8 приложений для учета рабочего времени: как выбрать систему для команды

Система учета рабочего времени — это инструмент, который позволяет компании фиксировать, анализировать и контролировать, сколько времени сотрудники тратят на работу, какие задачи выполняют и как распределяется их рабочий день. 

Зачем нужна система учета рабочего времени?

Прозрачность рабочих процессов

Такая система дает компании полный обзор того, как используется рабочее время: кто и когда приходит, уходит, какие задачи открыты, какие завершены. Это помогает руководителю видеть актуальную картину, а не ориентироваться на предположения.

Оптимизация ресурсов

Когда данные о времени собираются автоматически, их можно просмотреть в разных версиях отчетов, сравнить недели, месяцы, проекты. Это показывает, где возникают провалы или перегрузки, и позволяет перераспределить задачи.

Повышение эффективности и дисциплины

Сотрудники становятся внимательнее к своему рабочему дню, а компания получает возможность анализировать временные ресурсы.

Корректный расчет зарплаты

В компаниях с почасовой оплатой или сменным графиком учет рабочего времени — базовая необходимость. Он исключает ошибки и споры при расчете заработной платы и делает процесс прозрачным.

Управление проектами через реальные данные

Учет помогает понять, сколько времени занимает каждая задача.

Кейсы (примеры применения):

• IT-компания. Вводит систему учета рабочего времени, чтобы видеть, сколько часов тратится на разные версии программного продукта. Это помогает точнее планировать спринты и распределять нагрузку между командами.
• Агентство. Использует учет рабочего времени, чтобы фиксировать, сколько часов уходит на каждого клиента. Это позволяет корректно выставлять счета и оценивать рентабельность проектов.

Функционал программ для учета времени работы

Современные программы для учета рабочего времени — это целый пакет инструментов. Постараемся разобраться, какие именно фишки можно встретить сегодня. 

Сбор данных о временных затратах

Трекер — основной элемент любой подобной программы. Он фиксирует:

• кто, когда и над какими задачами работал;
• сколько времени ушло на каждую карточку, даже если над ней трудились несколько человек;
• как распределялись отдельные периоды активности.

Автоматические скриншоты и контроль процесса

Программа автоматически делает скриншоты рабочего стола через заданные интервалы. Эта функция дает возможность менеджеру наблюдать за прогрессом без лишних вопросов и отвлечений.

Часто встроенная нейросеть защищает приватность. Например, если на скриншоте есть личная информация, она размывается. Таким образом, система отличается балансом между контролем и этичностью.

Помодоро-таймер

Встроенный помодоро-таймер стартует автоматически или вручную, помогая чередовать периоды концентрации и отдыха.

• 25 минут работы,
• 5 минут перерыва,
• после четырех циклов — длинная пауза.

Можно настраивать интервалы, количество повторений и автозапуск. Такой подход помогает сохранять фокус, избегать перегрузок и развивать навыки тайм-менеджмента.

Добавление времени вручную

Забыли включить таймер? Такой инструмент позволяет добавлять время позже. Это удобно для совещаний, офлайн-работы, переговоров или периодов, когда сотрудник был занят или работал вне компьютера.

Система учитывает такие данные в общие отчеты, сохраняя их детализированными и структурированными.

Анализ активности

Программа измеряет активность по кликам, движению курсора и вводу текста. Если активности нет, трекер ставится на паузу и снова стартует при возобновлении работы.

Эта функция помогает выявить пиковые зоны продуктивности, лучше распределять нагрузку и объективно оценивать интенсивность работы над задачами.

Работа в офлайн-режиме

Если интернет пропадает, трекер переходит в локальный режим и продолжает учет времени работы. Как только соединение восстанавливается — все данные автоматически синхронизируются.

Такой подход отличается надежностью и позволяет работать без перерывов: в поездке, на выезде, на объекте или там, где связь нестабильна.

8 лучших систем для учета рабочего времени

Shtab

Российская платформа для совместной работы, объединяющая управление проектами и ведение документации. Встроенный тайм-трекер считает время, потраченное на задачи, и помогает командам работать предсказуемо и эффективно.

Ключевые фишки:

• фиксация времени по каждой задаче;
• автоматические скриншоты экрана с защитой приватности (размытие личных данных);
• трекинг активности: клики, ввод текста, движение курсора;
• помодоро-таймер;
• работа в офлайн-режиме с последующей синхронизацией;
• добавление времени вручную и из списков;
• таймлайн с активностью в течение дня: показывает, когда и над какой задачей работал сотрудник, и сколько времени он на это потратил;
• можно скрыть трекер для отдельных типов задач.

Стоимость: от 133 ₽ за пользователя в месяц.

Стахановец

Российская система учета рабочего времени и мониторинга персонала. Делает акцент на продуктивности, дисциплине и информационной безопасности.

