таск-трекеров

Организовать работу команды непросто. Особенно, если в вашем распоряжении более 5 сотрудников и несколько отделов. Дело усложняется, если коллектив работает на удалёнке или из других городов и стран.

Одна только команда маркетинга выполняет десятки крупных и мелких задач: составляет контент-план, рассчитывает бюджет на рекламу, придумывает и создает креативы, пишет тексты.

Мы обновили эту статью в марте 2024 года.

Как организовать работу команды, чтобы она работала самостоятельно

Проследить, чтобы все работали слаженно, и задачи не терялись в бесконечной текучке – реально. Крутых менеджерских скиллов недостаточно — без сервисов не обойтись. Они помогут вам поставить работу на поток, не утонуть в операционке и освободить ваше время для стратегических задач.

Как выбрать таск-менеджер и другие сервисы? Обратите внимание на характеристики:

• Просто и удобно пользоваться
• Можно адаптировать под себя и свою команду
• Есть оперативная техподдержка
• Постоянно обновляется, добавляются новые фичи
• Есть дополнительные функции, например, трекинг времени
• Можно интегрировать ваши привычные инструменты

Это подборка 17 лучших сервисов, которые автоматизируют бизнес-процессы, настроят управление командой, проектом и помогут вам эффективно расти.

Мы сгруппировали сервисы для всех основных бизнес-задач, чтобы вам было максимально удобно: таск-трекеры, интеллектуальные карты, сервисы для заметок и для общения.

Отслеживать время, работать над проектами, управлять командой

1. Shtab

Одно пространство для всех процессов: работать над несколькими проектами, отслеживать производительность команды и управлять финансами (операции, счета и контрагенты).

Задачи можно смотреть в режимах канбан-доски, диаграммы Ганта, списка, календаря, матрицы Эйзенхауэра и таймлайна — вы будете видеть, что сделать срочно, а что не критично отложить.

Функции и преимущества:

• Можно управлять несколькими проектами одновременно, разделять их, настраивать доступы, чтобы сотрудники не пересекались;
• Доступен импорт из Asana, Trello, Jira
• Удобный поиск по слову, сортировка задач по исполнителям, приоритету, стадиям, меткам, дедлайну, типу карточки и т.д. Не нужно 100+ чатов и 200 открытых вкладок, чтобы ничего не терялось;
• Есть шаблоны задач, чтобы каждый раз не задавать параметры с нуля — экономия вашего времени;
• Подходит для малых, средних и крупных бизнесов и для различных сфер: project-менеджмент, производство и инженерия, строительство, маркетинг, дизайн, техподдержка, консультирование, создание контента, бухгалтерия и финансы и т.д. Интерфейс и структуру сервиса можно настроить под работу своей компании.
• Чек-листы внутри карточек — одну задачу можно разделить по пунктам и определить ответственных;
• Можно подключить Telegram-бота — он умеет создавать задачи из чата, напоминать о дедлайнах;
• Доступна интеграция с Модульбанком, чтобы все финансовые операции вашего бизнеса автоматически загружились в сервис.
• Ссылкой на задачу или список можно поделиться даже с тем, кто не использует сервис;
• Есть трекинг времени, который учитывает принципы тайм-менеджмента в работе. Актуально, если сотрудник на фрилансе, работа будет точно выполнена.
• Детальные отчёты о работе команды и каждого отдельного сотрудника по времени, задаче, сайтам, на которых находился сотрудник.

Стоимость: есть бесплатный тариф для команд до 5 участников навсегда; пробная версия платного тарифа со всеми возможностями — 14 дней.

Платные тарифы:

• Start — 100 руб. за участника в месяц при оплате за год (хранилище 10 гб, неограниченные проекты, без ограничения пользователей, трекер без скриншотов)
• Base —  195 руб. за пользователя в месяц при оплате за год (неограниченное число проектов, трекер времени Pro со скриншотами и скринкастами, хранилище 10о Гб, управление правами сотрудников, новости);
• Pro — 295 руб. за пользователя в месяц  при оплате за год (неограниченное число проектов, трекер времени Pro со скриншотами и скринкастами, хранилище 200 Гб, финансы, Диаграмма Ганта, Open API для собственных интеграций). Подробное сравнение тарифов можно посмотреть по ссылке.

