Управление проектами: в чём преимущества Agile-подхода, и как его внедрить в работу

Поиск лучшего способа управления проектами для руководителя — это как найти идеальную формулу продаж: практически невозможно, но попытки никто не оставит. Из-за этого регулярно появляются новые подходы, инструменты. Однако, в последние годы одна из методологий вырвалась в очевидные лидеры. Речь об Agile.

Расскажем о том, какие идеи лежат в основе этого подхода, его плюсах и минусах, самых популярных инструментах, а также о том, как безболезненно внедрить Agile в свою работу.

Что такое Agile

Agile — это философия гибкого управления проектами. Она применима как в разработке программного обеспечения, так и в реализации маркетинговых стратегий и многих других прикладных областях.

Цель Agile — повысить скорость создания новых продуктов, реализации задуманных планов. Для этого внедряется гибкое планирование, иттерационное выполнение, интерактивное взаимодействие членов команды, оперативная реакция на любые изменения по задачам, тесная связь с заказчиком.

Эджайл — это про гибкую адаптацию к изменениям и отказ от жёсткого заранее установленного регламента. Это отличает подход от классической каскадной (водопадной) модели менеджмента, где всё заранее описано, а каждая последующая задача стартует после окончания предыдущего этапа работы. Например, тест разработки возможен после написания всего кода. В эджайле эти процессы могут идти параллельно для оптимизации всей работы.

Идеи и принципы Agile

Методология Agile основана на манифесте американских программистов, состоящем из 4 ключевых идей и 12 принципов. Впервые этот документ был опубликован в 2001 году и касался разработки ПО.

Идеи Agile:

1. Команда и её взаимодействие важнее процессов и инструментария;
2. Работающий продукт важнее детально оформленных документов и регламентов;
3. Заказчики и взаимодействие с ними важнее согласования контрактных документов;
4. Готовность внести изменения важнее изначального плана.

Правая часть тоже важна, но приоритет всегда отдаётся тому, что слева.

Принципы Agile:

1. Главный приоритет — удовлетворённость клиента за счёт регулярного получения рабочего ПО через одинаковые промежутки;
2. Ради конкурентного преимущества готового продукта можно прибегать к изменениям даже на поздних стадиях разработки;
3. Выпускать готовый продукт следует как можно чаще (раз в 2 недели, раз в месяц и т. п.);
4. Взаимодействие между заказчиками и исполнителями происходит непрерывно на протяжении всего проекта;
5. Специалисты на проекте должны быть мотивированы, они должны ощущать поддержку и доверие;
6. Внутри команды должны преобладать прямые контакты для эффективного обмена информацией;
7. Работающий продукт — ключевой показатель прогресса;
8. Работа должна происходить в непрерывном ритме;
9. Постоянное внимание к техническому совершенству и качеству проектирования для повышения гибкости проекта;
10. Минимум лишней работы, простота крайне необходима;
11. Самоорганизующиеся команды выдают лучшие архитектурные и технические решения;
12. Постоянный анализ и коррекция работы помогает улучшить конечный продукт.

Сейчас все, кто строит управление проектами в стиле эджайл, придерживается мыслей из манифеста, хотя может использовать их в разных вариациях, сочетаниях, интерпретациях.

Например, применительно к маркетингу посыл манифеста может быть трактован в следующих принципах:

1. Не иерархия, а объединение усилий в команде, направленное на соблюдение интересов заказчика;
2. Гибкое планирование;
3. Адаптация к изменениям, а не строгое следование первоначальному плану;
4. Работа итерациями в рамках рекламных кампаний;
5. Много маленьких экспериментов, а не один большой.

От философии к практике, а именно — к инструментам, которые позволяют претворять принципы Agile в жизнь.

Kanban и SCRUM — самые популярные agile-методики

Принципы Agile проявляются в таких методиках, как PRINCE2, SAFe, LeSS, Six Sigma, XP, ECM, но самыми активно используемыми являются Kanban и SCRUM.

Kanban помогает разложить проект на задачи и организовать рабочий процесс так, чтобы равномерно распределять нагрузку между членами команды и контролировать дедлайны отдельных тасков. Такой подход исключает ситуации, когда, например, бэкендеры завалены работой, а фронтендеры простаивают без дел.

Благодаря доскам вся работа становится наглядной для руководителей и исполнителей. Становится легко находить слабые места процесса и оптимизировать их.

