Как Shtab помогает языковой онлайн-школе проводить тысячи занятий ежемесячно

«ЛернПроект» организует сотни уроков в день, собирает и отрабатывает по ним обратную связь, ведет четыре блога — всего в работе задействовано семь отделов. Рассказываем, как команда упростила процессы благодаря платформе.

Михаил Богославец — руководитель отдела разработки в компании «ЛернПроект». Он поделился историей, как школа переходила на Shtab. А еще объяснил, почему сотрудники отвергали работу с прошлой платформой для организации и что помогло перевести коллектив на новый сервис.

О компании

«ЛернПроект» — стартап, объединяющий самую крупную онлайн-школу немецкого языка в России Deutsch Online, молодую школу испанского Español Online и китайского Chinese Online.

В Deutsch Online в основном учатся взрослые, которым немецкий нужен для переезда, поступления в университет или работы.

Español Online выбирают те, кто готовится к жизни в испаноязычных странах, хочет свободно разговаривать на испанском в путешествиях или просто учит его для души. В этом языковом направлении у нас в основном молодая аудитория.

Каждый месяц мы проводим от 10 до 15 тысяч занятий.
В «ЛернПроект» около 600 преподавателей и более 60 штатных сотрудников, поэтому нам важно выстраивать работу сразу со множеством команд: IT-разработкой, продажами и маркетингом, клиентским сервисом, методистами, HR и административными подразделениями.

Задача: наладить взаимодействие между отделами

До перехода на Shtab мы использовали другой отечественный сервис. Формально в нем были все необходимые функции, но на практике система не прижилась — это произошло по нескольким причинам.

Главная проблема: команды могли работать только в отдельных, изолированных пространствах. У каждого отдела была своя доска, и другим сотрудникам доступ к ней был ограничен. Это мешало процессам, ведь в «ЛернПроект» задачи часто проходят через несколько подразделений: маркетинг может поставить задачу IT, клиентский сервис — методистам, а продажи — разработке. 

Когда задача касалась нескольких отделов, работа сильно усложнялась. Чтобы узнать статус задачи или оставить комментарии, командам приходилось получать доступ, чтобы зайти в чужие проекты, или уточнять статус в личных переписках. На рутину уходило лишнее время, которое можно было потратить на саму задачу.

Ситуацию усугубляло то, что коллеги воспринимали интерфейс как слишком сложный. Сервис выглядел для сотрудников «комбайном» с десятками возможностей, что отвлекало от основной цели — поставить задачу в два клика и вернуться к работе. Как результат — систему открывали лишь по необходимости, стараясь избегать ее в ежедневной работе.

По каким критериям выбирали платформу

Со временем в «ЛернПроект» начали искать другой, более гибкий сервис. Когда мы выбирали альтернативу, то выделили для себя несколько решающих критериев, которые помогли бы наладить коммуникацию между отделами. Например, сервис должен был:

📌 Показывать полный пул задач руководству. Мы хотели видеть на будущей платформе общую доску, которая выводит все статусы и обновления по работе каждой команды. Это помогло бы менеджменту видеть общую картину и контролировать движение задач между отделами.

📌 Разграничивать видимость для пользователей. Это важно, чтобы каждому сотруднику была доступна только нужная ему часть задач, а чужие доски и карточки не усложняли интерфейс. Так команде было бы проще привыкнуть к сервису, а перегруженный визуал не вызывал отторжение.

📌 Упростить работу над общими задачами. Когда в процессе участвует несколько отделов сразу, у каждого должен быть доступ ко всей информации: истории, статусам, комментариям. Так сотрудникам не понадобится тратить время, чтобы настраивать разрешения к чужим доскам или запрашивать информацию у коллег в личке.

Как переходили на Shtab

Из-за размера коллектива компания сознательно решила подключать все подразделения не сразу, а постепенно — одну команду за другой. 

Первым на Shtab мы перевели IT-отдел. На их адаптацию заложили меньше всего времени, ведь разработчики уже использовали доски Kanban, и система показалась им наиболее привычной.

Следующей подключили команду клиентского сервиса — все потому, что от скорости их работы зависит лояльность клиентов. Кроме того, именно клиентский сервис создает больше всего кросс-задач, которые относятся также к отделу разработки, методическому отделу и отделу продаж. Переезд на новый сервис ускорил взаимодействие с коллегами и клиентами, а также позволил автоматизировать некоторые рутинные задачи.

Затем уже переводили отдел продаж и маркетинга, методистов, HR и административные подразделения. Для каждого отдела мы проводили внутреннее обучение: показывали, как ставить задачи, отслеживать прогресс, настраивать процессы.

