Трекать или не трекать рабочее время сотрудников?
Если хотите лучше планировать проекты и грамотно распределять деньги и время, то лучше трекать.
Тайм-трекер: что это такое и когда нужен
Тайм-трекер — это инструмент, который помогает фиксировать, сколько времени уходит на разные задачи, проекты или рабочие процессы. По сути, это «трекер рабочего времени», через который можно автоматически или вручную записывать, чем именно занят человек в течение дня. Благодаря этому сотрудник видит полную картину своей загрузки, где он продуктивен, а где — теряет часы на рутинные или несогласованные действия.
Тайм-трекер становится полезным в тех ситуациях, когда важно понять, на какие задачи уходит больше времени и как его оптимизировать. Рассмотрим несколько типичных случаев:
- Проектная работа
В командах, где задачи распределяются между специалистами, трекер учета времени помогает увидеть, сколько часов тратится на каждый этап проекта. Это облегчает планирование и анализ эффективности.
- Фриланс и почасовая оплата
Если специалист работает с разными клиентами, важно точно фиксировать, сколько времени заняла каждая услуга. Тайм-трекер позволяет избежать споров и делает расчеты прозрачными.
- Самоконтроль и повышение продуктивности
Даже если человек не ведет коммерческие проекты, программы тайм-трекеры помогают выявить «провалы» в концентрации, побороть прокрастинацию, понять, где теряется время, и выстроить более продуктивный режим.
- Управление командой
Руководителю тайм-трекер помогает увидеть реальную нагрузку сотрудников и корректно распределить задачи, чтобы избежать переработок или простоев.
Какие функции выполняет
Несмотря на то, что некоторые сотрудники в компаниях боятся трекеров, они, на самом деле, несут большую пользу. Главное — правильно преподнести значимость программ. Так, например, тайм-трекеры выполняют ряд функций:
1. Фиксация рабочего времени
Главная функция — отслеживание, сколько времени уходит на конкретные задачи или проекты. Это может быть ручной запуск таймера или автоматическое распознавание активности.
2. Аналитика и отчёты
Программы тайм-трекеры формируют наглядные отчеты: графики, диаграммы, сводки по дням и неделям. Они показывают:
- сколько времени ушло на продуктивные задачи,
- где возникли провалы,
- какие процессы требуют оптимизации.
3. Планирование и постановка целей
Большинство современных тайм-трекеров включают:
- календарь,
- планировщик задач,
- напоминания,
- дедлайны.
С их помощью можно не только фиксировать время, но и заранее структурировать рабочий день. Поэтому ни одна задача не потеряется, ни одна гениальная идея не забудется — все под рукой и наглядно.
4. Контроль командной работы
С помощью программ руководители получают:
- суммарные отчеты по всем командам,
- информацию о переработках,
- данные о распределении нагрузки,
- статистику выполнения задач и т.д.
Это помогает выстраивать более сбалансированный рабочий процесс, где заслуги каждого сотрудника можно посмотреть и проанализировать.
5. Мониторинг продуктивности
Пожалуй, самая пугающая для работников функция тайм-трекера. Многие системы могут отслеживать, какие приложения и сайты использует сотрудник.
С одной стороны, это помогает оценить концентрацию и выявить факторы, которые «съедают» рабочее время. С другой — именно здесь возникает наибольшее напряжение, потому что подобный контроль нередко воспринимается как вторжение в личное пространство. Чтобы понять, зачем эта функция нужна, важно рассмотреть её более глубоко и в контексте реальных рабочих процессов.
Мониторинг позволяет руководителю не «следить» за человеком, а увидеть общую динамику команды: на каких этапах сотрудники чаще всего сталкиваются с перегрузкой, какие задачи занимают больше времени, чем запланировано, и где возникают системные задержки. Это помогает оптимизировать бизнес-процессы, а не искать виноватых.
Такие инструменты полезны самим работникам. Когда человек видит собственную статистику — в каких приложениях он проводит большую часть времени и насколько часто отвлекается — ему легче корректировать свой режим и формировать более устойчивые рабочие привычки. Это особенно заметно в удаленной работе, где нет «офисных границ» и самодисциплина выходит на первый план.