Ключевые фишки:

• считает, сколько времени было потрачено на рабочие задачи, а сколько — нет;
• показывает, кто из сотрудников просматривал вакансии других компаний;
• контролирует текстовые и голосовые сообщения, пересылка файлов;
• фиксирует, какие запросы вводились в поисковик;
• можно завести список нежелательных сайтов, и потом смотреть, какие из них посещают сотрудники;
• можно поставить запрет на пересылку документов;
• можно в режиме реального времени смотреть, что происходит на мониторе сотрудника;
• запись видео мониторов;
• можно запретить сотрудникам делать скриншоты экрана.

Стоимость: от 712 ₽ за пользователя в месяц.

Bitcop

Программа автоматической аналитики, которая помогает увеличить эффективность персонала и получить детальную картину рабочего дня.

Ключевые фишки:

• структура дня с визуализацией активности;
• автоматическая оценка продуктивного и непродуктивного времени;
• анализ использования программ и сайтов;
• учет рабочего времени с детализацией отсутствий, опозданий и переработок;
• трекинг задач с отображением трудозатрат;
• импорт отчета по затраченному времени в PDF или XLS.

Стоимость: от 162 ₽ за пользователя в месяц.

Kickidler

Комплексная система контроля рабочего времени и активности с расширенной аналитикой и визуальными отчетами.

Ключевые фишки:

• отчет по рабочему времени, учет опозданий и уходов;
• детальный анализ приложений и сайтов;
• история активности с хронологией всех действий;
• оценка эффективности по категориям продуктивности;
• отчеты по динамике и рейтинги сотрудников.

Стоимость: от 175 ₽ за пользователя в месяц.

Staffcop

Инструмент контроля сотрудников и автоматизации учета времени от СКБ Контур. Делает акцент на аналитике, дисциплине и защите информации.

Ключевые фишки:

• учет времени работы и перерывов;
• разграничение пользователей и подразделений;
• оценка активности в приложениях и на сайтах;
• отчеты по опозданиям, посещаемости и нарушениям;
• формирование табеля Т-12 для расчета зарплаты.

Стоимость: по запросу.

Rt-Solar Dozor

DLP-система, которая может использоваться для косвенного учета рабочего времени за счет анализа действий сотрудников.

Ключевые фишки:

• мониторинг сетевой активности;
• модуль «Досье» с детализацией посещаемых ресурсов;
• выявление отвлечений и «молчащих» компьютеров;
• контентный анализ переписок и документов;
• технологии ID-идентификация и OCR;
• скриншоты и запись звука.

Стоимость: по запросу.

WEEEK

Простая система учета времени внутри задач — с таймером, ручным вводом и встроенной аналитикой.

Ключевые фишки:

• таймер задач с автоматической паузой;
• ручное добавление времени;
• вкладка «Время» с историей и детальными записями;
• аналитика по проектам, сотрудникам и подзадачам;
• можно выставлять плановое время на задачу;
• есть помодоро-таймер, но он не учитывается в подсчете времени, потраченном на задачу.

Стоимость: от 199 ₽ за пользователя в месяц.

Crocotime

Приложение с автоматическим мониторингом рабочего времени и полной цифровой «фотографией» рабочего дня.

Ключевые фишки:

• анализ продуктивности по программам и сайтам;
• структура дня с началом/окончанием работы и перерывами;
• детализация по отделам и сотрудникам;
• диаграммы активности по дням и часам;
• автоматическое формирование табеля учета рабочего времени.

Стоимость: по запросу.

Как контроль учета рабочего времени помогает руководителю?

Учет времени сотрудников — это не галочка для отчета, а мощное управленческое средство. С ним при правильном подходе легче принимать важные решения. 

1. Точная картина загрузки команды

Контроль времени работы сотрудников дает руководителю качественные данные о том, кто чем занят, на каких этапах возникают задержки и где требуется перераспределение задач.

Представьте библиотеку с большим потоком читателей. Если библиотекарь не фиксирует, на каких полках книги задерживаются или куда чаще всего обращаются, он работает вслепую. Но когда есть система учета — становится ясно, какие разделы требуют усиленного внимания и где нужен дополнительный персонал.

Так же и в компании, сервис учета времени показывает, какие «полки» (проекты, задачи) требуют усиления.

2. Управление расходами и рентабельностью

Когда руководитель видит, сколько времени реально уходит на выполнение задач, он может точнее оценивать стоимость проектов, распределение бюджета и расходов.

Для компаний, работающих с фрилансерами, это особенно ценно: время фиксируется объективно, и оплата основана не на предположениях, а на фактических данных.

3. Повышение прозрачности и качества управления

Контроль времени учитывает не только длительность работы, но и ее структуру: паузы, переключения, выполнение специальных задач. Это помогает выявлять неэффективные процессы и улучшать их.

