Повышение продуктивности: 9 мифов, которые вводят в заблуждение

Кажется, что мир уже давно должен стать местом просветленных людей, не тратящих ни единой минуты зря. Если судить по количеству статей о том, как стать продуктивным.

И все же, сколько бы статей мы ни прочитали, большинство из нас чувствует, что привычки сильнее нашего желания стать продуктивнее.

Проблема в том, что многие советы, которые звучат классно «на бумаге», не работают в реальной жизни. Собрал девять главных мифов о продуктивности, которые вводят в заблуждение и даже могут быть вредными. Кроме того, предложу альтернативные рекомендации, которые помогут вам оставаться продуктивными и не бросаться в крайности.

Миф №1: копируйте привычки успешных людей

Многие статьи о продуктивности любят перечислять привычки успешных людей:

• Стив Джобс ел всего два раза в неделю;
• Зигмунд Фрейд каждый день подстригал бороду;
• Опра Уинфри никогда не пропускает встречи;
• Тим Кук просыпается в 3:45 утра (серьезно?) и так далее.

Однако превознесение привычек успешных людей ошибочно по нескольким причинам.

Во-первых, это статистически сомнительно.

«На несколько человек, которые добились успеха благодаря развитию продуктивных привычек, приходится много неуспешных, несмотря на использование тех же привычек», — пишет психолог Адитья Шукла в блоге Cognition Today.

Из-за этого в нашем мозгу развивается идея о том, что успешные люди постоянно находятся на пике производительности. Но, например, президент США Бенджамин Франклин (возможно, праотец списка дел) «от природы не был склонен к упорядочиванию своих бумаг и других вещей, и эта работа казалась ему настолько утомительной, что он почти бросил ее в расстройстве», — пишет Мейсон Карри, автор книги «Режим гения. Распорядок дня великих людей». «Более того, он не всегда мог следовать строгому ежедневному расписанию, которое он для себя установил».

«Легко забыть, что на их пути были и остаются свои трудности и проблемы», — говорит лайф-коуч Кейси фон Идерштейн на Thrive Global. «Мы можем воспринимать их жизнь как идеальную и недостижимую».

Что делать: используйте примеры успешных людей в качестве вдохновения, а не прямого копирования

Вдохновляйтесь людьми, которыми вы восхищаетесь, экспериментируйте с их подходами к продуктивности, подражайте тем идеям, которые действительно помогают вам работать лучше — и отбросьте все остальное.

«Когда мы видим кого-то, кто создал жизнь, привлекательную для нас, важно использовать его в качестве вдохновения (что очень сильно отличается от идолопоклонства)», — говорит фон Идерштейн.

Миф №2: максимально используйте каждый момент своего дня

Один из самых устойчивых мифов — настолько укоренившийся, что он уже почти стал тем, как люди представляют себе продуктивность — идея о том, что хорошо работать — это значит максимально использовать каждую секунду каждого рабочего дня для выполнения тасков.

На самом деле, попытка быть идеальным достигатором просто не соответствует человеческой природе. Согласно Кэлу Ньюпорту и многочисленным исследованиям темы, у нас есть примерно 3-4 высокопродуктивных часа в день. Да, всего.

«Быть продуктивным — это не значит управлять временем», — говорит Адам Грант, психолог из Уортона. «В сутках ограниченное количество часов, и концентрация на управлении временем просто заставляет нас лучше осознавать, сколько из этих часов мы тратим впустую».

Сосредоточенность на максимизации времени может снижать нашу креативность, говорит Грант:

Продуктивность и креативность требуют противоположных стратегий управления вниманием. Продуктивность подпитывается за счет повышения фильтров внимания, чтобы не пропускать несвязанные или отвлекающие мысли. Но творчество подпитывается снижением фильтров внимания, чтобы впустить эти мысли.

Творческие люди часто отдыхают и много спят. Это нормально.

Что делать: определите несколько часов в день, когда вы наиболее продуктивны, и сосредоточьтесь на них

Направьте свою энергию на то, чтобы быть продуктивным в те часы дня, когда вы наиболее сосредоточены и эффективны.

Чтобы определить пиковые часы своей активности, у нас в Shtab можно посмотреть отчеты по активности. Продуктивные часы отмечаются самым насыщенным цветом:

В нерабочее время убедитесь, что у вас есть время на то, чтобы отключиться и выспаться.

Миф №3: ставьте только САМЫЕ БОЛЬШИЕ цели

«Живи своей лучшей жизнью», – часто говорят тренеры успешного успеха. Может показаться, что люди, которые ставят САМЫЕ амбициозные цели, являются САМЫМИ успешными.