На рынке десятки вариантов программного обеспечения со встроенными таймерами. Отобрали лучшие предложения в этой статье.
Shtab
Этот сервис не только для отслеживания времени, но и для управления большими и маленькими проектами.
Подходит для организации работы производства, маркетинга, бухгалтерии и фрилансеров любых специализаций.
- Тайм-трекер Shtab учитывает время, затраченное на выполнение задач, и вместе с тем считает вашу активность в течение дня.
- Трекер собирает данные в детальные отчеты: сколько работали над конкретной задачей, ваше среднее рабочее время на карточку задачи. И также показывает, насколько отклонились от планового времени.
- С помощью отчетов по затраченному времени можно рассчитывать зарплату сотрудникам с почасовой ставкой.
- Есть Pomodoro-таймер для чередования времени концентрации и отдыха — то, что нужно для продуктивности.
- Ещё в Shtab можно включить функцию скриншотов рабочего стола. В отчетах вы увидите, в какой промежуток времени, кто над какой задачей работал. Важно: личные переписки автоматически блюрятся — разобрать конфиденциальную информацию не получится.
- Время можно учитывать не только автоматически, но и вносить его вручную.
Стоимость:
Доступны четыре тарифа – от бесплатного до Max. Они отличаются максимальным количеством участников, объемом хранилища и набором функций, которые прогрессивно расширяются с каждым более дорогим планом. Минимальная цена – 133 ₽ за участника в месяц.
Инсайдер
Отечественная программа мониторинга и оценки эффективности работы сотрудников. Обеспечивает полную прозрачность рабочих процессов, фиксируя каждое действие: от времени прихода и ухода до детального анализа экранного времени, снимков экрана и точного учета нажатий клавиш.
Сервис будет полезен в IT-сфере, продажах, образовании и любых других организациях с офисным или удаленным персоналом, работающим за компьютерами.
- Система не только фиксирует время, но и делает снимки экрана с заданным интервалом, записывает каждое нажатие клавиш.
- Автоматически регистрирует время прихода/ухода, общую продолжительность рабочего дня, опоздания и формирует на их основе детальные, наглядные отчеты для руководителя.
- Среди инструментов есть даже определение запрещенных или нежелательных сообщений, что может предотвратить утечку важной информации.
Стоимость: от 4 320 ₽ в месяц.
Timeular
Timeular — это интуитивно понятное программное обеспечение для отслеживания времени сотрудников.
Сервис предлагает детализированные отчеты и аналитику, которые помогают пользователям улучшить свою производительность и эффективность.
- Одной из интересных функций Timeular является физический трекер. При переворачивании восьмигранного кубика с названием задачи, обращенном вверх, программное обеспечение автоматически начинает отслеживать время по этой задачи. Трекер полезен для формирования мышечной памяти и укрепления привычки отслеживать время.
- Timeular особенно подходит для команд, которым нужно отслеживать оплачиваемые часы.
- Более того, команды могут сотрудничать в общей папке, отслеживая время коллективно. С Timeular руководители команд перестают гоняться за табелями учета времени — у них уже есть все данные об отслеживании времени, в виде понятных графиков и диаграмм.
Сервис недоступен в РФ.
Стоимость: от €6.30 в месяц за пользователя.
Toggl Track
Toggl Track — это простой и эффективный инструмент для отслеживания времени, с которым сотрудники грамотно распределяют рабочее время.
- Сервис предлагает подробные отчеты и интеграцию с другими инструментами, такими как Google Calendar и Outlook.
- Благодаря инструментам сервиса можно создавать проекты, добавлять теги и запускать таймер в один клик. Также в сервисе создаются автоматические отчеты, по которым можно рассчитывать зарплату и следить за эффективностью команды.
- В Toggl можно запустить таймер в браузере, а поставить на паузу в телефоне. Это удобно, если вы забыли отключить трекер или отлучились с рабочего места.
- Приложение также позволяет управлять проектами и задачами. В нем доступно отображение недели и дня по часам, чтобы составлять подробные расписания.
- Можно мониторить время в других 100 сервисах с помощью собственного расширения для браузера.