Обучить сотрудников помогли и демонстрации от команды Shtab. Например, Артем, представитель Shtab, помогал нам настраивать сервис под уникальные процессы внутри команды.

Также разобраться с новой системой помогло сообщество Shtab. Это отдельный телеграм-канал, где разработчики и пользователи сервиса отвечают на вопросы других участников. Там мы задавали вопросы по настройке и процессам, и с нами делились опытом специалисты Shtab и сотрудники других команд.

Как используем Shtab сейчас

Когда мы разобрались с настройкой платформы, то перенесли в нее большую часть рабочих процессов. О самых важных из них рассказываем дальше.

✅ Создали единое пространство задач для всех отделов. Сейчас у каждого подразделения есть собственные доски: сотрудники видят работу только своего отдела и не путаются в общем потоке. Когда в задаче участвует несколько команд, то доступ выдается каждой. 

Например, маркетинг ставит задачу IT, и обе стороны могут отследить в карточке статус или оставить комментарий — без обсуждений в личной переписке или запроса доступа в чужой проект. При этом маркетинг видит только те задачи, которые он отправил в работу IT, а не все задачи на разработку от семи отделов компании.

✅ Автоматизировали работу с обратной связью от учеников школы. Мы сделали интеграцию по API с нашей образовательной платформой. Теперь, когда ученик в личном кабинете оставляет оценку за урок 4 и ниже, в Shtab автоматически создается задача на ответственного сотрудника, и в течение часа он связывается с клиентом, чтобы отработать обратную связь. Это помогает нам поддерживать высокое качество обучающих программ и сохранять лояльность клиентов.

Другой вариант развития событий: если ученик пропустил два урока — система сразу ставит задачу связаться с клиентом, выяснить причины, предложить перенос или заморозку пакета занятий. Раньше мы отслеживали пропуски вручную, на это уходило до восьми часов в неделю.

В течение последних месяцев мы перестроили процессы в работе клиентского сервиса и отдела продаж. Раньше менеджеры отдела продаж связывались с учеником через месяц после начала обучения, и эти задачи ставились и выполнялись в CRM-системе, где не было сотрудников клиентского сервиса. 

Интеграция нашей обучающей платформы со Shtab позволила вынести эти задачи в единую систему, оценить и распределить объем нагрузки. Как результат — мы разгрузили отдел продаж на 100 часов в месяц и перенаправили эти ресурсы на дополнительные каналы продаж.

✅ Организовали работу редакции. У нас есть отдельный блог по каждому направлению: немецкому, испанскому и китайскому языку. Над ними работает команда из десяти человек. Чтобы регулярно выпускать большое количество материалов в четырех блогах, мы перенесли процессы редакции в Shtab.

Теперь авторы, корректоры и редакторы ведут задачи в формате Kanban, каждый этап работы над материалом распределен по статусу и языковым направлениям.

Редакторам мы даем полный доступ: они видят все задачи и могут контролировать загрузку. Авторы же получают только гостевой доступ, чтобы видеть карточки статей, в работе которых участвуют, и не отвлекаться на общий поток задач в компании.

В итоге, используя Shtab, мы делегируем ряд задач авторам. Это значительно разгружает редактора, но при этом позволяет не тратить бюджет на дополнительные учетки.

✅ Сделали централизованную базу знаний. Раньше мы использовали Notion, а после его ухода из РФ Shtab стал достойной альтернативой. В нем мы храним все документы и инструкции, а также создаем новые во внутреннем редакторе. Для каждой группы сотрудников настроили права доступа: есть общие материалы, а есть разделы для отдельных команд.

Чего ждем от платформы в будущем

После перехода мы используем многие функции Shtab, но часть из них нам все же не пригодилась, а некоторые хотим увидеть в следующих обновлениях. Например, в работе часто применяем диаграммы Ганта. Они уже есть на платформе, но их возможностей нам не хватает, поэтому с нетерпением ждем ближайшее обновление сервиса.

Также у Shtab есть трекинг времени, но он нам просто не пригодился. Время мы не отслеживаем — сотрудникам важнее наглядно видеть статус по каждой задаче, с этим платформа справляется благодаря Kanban-доскам. 

Итог: коллектив больше не отвергает работу с платформой

Один из главных плюсов перехода на Shtab — сотрудники начали воспринимать систему как удобный инструмент, а не рабочую обязанность. Прошлый сервис многим не нравился: одни отказывались его использовать, другие делали это по заданию руководителя. Теперь же платформа стала частью повседневной работы без сопротивления и лишнего контроля от менеджмента.