2. Toggl Track

Таск и тайм-трекер, в котором вы можете управлять доходами и расходами, а также следить за нагрузкой ваших сотрудников и создавать единую систему управления проектами для руководителя.

Функции и преимущества:

• Трекинг времени согласуется на нескольких платформах, трекер не делает скриншоты рабочего стола;
• Быстрая техподдержка;
• Оплата сотрудникам по отработанным часам;
• Доступно отображение недели, дня по часам;
• Можно подключить Google и Outlook календари;
• Есть интеграция с бухгалтерскими программами;
• Есть пошаговая инструкция для начинающих, с ней легче изучить сервис;
• Можно мониторить время в других 100 сервисах с помощью собственного расширения для браузера.

Стоимость: есть бесплатная 30-дневная пробная версия для всех функций; есть бесплатный тариф для 5 пользователей навсегда с ограничениями функционала.

Платные тарифы:

Starter — $9 (оценка времени проекта, задачи (подпроекты), шаблоны проектов)
Premium — $18 (проекты с фиксированной оплатой, утверждение расписания, напоминания трекера, единый вход (SSO), прогнозы и анализ проектов)
enterprise (индивидуальная цена)

3. Wrike

Облачный сервис для управления работой. В него включены традиционные для таск-трекеров сценарии использования: управление agile-проектами, ресурсами, проектами в агентствах, корпоративными проектами, мониторинг удаленной работы.

Функции и преимущества:

• Предусмотрена защита облачных данных с помощью ключа шифрования;
• Вы можете посмотреть историю активности сотрудника. Актуально для сотрудников с гибким рабочим графиком.
• Перекрестные теги, чтобы смотреть задачи, папки, вехи, фазы и проекты из разных процессов и организаций;
• Более 400 интеграций;
• Диаграммы Ганта с зависимостями между задачами; весь график проекта автоматически подстраивается под изменения в сроках.
• Инструмент для совместной проверки и редактирования файлов с комментированием;
• Настраиваемые канбан-доски, в карточках можно смотреть прогресс;
• Можно выстраивать многоуровневую иерархию задач;
• Помогает предотвратить выгорание сотрудников, следить за рабочей нагрузкой;
• Позволяет делать динамические отчеты в виде графиков по разным параметрам, в том числе, по эффективности сотрудников.

Стоимость: бесплатный тариф с ограничениями по функциям
Команда — $ 9.80 за пользователя в месяц
Бизнес — $24.80 за пользователя в месяц
Предприятие — цена договорная

4. Мегаплан

Полноценная CRM-система, в которой можно автоматизировать продажи, задачи, склад, а также управлять клиентской базой.

Также можно назначать исполнителей, следить за прогрессом, собирать статистику и общаться с коллегами во внутренних чатах.

Функции и преимущества:

• Можно управлять проектами и выстраивать бизнес-процессы с помощью CRM в одной программе;
• Есть шаблоны для настройки работы производства, продаж, маркетинга, разработки;
• Общение с клиентами и дублирование в CRM-карточку;
• Доступны видеозвонки с командой;
• Открытый API для интеграций с приложением, интернет-магазином или сервисом.
• Отлично подходит для промышленных, строительных компаний, сервисных центров и оптовых продаж.

Стоимость:
Совместная работа+ — 454 ₽ за пользователя в месяц при оплате за год
CRM: Лайт — 629 ₽ за пользователя в месяц при оплате за год
CRM: Клиенты и продажи+ — 769 ₽  за пользователя в месяц при оплате за год
CRM: Бизнес — 1049 ₽ за пользователя в месяц при оплате за год

Составлять ментальные карты, делать презентации

1. MindMeister

Если вы еще не пробовали работать с ментальными (mindmap) картами, советуем начать с MindMeister. В нем легко делать наглядные схемы,

например, стратегию развития проекта или результаты брейншторма.