Почтовое отделение отслеживает, сколько писем сортируется за определенный период. Если на каком-то этапе образуется очередь, начальник видит это по данным и может усилить участок и, например, перераспределить команду. Сервис учета времени работает аналогично — он показывает «очереди» в рабочих процессах.

4. Планирование проектов и сроков

Когда компания использует приложение для учета рабочего времени, руководитель получает не просто набор данных, а развернутую систему отчетов — от базовых таблиц до глубоких аналитических сводок. 

Благодаря этому он может сравнивать нагрузку за разные периоды, оценивать вклад отдельных сотрудников и команд, видеть динамику задач и выявлять узкие места. В итоге руководитель получает не голые цифры, а практичный инструмент, который позволяет точнее прогнозировать сроки, заранее распределять ресурсы и избегать перегрузок.

5. Управление удаленной командой и фрилансерами

Если в команде есть те, кто работает в дистанционном формате, временные подрядчики или фрилансеры, контроль времени работы становится незаменимым. Он обеспечивает прозрачность взаимодействия, исключает недопонимания и обеспечивает доверие обеих сторон.

Некоторые сервисы включают платные расширенные модули — например, скриншоты, мониторинг активности, интеграции с таск-менеджерами. 

6. Повышение дисциплины и ответственности

Сам факт того, что время учитывается, мотивирует сотрудников планировать рабочий день, избегать лишних отвлечений и придерживаться сроков. Это естественный эффект прозрачности.

Как определить, какая система учета времени будет удобнее для сотрудников

Выбор системы учета времени — это не простое решение для руководителя. Важно, как будут чувствовать себя сотрудники каждый день, насколько они будут вовлечены и как станут относиться к работе в компании. 

Чтобы система действительно помогала, а не создавала лишние проблемы, важно посмотреть на нее глазами тех, кто будет ей пользоваться каждый день.

Дальше — важные критерии, которые помогут понять, насколько система будет удобной и понравится команде.

1. Простота и интуитивность интерфейса

Первое, с чем сталкивается сотрудник, — это интерфейс. Если он сложный, перегруженный кнопками или требует долгого обучения, система будет восприниматься как «лишняя бюрократия».

Как проверить удобство:

• протестируйте сценарий: «запустить таймер → переключить задачу → добавить время вручную»,
• оцените, сколько кликов нужно на простое действие,
• предложите нескольким сотрудникам попробовать систему без инструкций — если они справились, интерфейс удобный.

2. Наличие автоматизации, которая снижает рутину

Сотрудникам важно, чтобы система не требовала постоянного внимания. Чем меньше ручных действий — тем лучше.

Обратите внимание:

• есть ли автозапуск и автопауза трекера,
• фиксируется ли активность автоматически,
• сохраняется ли время без интернета,
• можно ли добавлять время задним числом, если был созвон или встреча.

Такие функции уменьшают нервозность и снимают страх «что-то забыть».

3. Гибкость настроек под разные роли

Команды работают по-разному: разработчикам нужен точный учет задач, маркетологам — ориентировочные интервалы, менеджерам — суммарное время по проектам.

Удобная система должна позволять:

• выбирать детали учета (поминутно, по задачам, по блокам времени),
• отключать лишние функции,
• скрывать трекер, если он не нужен в конкретном процессе.

Это снижает сопротивление сотрудников и делает инструмент адаптивным к реальности.

4. Минимизация ощущения «тотального контроля»

Даже если компания использует расширенный мониторинг, сотрудникам важно понимать, где проходит граница.

Система удобна, если:

• прозрачна логика сбора данных,
• нет лишних инструментов наблюдения, которые не нужны в конкретной роли,
• внедрены механизмы защиты персональных данных (например, размывание приватной информации на скриншотах),
• функции контроля можно настраивать под команды.

Чем понятнее и честнее правила, тем выше доверие.

5. Поддержка сценариев реальной работы

Удобная программа учитывает, что работа — это не только сидение перед экраном.

Система должна позволять:

• учитывать офлайн-активности (встречи, звонки, совещания),
• добавлять время вручную,
• отслеживать задачи, над которыми работают несколько людей,
• корректировать записи.

Если учет отражает реальную картину, сотрудники воспринимают систему как полезный инструмент, а не ловушку.

Заключение

Выбор правильного сервиса напрямую влияет на то, насколько комфортно будет работать команде и насколько честной станет аналитика.

Поэтому при выборе системы важно смотреть не только на то, что она умеет и сколько стоит, но и на удобство ее использования, уровень автоматизации, можно ли ее настроить под разных людей, насколько прозрачен контроль и подходит ли она для реальных рабочих ситуаций. От этого зависит не только продуктивность, но и то, насколько сотрудники будут доверять этому инструменту, а значит — и общая атмосфера в компании.

Получается, правильно выбранная система учета времени — это не преграда, а, наоборот, инструмент для роста. Она помогает принимать верные решения, улучшать процессы и создавать такую рабочую атмосферу, где работают эффективно и чувствуют себя комфортно.