Менеджмент по SCRUM подразумевает разложение проекта на отдельные отрезки — спринты. Спринты фиксируются по времени, а после каждого из них есть конкретный промежуточный результат.

SCRUM позволяет точнее планировать и эффективнее контролировать этапы работы.

Если говорить о популярности методик в России, то можно обратиться к исследованию ScrumTrek. Из опроса более 1000 предпринимателей в 2021 году стало известно, что лидером из Agile-практик у нас является SCRUM, но Kanban продолжает активно набирать популярность.

Подробнее разберём каждую из методик.

SCRUM: спринты для поддержки ритмичной работы

В рамках SCRUM спринты фиксируются по времени: обычно это 2-4 недели. Из-за этого у команды появляется ритм — важный аспект методики.

Спринт состоит из четырёх последовательных этапов;

• Планирование. Выбор приоритетных задач и тасков, которые можно успеть сделать за время спринта;
• Выполнение. Непосредственно работа команды над задачами;
• Релиз. Представление результатов работы команды. В идеале, к моменту каждого релиза проект должен быть полезным для пользователя и готовым к использованию;
• Ретроспектива. Обсуждение результатов и возникших проблем по ходу спринта. Все вместе думают, как улучшить работу и сделать больше в следующем спринте.

Так, каждый отдельный спринт проекта вы можете отслеживать и в будущем оптимизировать. Увидеть, какие задачи требуют больше времени и почему.

Чаще всего скрам применяют в работе со сложным программным обеспечением и проектами, требующими итерационных подходов.

Благодаря этому agile-методу управления проектами серьёзно повышается производительность команды и сокращаются временные затраты на достижение итоговой цели. Кроме того, работу легче адаптировать к изменениям и контролю при меньших энергозатратах со стороны руководителя.

Kanban: доски для визуализации задач

Смысл методики канбан — придать рабочему процессу максимальную прозрачность и равномерно распределить нагрузки среди исполнителей на проекте. Делается это при помощи досок с задачами, разделёнными по направлениям или этапам работы.

На канбан-доске обычно бывает 3 столбца:

• общий список задач, план — то, что надо сделать (to do/backlog/открыто);
• список текущих дел — то, что сейчас находится в работе (doing/in progress/в процессе);
• завершённые задачи (done/готово).

Карточки с задачами перемещаются слева направо. Столбцов может быть больше, если этого требует процесс. Например, у нас в команде разработчиков Shtab это: «Бэклог», «Дизайн», «Разработка», «Код ревью», «Ожидает релиз», «Продакшн».

Дополнительное преимущество kanban — мотивация участников на постоянное развитие и активное взаимодействие между собой для достижения личных и общих целей.

Основные принципы Kanban:

• Визуализация задач. Это помогает увидеть накладки, ошибки, недочёты и оперативно их исправлять, а также планировать работу отдельно взятых специалистов и всей команды в целом;
• Одновременная работа над тасками. На одной задаче могут быть сразу задействованы, например, маркетолог, копирайтер, таргетолог. Это обеспечивает распределение нагрузки и оперативное продвижение проекта к планируемому результату;
• Контроль времени на задачу. Чёткие дедлайны оптимизируют процесс и экономят время, поддерживают дисциплину в команде.

Kanban полезен как в IT-области, так и в бизнес-сфере. В России канбан используют СДЭК, HeadHunter, банк «Санкт-Петербург», Ростелеком, «Сбер», «Авито» и многие другие лидеры своих рынков.

Плюсы и минусы Agile

У Agile, как и у любой другой методологии, есть свои преимущества и недостатки.

О плюсах мы уже много говорили по ходу материала, но если вкратце, то к ним можно отнести следующее:

• Гибкость. Работу легко подстроить под требования заказчика и запросы аудитории готовящегося продукта;
• Минимизация ошибок. Неважно, работаете ли вы по SCRUM, Kanban или любой другой методике, вы контролируете отдельные этапы процесса, что позволяет отслеживать просчёты и оперативно их устранять;
• Быстрый запуск, лёгкая адаптация к изменениям. Не нужно перерабатывать весь процесс, когда нужно внести какие-то коррективы, а для запуска не требуется сложное планирование.