Но если вы ставите перед собой цели, например, записаться на марафон, чтобы больше бегать, или опубликовать книгу, чтобы больше писать, вы можете перегрузить себя слишком большими целями, слишком рано, и это может привести к обратному результату. В долгосрочной перспективе это может привести к тому, что вы станете думать о действиях — беге, писательстве и т.д. — как о слишком пугающих. Там и до прокрастинации недалеко.

Группа исследователей из Чикагского университета и Корейской школы бизнеса обнаружила, что сосредоточенность на целях в таких разных видах деятельности, как упражнения на беговой дорожке, создание оригами, чистка зубов зубной нитью и занятия йогой, коррелирует с более ранним отсевом.

В одном из экспериментов исследователи сравнили группу студентов, которым сказали думать о тренировке как о средстве для снижения веса, с другой группой, которой сказали думать об опыте тренировки. Затем каждую группу попросили рассказать о своих намерениях относительно тренировки.

Студенты с целью похудеть планировали бежать на беговой дорожке дольше, чем те, кому сказали сосредоточиться на ощущениях, но на самом деле все произошло наоборот: студенты, сосредоточенные на цели, пробежали меньше, чем те, кто сосредоточился на ощущениях от тренировки (34 минуты по сравнению с 43 минутами).

«Сосредоточенность на целях отвлекает нас от удовольствия, присущего деятельности, которой мы должны заниматься для достижения этих целей», — так описывают данное исследование на ресурсе 99u.

Что делать: начните с небольших, но последовательных привычек

Чтобы добиться устойчивых привычек продуктивности, лучше всего начинать с легко выполнимых задач.

«Многие из нас быстро теряют темп, впадают в уныние и преждевременно отказываются от своих целей, потому что “откусывают” больше, чем могут “прожевать”», — говорит психолог Ник Вигналл.

Он рекомендует «начинать со смехотворно малого». Придумайте то, что кажется вам выполнимой, регулярной рутиной, а затем понижайте на несколько ступеней даже это. Например, если ваша цель — написание книги, начните с обязательства писать по часу каждое утро, затем перейдите на 500 слов каждый день, затем на 500 слов каждый будний день, затем остановитесь на 300 словах каждый будний день.

По сути, чем более дробными будут задачи, тем легче создать рутину, которой вы будете придерживаться. В конце концов, эти маленькие кусочки достижений превратятся в нечто большое, например, в ту самую книгу.

Миф №4: используйте как можно больше систем для работы и повышения производительности и постоянно оптимизируйте их

Смешно развеивать этот миф, будучи автором блога сервиса для управления проектами Shtab, но только на первый взгляд.

Настраивая (или полностью переделывая) софт или методики для повышения продуктивности, мы чувствуем, что чего-то достигли. Проблема в том, что это «что-то» — управление нашими приложениями и системами продуктивности, а не реальная работа над достижением целей.

Что я имею в виду?

Здорово найти подходящий сервис для организации работы и повышения продуктивности (для меня это Shtab) или метод (для меня это time-blocking), но слишком сильная зависимость от них может привести к тому, что мы будем гнаться за количеством — вычеркивать как можно больше пунктов из списка дел — а не концентрироваться на качестве — определении и выполнении задач, которые окажут наибольшее влияние на достижение целей.

Например, многим знакома «погоня» за нулем в папки входящих (почты, Telegram, не важно). Если цель — заканчивать каждый день без писем в почтовом ящике, стимул — тратить много времени на проверку электронной почты и организацию сложных систем хранения.

Но все, к чему это приводит, — к пустому экрану в папке «Входящие». Это не приводит к достижению важных целей. Чаще всего, это вообще пустая трата времени. Люди, которые используют хитро устроенную систему папок для упорядочивания электронных писем, находят нужные не быстрее, чем те, кто просто ищет свои письма, согласно исследованию ученых из IBM.

В какой-то момент отдача от оптимизации наших систем производительности становится отрицательной. Количественная оценка себя с помощью приложений и систем стимулирует и даже вызывает привыкание, но это может отвлечь нас от более сложной в когнитивном плане и приносящей больше удовлетворения работы.

Что делать: относитесь избирательно к используемым приложениям и методам

Определите свои цели, затем используйте любимые приложения и методы как способ разбить эти цели на задачи и выполнить их.

Это нам, как разработчикам подобного сервиса, важно знать все тренды и новые возможности. Если вы не разрабатываете аналогичный продукт, вам достаточно выбрать приложение, исходя из того, помогает ли оно вам достичь целей, а не потому, что вам кажется, что вы должны использовать весь софт, что на слуху.

Миф №5: используйте систему вознаграждений

Американская культура, у которой мы все списываем, но не точь-в-точь, усиленно пропагандирует идею о том, что людей сильнее всего мотивирует внешнее вознаграждение, например, деньги, награды, статус.