Доступен для использования в России, но оплата подписки может вызвать сложности из-за ограничений на платежи с российских карт.
Стоимость: от $9 за пользователя в месяц.
Harvest
Harvest — мощное ПО для отслеживания времени, управления проектами и автоматизации выставления счетов.
- У Harvest довольно длинный список интеграций, таких как приложения для аналитики и отчетности, инструменты для повышения продуктивности и финансовые инструменты (мониторинг бюджета, планирование затрат).
- Сервис, также как и предыдущий, в нашем списке позволяет отслеживать время в самом приложении, на рабочем столе и на мобильном телефоне.
- Подходит для различных отраслей: от архитектуры до креативных агентств.
При этом Harvest не предлагает ничего революционного, но подходит для тех, кому нужно простое приложение.
Сервис недоступен в РФ.
Стоимость: от $11 за пользователя в месяц.
Clockify
Clockify — это бесплатный софт, который позволяет сотрудникам отслеживать время в работе над проектами, создавать табели учета времени и получать информативные отчеты.
- Простой интерфейс, интеграция с популярными сервисами.
- Можно отслеживать время, проведенное на других сайтах и приложениях.
- Данные со всех ваших устройств, где был запущен трекер, синхронизируются онлайн.
- Можно добавлять время вручную постфактум.
- Однако нельзя ставить на паузу сеансы отслеживания времени. Нужно создавать новый.
- Подходит для большинства компаний, но функционал ограничен, например, сервис не делает скриншоты.
Сервис доступен в РФ.
Стоимость: от $3.99 в месяц при годовой оплате.
RescueTime
RescueTime — это инструмент для отслеживания времени, который считает время, проведенное пользователями на различных веб-сайтах и в приложениях.
- В RescueTime встроен инструмент Focus, который помогает концентрироваться на задаче и лучше контролировать использование времени. Эта функция позволяет компаниям выборочно веб-сайты, которые не способствуют продуктивности, и ограничивает их.
- Приложение генерирует подробные отчеты, которые показывают, как вы проводите свое время.
- У RescueTime есть бесплатная версия. Премиум-версия включает интеграцию с календарем и музыкой, отчеты о истории и разминку для сессий фокусировки.
Сервис доступен в РФ.
Стоимость: от $7 в месяц за пользователя при оплате за год.
Everhour
Everhour — это таск и тайм-трекер, который интегрируется с другими популярными инструментами, такими как Asana, Trello и Slack.
- Быстрая оценка того, что происходит в вашей команде, отчетное время проверки, оплачиваемое и неоплачиваемое время.
- Бюджетирование проектов, выставление счетов.
- Задачи отображаются только в виде доски и листа, также есть возможность отображения таймшитов.
- Можно отслеживать соответствие планового и фактического времени работы каждого сотрудника в проекте.
- Позволяет смотреть за нагрузкой команды и вовремя распределять задачи.
- Есть функция отметки максимального количества часов для проекта. Это полезно в работе с подрядчиками.
Сервис не доступен в РФ.
Стоимость: от $8.50 в месяц за пользователя при оплате за год.
Hubstaff
Hubstaff предоставляет компании точное отслеживание времени, мониторинг местоположения на основе GPS, управление проектами и функции выставления счетов.
- С помощью этого софта можно планировать проекты и управлять командой. Упрощает процессы расчета зарплаты благодаря точному трекингу рабочих часов.
- Можно настроить недельные лимиты в часах, чтобы сотрудники не перерабатывали.
- Для каждого проекта можно задать определенный бюджет и отслеживать, на какие задачи больше всего расходуются ресурсы.
- Подходит для сферы строительства, электронной коммерции и команд разработки.
- Функция отслеживания GPS удобна для работников, которые ездят на встречи с клиентами и другие рабочие встречи и командировки. Однако не всем это придется по душе: многие считают эту фичу слишком навязчивой и созданной для микроменеджмента.
Доступно только мобильное приложение с ограничениями по оплате.
Стоимость: от $4.99 в месяц за пользователя.