Функции и преимущества:

• Рисовать ментальные карты любой сложности в пользовательских стилях;
• Разбивать крупные «неподъемные» задачи на более мелкие и тактические;
• Распределять роли в коллективе и за каждой карточкой закреплять ответственного;
• Есть готовые шаблоны карт;
• Ментальные карты можно кастомизировать: обозначать группы задач любыми цветами, помечать значками или изображениями, добавлять файлы;
• Есть комментарии и уведомления;
• Легко вносить правки в проект, можно делиться с сотрудниками и видеть все изменения в реальном времени;
• Сохранять в разных удобных форматах (pdf, jpeg и т.д.)

Стоимость:
Есть бесплатный тариф (до 3 ментальных карт)
Личный — $6 за пользователя в месяц при оплате за год
Про — $10 за пользователя в месяц при оплате за год
Бизнес — $15 за пользователя в месяц при оплате за год

2. Xmind

Программа и приложение для создания майндкарт. В нем можно работать как самостоятельно, так и с командой. Например, чтобы подготовить презентацию для заказчика с идеями для нейминга компании.

Функции и преимущества:

• Удобно добавлять наклейки и разные фигурки, чтобы лучше визуально представлять данные;
• 310 оригинальных иллюстраций AI для визуализации концепций и другой информации;
• Можно связывать идеи, соединяя их линиями;
• Режим «Дзен», в котором все лишние панели будут скрыты, чтобы вы сосредоточились на главном;
• Поиск иллюстраций по ключевым словам;
• Модуль отслеживания задач в виде расписания;
• Есть синхронизация с облачными хранилищами;
• Есть приложение для ПК и смартфонов.

Стоимость: есть бесплатная версия с ограничениями.
Платный тариф: $59.99 в год

3. Mind42

Полностью бесплатный сайт для тех, кто ценит минимализм. Это буквально цифровая тетрадь в клетку, где вы сможете создать ментальную карту онлайн.

Функции и преимущества:

• Схематичные интеллектуальные карты без лишних элементов;
• Работает только через браузер, нет приложений;
• Можно работать с коллегами вместе и одновременно вносить изменения;
• Ставить задачи, организовывать мероприятия, проводить мозговой штурм;
• Карты можно сохранять в формате pdf.

Стоимость: сервис бесплатный, но в нем есть реклама.

4. Bubbl.us

Сервис поможет вам организовать идеи. С чем поможет ментальная карта? Например, выбрать площадки, где разместить ваш вебинар на постпродакшене. Вы подберете членов команды под задачу и назначите ответственных. Это то, что одинаково нужно предпринимателям, SMM-менеджерам, SEO-специалистам, контент-менеджерам и айтишникам.

Подходит для заметок, генерации идей, эффективных презентаций.

Функции и преимущества:

• Минимум видимых кнопок в интерфейсе, чтобы вы сосредоточились только на задаче;
• Можно делиться готовыми картами даже в соцсетях;
• Изменения на карте видны в режиме реального времени при совместной работе;
• Быстрая регистрация за 1 минуту.

Стоимость:
Бесплатный тариф: до 3 ментальных карт, возможность делиться и добавлять изображения
Премиум: $ 4,91 в месяц
Команда: $ 177 в год

5. Canva

Canva – это бесплатный, простой в использовании и полностью онлайн-софт  для работы с дизайном и не только. С помощью этой программы можно также составлять и ментальные карты.

Canva была создана более 10 лет назад, уже насчитывает более 75 миллионов активных пользователей в 190 странах. А если верить создателям, то каждую секунду в этом инструменте создаётся более 36 дизайнов.

Функции и преимущества:

• Готовые дизайны;
• Возможности совместного редактирования контента;
• Встроенная возможность комментирования;
• Быстрая регистрация за 1 минуту.

Стоимость:
Сервис доступен в России только через VPN, оплата через зарубежную карту.