Но история о человеке, который понял, что все деньги и власть, которые он может пожелать, не сделают его счастливым, стара как мир.

Вместо этого мы склонны извлекать наиболее значимые и устойчивые запасы продуктивности из «внутренней мотивации».

Согласно исследованию, проведенному в 2013 году среди 3500 немецких школьников, те, кто был мотивирован на получение хороших оценок, упорно трудились и добивались отличных результатов в ближайшей перспективе, но те, кто старался, потому что был заинтересован в предмете и хотел достичь в нем мастерства, в долгосрочной перспективе были лучше.

Если внешнее вознаграждение предоставляется человеку, который уже заинтересован в проекте, оно вытесняет внутреннюю мотивацию — это явление называется «теория мотивационного вытеснения». Даже если внешнее вознаграждение впоследствии убирается из уравнения, людям трудно восстановить свою первоначальную, внутреннюю мотивацию.

Что делать: культивируйте внутреннюю мотивацию

Во-первых, найдите время, чтобы перечислить свои главные жизненные ценности, используя структуру, подобную матрице Эйзенхауэра. Это поможет вам определить приоритеты и понять, какие навыки вы больше всего хотите развить в своей работе.

Затем сосредоточьтесь на процессе, а не на результате. Например, если вы пытаетесь написать книгу, вы можете расписать ее по временным блокам и даже составить список дел, в котором пункты, которые нужно отметить, будут соответствовать временным интервалам. Это поможет вам стремиться к реальному и конечному действию — написанию произведения в течение ограниченного периода времени, а не к более абстрактной и ориентированной на результат цели — написанию романа или даже главы.

Как говорит автор и художник Остин Клеон, сосредоточьтесь на «глаголе», а не на — «существительном»:

Многие люди хотят быть «существительным», не делая «глагола». Они хотят получить должность без работы... Выполнение «глагола» приведет вас куда-то дальше и будет гораздо более интересным, чем просто желание получить «существительное».

Миф №6: сила воли ограничена

Тема силы воли — одна из самых противоречивых в социальной психологии. В течение многих лет теория под названием «истощение эго» определяла общепринятую точку зрения.

Согласно этой теории, проявление силы воли и сопротивление искушению (перекусить, проверить WhatsApp, посмотреть YouTube и т. д.) является когнитивно сложной задачей, которая снижает нашу работоспособность.

Однако недавно эта теория была поставлена под сомнение. Свежие исследования показывают, что сила воли может быть изменчивой и зависеть от контекста и культуры. Например, одно исследование, в котором сравнивались 400 человек из Индии и 450 из Соединенных Штатов, показало, что американцам труднее сохранять самоконтроль при выполнении задания, чем жителям Индии. Интересно, как показали бы себя россияне? :)

«Ежедневные усилия по самоконтролю являются частью философских традиций в восточноазиатском контексте», — объяснила Вероника Джоб, одна из исследователей. Истощение эго «зависит от культурных эффектов и контекста».

Смежные исследования, проведенные Кэрол Дуэк и Грегори Уолтоном, показывают, что участники, считающие, что сила воли неограниченна, демонстрируют меньше признаков истощения эго по сравнению с теми, кто считает, что существуют пределы.

Даже сам основатель теории «истощения эго» Рой Баумайстер опубликовал работу, в которой говорится, что «мотивация, личные убеждения и ограниченные ресурсы вносят различный вклад в силу воли».

Как заявили исследователи Майкл Инзлихт и Брэндон Дж. Шмейхель, которым не удалось воспроизвести теорию Баумейстера, «[истощение эго] — это не какой-то загадочный результат потери ресурсов самоконтроля, а скорее результат сдвигов в мотивации, внимании и эмоциях».

Что делать: укрепляйте свою силу воли с течением времени с помощью позитивных утверждений и выработки привычек

Выработка небольших привычек или ритуалов помогает укрепить силу воли со временем.

Например, вернусь к примеру с написанием книги. Заставить себя писать – сложная задача, писать регулярно – почти невыполнимая. Если покопаться в интернете, можно найти прекрасный совет из книги Джулии Кэмерон «Путь художника» — писать три страницы каждое утро, не волнуясь о качестве и содержании. Так, вы приучите себя писать, даже когда этого совсем не хочется. А за этим последует рост мотивации. Когда действие становится привычкой, оно не требует никакой силы воли.

Самоутверждение также может помочь увеличить силу воли, согласно исследованию 2009 года.

Хотя сила воли податлива, важно не переусердствовать с работой в ущерб отдыху и расслаблению. Перерывы и время для развлечений помогут вам научиться любить свои привычки настолько, чтобы придерживаться их.