Time Doctor
Автоматическое отслеживание времени показывает менеджерам, где команда преуспевает, а где ей нужна помощь. Это нужно, что чтобы найти лучшие решения и повысить индивидуальную и общую производительность. Также в сервисе есть функции для создания счетов и управления задачами.
- Отлично подходит для удаленных, гибридных и аутсорсинговых команд.
- Сервис уделяет внимание соблюдению work-life balance сотрудников. В режиме реального времени на панели менеджера отображается загруженность команды.
- Доступна функция офлайн отслеживания времени. При этом отслеженное время будет отображаться в отчетах и трекере.
Планируйте эффективнее, распределяйте время точнее и получайте четкое представление о том, какие ресурсы вам действительно нужны.
Недоступен в РФ.
Стоимость: от $6.67 за пользователя в месяц.
Jibble
Jibble позволяет отслеживать рабочее время сотрудников по GPS, чтобы убедиться, что ваша команда находится в нужном месте в нужное время. В сервисе можно качественно анализировать затраченные рабочие часы.
- Сервис подойдет для компаний, которые работают в сферах: строительство, продажи, образование, гостиничный бизнес и т. д.
- Jibble доступен в виде веб-версии и в виде мобильного приложения.
- Доступна функция офлайн-отслеживания рабочего времени.
- Расписание рабочих часов составляется на месяц, неделю или день
- Менеджеры могут проверять расписания сотрудников, оставлять комментарии под задачами и утверждать работу.
- В мобильной версии есть идентификация сотрудника по лицу.
Доступен в РФ.
Стоимость: от $3.49 за пользователя в месяц.
Как выбрать тайм-трекер
Чтобы не прогадать с выбором, стоит последовательно рассмотреть несколько ключевых параметров и задать себе вопросы, которые определят, какой функционал будет полезен.
1. Определите цели и формат работы
Для чего именно вам нужен тайм-трекер? Например, для личных ежедневных задач, командной работы, контроля расходов времени или планирования сроков проектов.
Если требуется управлять крупными задачами, оценивать прогресс и визуализировать этапы, нужно, чтобы программа поддерживала такие инструменты, как канбан, диаграммы или расширенную статистику. Если же основная цель — просто фиксировать время и не отвлекаться, то подойдёт более простое решение.
2. Убедитесь, что есть необходимые функции
У современных тайм-трекеров очень много дополнительных «плюшек» — напоминания, уведомления, календарь, возможность добавить материалы или контакты, а также встроенный чат для обсуждения рабочих моментов. Посмотрите и проанализируйте, что вам нужно, а какие инструменты будут мешаться.
3. Проверьте удобство интерфейса
Главная особенность хорошего тайм-трекера — простота. Он должен помогать фиксировать время, а не добавлять лишнюю нагрузку. Обратите внимание, удобно ли перемещаться между вкладками, легко ли добавить задачу, понятно ли устроена логика навигации и насколько быстро программа реагирует.
Важно, чтобы интерфейс не мешал и не заставлял тратить дополнительные минуты, ведь сам инструмент должен экономить ваше время.
4. Узнайте возможности адаптации
Если вам нужно работать с несколькими языками, доступом с разных компьютеров или синхронизацией между устройствами, проверьте, поддерживает ли программа такие сценарии.
Для командной работы важно, чтобы можно было гибко распределять роли, учитывать рабочие часы сотрудников и контролировать видимость данных. Если планируется отслеживать расходы, сроки и загрузку специалистов, убедитесь, что у трекера есть соответствующие инструменты.
5. Обратите внимание на сервис и поддержку
Хорошие сервисы обычно предоставляют обучающие материалы, быстрые ответы в поддержке и регулярные обновления. Если вы планируете включить тайм-трекер в корпоративные процессы, имеет смысл уточнить, как осуществляется помощь при внедрении, насколько быстро решаются технические проблемы и можно ли получить консультацию по настройке.
6. Проверяйте интеграции
Многие работают в связке с почтой, менеджерами задач, CRM или инструментами для общения. Если в команде уже используется корпоративный чат или система управления проектами, важно, чтобы тайм-трекер мог с ними взаимодействовать без лишних действий. Интеграции — это способ сохранить время и упростить процесс.