Фиксировать идеи, мысли и писать тексты

1. WeNote

Приложение для фото, рисунков, заметок онлайн и офлайн. В сервисе легко добавлять напоминания и мониторить задачи. Больше подходит для творческого самовыражения и личного пользования, чем для тайм-менеджмента и команд.

Функции и преимущества:

• Можно настраивать шрифты, выбирать цвета для карточек;
• Можно оставить план работы с проектом;
• Доступны напоминания по задачам;
• Есть наглядный встроенный ежедневник, где вы можете создать заметку;
• В заметки онлайн можно добавлять голосовые сообщения;
• Идеями можно делиться с коллегами, можно предоставлять доступы и вместе редактировать.

Стоимость: бесплатное приложение со встроенными покупками в Google Play и App Store.

Shtab – сервис для управления бизнес проектами с трекером времени

Платформа для управления проектами Shtab поможет организовать рабочие процессы. Благодаря трекеру, система позволяет проконтролировать рабочее время сотрудников. Попробуй бесплатно!

Shtab

2. WorkFlowy

Органайзер для хранения записей и не только. Работает по принципу To do-листов. В нем можно составлять задачи по направлениям и проектам, делиться заметками и вместе работать над файлом.

Функции и преимущества:

• Легко отслеживать задачи;
• Не нужна учетная запись для редактирования элементов;
• Можно добавлять файлы и фото;
• Есть вид канбан-досок;
• Есть встроенный поиск по слову, чтобы быстро найти нужную заметку;
• Добавлять к задачам теги, например #идея #мысль #задача;
• Данные отображаются списком или в виде канбан-доски.

Стоимость:
бесплатный тариф с ограничениями на загрузку файлов 100 Мб
платный: $ 4.99 в месяц

3. Fuse Base

Сервис для управления проектами, совместной работы, управления знаниями и сотрудничества с клиентами.

Функции и преимущества:

• Таск-трекер с проектами и карточками задач;
• Чат для общения команды;
• Можно извлекать текст из отсканированных документов;
• Удобно создавать напоминания;
• Централизованная база знаний;
• Виртуальный помощник, ИИ генерация контента, автоматизированные сводки;
• Есть портал для клиентов, в котором можно создавать брифы и работать с клиентами совместно;
• Можно объединить на одной странице разные форматы: видео с записью экрана, фото, текст, скриншоты, голосовое сообщение. Получается нечто вроде страницы лендинга со всей нужной вам информацией.

Стоимость: бесплатный тариф с одним клиентским порталом, от 1 до 20 сотрудников;
Standart — $9 за пользователя в месяц
Plus — $12  за пользователя в месяц
Premium — $30

Где общаться и проводить онлайн-совещания

1. Compass

Корпоративный мессенджер для сфокусированной работы и общения в команде. Подходит для компаний любого размера, онлайн-школ и проектов. Есть гибкие настройки доступа для участников — можно поставить запрет на скачивание и переписку с клиентами. Мессенджер обладает интуитивно-понятным интерфейсом — команде не придется долго привыкать к новому инструменту. В приложении доступны интеграции с другими сервисами для работы. Есть пробный период 30 дней, а также бесплатный тариф для маленьких команд без каких-либо ограничений в функционале.

Функции и преимущества:

• Отдельное рабочее пространство для каждого бизнеса и проекта;
• Функционал напоминаний;
• Трекер активности участников команды;
• Все непрочитанные сообщения в один клик;
• Чаты, аудио- и видеозвонки, голосовые;
• Комментарии к сообщениям (треды);
• Файловое хранилище;
• Конструктор чат-ботов;
• Интеграция с другими сервисами;
• Гибкие настройки доступа для защиты контента;
• Служба поддержки внутри приложения.

Стоимость:
Старт (бесплатно) — 10 участников
Бизнес — 299 ₽ за сотрудника в месяц (есть бесплатный пробный период 30 дней)
On-premise — 399 ₽ за сотрудника в месяц

2. Пачка

Интуитивно понятный корпоративный мессенджер и сервис для видеовстреч. К сервису можно подключить CRM и платформы для обучения.