Минусами эджайл-методологии являются:

• Угроза бесконечно продолжающейся работы. Тесная связь с заказчиком и регулярная обратная связь могут привести к тому, что в поисках идеального решения реальный запуск продукта будет постоянно откладываться;
• Сложность в адаптации документов. Гибкость гибкостью, а документацию никто не отменял. При регулярно изменяющихся условиях проекта, подразумеваемых agile-подходом, нужно адаптировать и документы. В противном случае они будут терять свою актуальность;
• Необходимость частых встреч команды. Это требуется для повышения эффективности работы и синхронизации в рамках проекта, задач. Но это же и отвлекающий от работы фактор;
• Важность постоянной поддержки мотивации специалистов. Сложность в выстраивании долгосрочного планирования, постоянное взаимодействие с заказчиком — всё это может сказываться на мотивации вашей команды, которую необходимо регулярно подпитывать.

Как внедрить Agile в управление проектами

Допустим, вы решили перейти от водопадной системы менеджмента к гибкой. С чего начать?

Первый шаг — визуализация задач и их контроля.

Для этого в работу интегрируются карточки, которые располагаются на kanban-доске в определённом порядке и выделяются разными цветами. Один цвет может означать, что задача находится в работе, другой, что она уже завершена и т. д.

Это служит для иллюстрации текущего состояния процесса и обеспечивает одинаковое видение проекта для всех его участников. А также даёт понимание, кто за что несёт ответственность и перед кем.

Второй шаг — организация совместной работы над задачами и привлечение клиента к процессу.

Это нужно для распределения нагрузки, создания здоровой атмосферы и плодотворного сотрудничества, которые будут вести к скорейшему достижению целей. А для клиента это будет значить вовлечённость в процесс, возможность корректировать его по ходу работы, а не после того, как продукт уже будет готов.

Когда команда работает синхронно, все рабочие процессы становятся прозрачными, а любые проблемы можно разрешить практически моментально.

Другой отличительный аспект Agile-методологии — разделение проекта на мелкие составные части.

Это могут быть спринты, ограниченные по времени, отдельные этапы проекта, задачи конкретных команд. Такой подход к работе обеспечивает высокий темп и большую продуктивность ваших специалистов.

Следующий шаг — изменение модели управления руководителя.

В Agile он не просто раздаёт указания и принимает результат. В такой системе руководитель задаёт вектор общей работы, определяет правила взаимодействия внутри команды, выступает мотиватором.

Внедрение Agile-подхода может вызвать сложности. Специалистов может понадобиться переучивать, прививать им культуру гибкости и самоорганизации, а самому руководителю переходить от глобального контроля к точечному.

Есть несколько способов ускорить этот процесс и сделать его максимально безболезненным:

• Пригласить Agile-коуча. Специалист поможет организовать процессы, внедрить подходящий под ваши запросы софт, проведёт тренинги с командой, отработает возможные возражения;
• Пройти тренинги по Agile. Сам руководитель обучится основам методологии, а затем научит им свою команду;
• Приобрести курсы Agile. В интернете полно курсов по базису методологии, приёмам по её внедрению и так далее. Курс может пройти как сам руководитель, так и его команда. Во многих курсах есть упор на практику, что поможет быстрее перейти на Agile в своей работе.

Вместо вывода: что почитать, чтобы лучше разбираться в философии Agile и её инструментах

Книга — мощный вспомогательный инструмент для обучения Agile и его внедрения в управление проектами. Но помните, что это в первую очередь навык, и только практика поможет освоить его в полной мере.

Итак, 10 книг, которые мы рекомендуем почитать по теме Agile:

1. «Цель: процесс непрерывного совершенствования», Элияху Голдратт, Джефф Кокс;
2. «Agile: Оценка и планирование проектов», Майк Кон;
3. «SCRUM. Революционный метод управления проектами», Джефф Сазерленд;
4. «Agile-менеджмент: Лидерство и управление командами», Юрген Аппело;
5. «Scrum без ошибок. Инструменты, техники и советы для тех, кто работает по Agile», Илан Голдштейн;
6. «Agile-маркетинг. Хакерские практики для эффективного бизнеса», Скотт Бринкер;
7. «Канбан. Альтернативный путь в Agile», Дэвид Андерсон;
8. «Эпоха Agile. Как умные компании меняются и достигают результатов», Стивен Деннинг;
9. «Все о SCRUM. Изучение, разработка, интеграция», Клод Обри;
10. «Постигая Agile. Ценности, принципы, методологии», Эндрю Стеллман, Дженнифер Грин.