Миф №7: визуализируйте достижение своей цели

Единственное, что отделяет вас от достижения цели, — это ваше воображение, верно? Если вы можете просто увидеть, как достигаете своей цели — пересекаете финишную черту марафона, отправляете свою книгу в издательство, получаете работу мечты — вы ее достигнете. Но это утопия.

«Одна из причин, по которой позитивные фантазии предсказывают низкие достижения, заключается в том, что они не генерируют энергию для достижения желаемого будущего», — заключают авторы.

Люди также легче сдерживаются при неудачах, потому что в нашей фантазийной версии ничего не произошло.

Что делать: используйте свое воображение, но реалистично

Авторы статьи рекомендуют попробовать «критическую визуализацию», когда вы представляете себе «реалистичные препятствия, неудачи и другие не очень позитивные факторы».

Например, вы можете представить, что произойдет, если вы не получите работу мечты или вам придется отложить планы на путешествие, или перенести написание заключения вашего романа. Это поможет не зацикливаться на одном конкретном результате и сделает путь к вашей цели достижимым, но при этом более реалистичным.

Миф №8: оставайтесь занятыми

Замечали, что мы часто жалуемся на занятость, но при этом постоянно перегружаем себя расписанием? Отчасти это обусловлено современным культом труда и эффективности.

Это также связано с верой в то, что мы достигаем большего, если берем на себя больше обязательств.

Хотя в исследованиях Колумбийского университета есть некоторые доказательства того, что занятые люди продуктивны, потому что они «считают, что эффективно используют свое время», бесконечная занятость часто указывает на путаницу в приоритетах.

По данным Journal of European Psychology Students, существует несколько ключевых различий между «занятостью» и «продуктивностью»:

• наличие «плохо сформулированных» целей по сравнению с «четко сформулированными» целями;
• «наличие множества приоритетов, многозадачность» по сравнению с «наличием четких приоритетов, сосредоточенностью на одной задаче»;
• «говорить “да" большинству вещей (импульсивное "да")» против «говорить "нет" многим вещам (продуманное "да")»;
• «немедленно реагировать на любую внезапную задачу» в сравнении с «планировать задачи».

Что делать: попробуйте использовать специальные техники, чтобы избежать ловушки занятости

• сосредоточьтесь на выполнении всего трех важных дел каждый день, советует предприниматель Дэн Салливан;
• устройте себе часовое электронное отключение, советует Томас Дж. ДеЛонг, профессор менеджмента в Гарвардской школе бизнеса;
• признайте свою «склонность к действию», распространенную среди предпринимателей, и поймите, что вам не всегда нужно что-то делать, говорит бизнес-психолог Тони Краббе;
• скажите «нет» делам, которые не способствуют достижению ваших целей;
• заведите утреннюю рутину, в которой уделите время размышлениям о том, как вы организуете день.

Миф №9: режим без компромиссов поможет оставаться продуктивным

Мы представляем себе высокопродуктивных людей как тех, кто встает в 5 утра, выпивает смузи и просматривает свой список дел до того, как все остальные встают с постели. Возможно, есть и такие люди. Но есть причина, по которой многим из нас сложно придерживаться такого бескомпромиссного режима.

«В своей работе психолога я регулярно сталкиваюсь с некоторыми довольно непродуктивными побочными эффектами, которые сопутствуют воинственно-продуктивному мышлению, один из самых распространенных — осуждающее самобичевание», — пишет Ник Вигналл в своем блоге.

«Хотя суровый внутренний критик может быть поверхностно мотивирующим в краткосрочной перспективе, он имеет тенденцию оказывать разрушительное воздействие на долгосрочную продуктивность из-за беспокойства и депрессии, к которым он приводит», — добавляет Вигналл.

Что делать: попробуйте позитивное самовнушение

Тот же Ник Вигналл рекомендует изменить то, как вы разговариваете с собой, когда пытаетесь мотивировать себя что-то сделать.

Вместо того чтобы сурово относиться к себе, когда не оправдываете своих ожиданий («Я так недисциплинирован, когда дело доходит до ведения финансов»), будьте более благосклонны к себе и понимайте свои проблемы («Мне всегда удается вести журнал финансов, хотя это одно из моих самых нелюбимых занятий, и я более дисциплинирован в других областях моей жизни»).

Проблема с мифами о продуктивности в том, что они могут заставить вас почувствовать себя неудачником, если вы не сможете соответствовать им. Они пропагандируют продуктивность ради продуктивности, а не ради достижения чего-то, что вам действительно важно. Вот почему суть большинства советов «что делать» в этой статье сосредоточена на поиске способов получать удовольствие от работы и бросать себе вызов, управляя ожиданиями, чтобы не чувствовать себя неудачником, когда вы не справляетесь и продолжаете работать.