Функции и преимущества:

• Можно ставить задачи типа: звонок, напоминание, встреча, событие, письмо;
• Аудио и видеозвонки до 100 участников;
• Запись созвонов, демонстрация экрана
• Можно прикрепить задачу к беседе и указать срок выполнения;
• Задачи фильтруются по приоритету;
• Открытый API и готовые интеграции;
• В чате можно настраивать отдельные ветки обсуждения по темам.

Стоимость:  бесплатно за 2000 сообщений в месяц,
Компания — 159 ₽ за сотрудника в месяц при оплате за год
Корпорация — 399 ₽ за сотрудника в месяц при оплате за год

3. SberJazz

Видеовстречи и корпоративный мессенджер от Сбера. Конференции без ограничений по времени, для звонков не нужна регистрация, до 200 участников. Подходит как для физических лиц, так и для корпораций.

Функции и преимущества:

• Функция «Итоги встречи» от нейросетей (GigaChat): в конце встречи SberJazz составит заметку с основными темами, задачами и кратким содержанием беседы.
• Запись встреч, демонстрация нескольких экранов;
• Расшифровка речи по спикерам, шумоподавление, фоны;
• Чат и реакции на видеовстрече;
• Корпоративный мессенджер: чаты любого размера, публичные и приватные каналы;
• Треды по темам: можно создать треды (ветки) для различных тем;
• Функция обмена файлами;
• Быстрый поиск по фамилии коллеги, а каналы по темам или ключевому слову.
• Доступен как в браузерной версии, так и desktop-приложение; доступен на App Store, Google Play, Rustore.

Стоимость: есть бесплатная версия без корпоративного мессенджера;
Платные тарифы:
Бизнес — 8000 ₽ в год за одну бизнес-лицензию (от 1 до 99 лицензий)
Бизнес Плюс (для юрлиц) — цена по запросу (от 50 лицензий)
Есть коробочная версия (цена по запросу)

4. GoToMeeting

С этим сервисом вы с легкостью проведете совещания в сети и объедините удаленных сотрудников.

Функции и преимущества:

• Можно расшарить экран для участников колла;
• Есть встроенные инструменты для рисования;
• Единая точка входа, зашифрованные сеансы для безопасности;
• До 250 участников;
• Можно включить запись экрана, чтобы не забыть договоренности;
• В микрофоне можно включить функцию подавления шума.

Стоимость: есть 14-дневная бесплатная версия;
Проф — $12 в месяц за участника в месяц при оплате за год
Бизнес — $16 в месяц за участника в месяц при оплате за год

5. Zoom

Лидер на рынке сервисов для онлайн-конференций. В нем можно шарить экран участникам звонка, делиться файлами и сохранять записи разговоров.

Функции и преимущества:

• Интеллектуальный помощник Zoom AI Companion помогает составлять электронные письма и сообщения в чате, подводить итоги совещаний и бесед, проводить мозговые штурмы с коллегами и т.д.
• Есть коллективный чат;
• Онлайн-доска сообщений;
• Можно дополнительно подключить другие продукты: Zoom Spaces (организовывать целые системы конференц-залов), Zoom Events (делать онлайн-мероприятия и вебинары), Zoom Contact Center (облачный контактный центр).

Стоимость: базовый: бесплатно, на встречу можно приглашать до 100 человек, ограничено время одной встречи — 40 минут.  
Проф —  $ 149,90 в год за пользователя
Бизнес — $ 219,90 в год за пользователя
Есть также ежемесячная оплата, но она выходит дороже на 16% в год.

Вместо вывода

Мы рассказали о 17 сервисах, которые сделают из вас продуктивного руководителя.

Для контроля проектов, мониторинга работы сотрудников и планирования бюджета — таск-трекер. Для генерации идей, брейнштормов — ментальные карты и сервисы для заметок.

Для выстроенной коммуникации между сотрудниками — корпоративный мессенджер.