Методика планирования Getting Things Done: что это и как работает

Вам знакома тревожность из-за задач, страх упустить важные дела из виду? Это отнимает кучу времени и сил. Мы все совмещаем в жизни несколько сфер: работа, семья, дом, хобби, быт и далее по списку. Если выписать все задачи в один список, можно удивиться, как вообще один человек способен справиться с таким завалом.

Методика Getting Things Done (GTD) помогает распланировать свои дела, понять, куда уходит время и просто меньше переживать о задачах. В этой статье разберем, как это работает, как применить в жизни и какие сервисы в этом помогут.

Что такое метод Getting Things Done

Метод, методику или методологию (в разных источниках называют по-разному) GTD предложил Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок». Это простая, но оттого не менее эффективная система планирования. Она позволяет организовать задачи и мысли так, чтобы они не перегружали ум и не вызывали тревоги.

Метод GTD включает 5 этапов:

1. Консолидация — собираем все задачи и идеи в один «входящий» список.
2. Систематизация — сортируем задачи: что выполнить сразу, отложить или делегировать.
3. Выбор действия — организуем задачи по контексту, приоритетам и срокам.
4. Концентрация — регулярно пересматриваем задачи и корректируем планы.
5. Контроль — выполняем задачи в соответствии с планом, исходя из текущих условий.

Благодаря этому методу, вы всегда будете знать, чем заняться в данный момент, что принесет пользу и как ваши действия приближают вас к целям в управлении бизнесом, ведении проектов или личных делах.

Как работает метод Getting Things Done

Методология Getting Things Done (GTD) базируется на пяти ключевых этапах, каждый из которых направлен на систематизацию и упрощение управления задачами. В этом разделе мы рассмотрим каждый этап подробно, чтобы показать, как GTD помогает эффективно управлять делами в повседневной жизни.

Консолидация (Сбор)

Первый шаг метода GTD — собрать все задачи и идеи. Цель этого этапа — освободить ваш ум от необходимости держать в голове текущие и будущие задачи, записав их в так называемый «входящий» список.

Вместо того чтобы пытаться запомнить все эти задачи, вы записываете их в один общий список. Это может быть блокнот, приложение или заметка на компьютере. Главное — зафиксировать все задачи, не пытаясь сразу определить их приоритет.

«Наш мозг предназначен для генерации идеи, а не их хранения»

Сбор всех задач помогает освободить ум для более креативной и стратегической работы, поскольку вы уверены, что ничего не упустили.

Систематизация (Обработка)

После того как вы собрали все задачи в «входящий» список, наступает этап систематизации. Здесь вы решаете, что делать с каждой задачей: выполнить её сразу, отложить на потом, делегировать или вовсе отказаться от выполнения. В своей книге Аллен, автор методологии, приводит алгоритм работы с «входящими» задачами:

Таким образом вы избавляетесь от ненужных задач и сосредотачиваетесь на действительно важных.

Выбор действия (Организация)

Далее распределяете задачи по категориям, приоритетам и контекстам, чтобы быстро находить нужные задачи и понимать, что делать.

Так вы не тратите время на поиск того, чем бы заняться, можете легко переключаться между разными типами задач.

Концентрация (Обзор)

Это может быть ежедневный, еженедельный или даже ежемесячный обзор, в ходе которого вы оцениваете прогресс, корректируете и планируете следующие шаги.

Благодаря обзору, вы всегда будете в курсе задач и проектов, а значит, сможете реагировать на изменения и принимать верные решения.

Контроль (Действие)

На этом этапе вы сосредотачиваетесь на выполнении конкретных задач из вашего списка, исходя из приоритетов, доступного времени и энергии.

Какие сервисы подходят для работы по GTD

Рассмотрим популярные и функциональные сервисы, для работы по GTD.

1. Shtab

Shtab — российский сервис для управления проектами и задачами, который отлично подходит для работы по методологии GTD. Можно использовать, как в личных целях, так и для командной работы.

Особенности:

• Интуитивный интерфейс с возможностью создания проектов, задач и подзадач.
• Поддержка различных типов задач, включая срочные, текущие и долгосрочные, что позволяет легко управлять приоритетами.
• Интеграция с различными корпоративными инструментами и поддержка API для настройки под конкретные нужды компании.
• Функции для командной работы, включая назначение задач, отслеживание статусов и ведение обсуждений внутри задач.

Вы можете создать проект в папке Shtab, разделить большую цель на подзадачи и назначить ответственных. В процессе работы над проектом легко отслеживать прогресс, пересматривать приоритеты и управлять коммуникациями внутри команды.

Shtab – сервис для управления бизнес проектами с трекером времени

Платформа для управления проектами Shtab поможет организовать рабочие процессы. Благодаря трекеру, система позволяет проконтролировать рабочее время сотрудников. Попробуй бесплатно!

Shtab

2. Todoist

Todoist — одно из самых популярных приложений для управления задачами, идеально подходящее для внедрения метода GTD. Оно позволяет создавать списки задач, устанавливать сроки, добавлять метки и приоритеты, а также сортировать задачи по проектам и контекстам.

Особенности:

• Простота в использовании и интуитивно понятный интерфейс.
• Возможность создания неограниченного количества проектов и подзадач.
• Поддержка меток и фильтров, что позволяет легко организовать задачи по категориям и контекстам.
• Функция «Сегодня» позволяет фокусироваться на текущих задачах, что соответствует принципам GTD.

Вы можете создать проект «Работа» с подзадачами для каждого проекта или клиента, используя метки для обозначения контекста (например, «Звонки», »Электронная почта»). Фильтры помогут вам быстро найти задачи, которые нужно выполнить в определенных условиях.

3. OmniFocus

OmniFocus — мощное и гибкое приложение для пользователей экосистемы Apple, созданное специально для работы по методике GTD. Оно предлагает расширенные возможности по управлению проектами и задачами, включая поддержку сложных иерархий задач и гибкую систему фильтров.

Особенности:

• Поддержка сложных задач, что позволяет учитывать различные аспекты задач (например, место, необходимое оборудование и т. д.).
• Возможность создания задач с повторением, напоминаниями и зависимостями.
• Расширенные функции обзоров и прогнозов, что позволяет эффективно планировать свои задачи на будущее.

Если вы работаете над долгосрочным проектом, вы можете разбить его на несколько этапов и отслеживать прогресс с помощью функций обзора. Контексты помогут вам определить, какие задачи можно выполнить в определенных условиях, например, только когда вы находитесь в офисе или дома.

4. Notion

Notion — универсальный инструмент для управления информацией и задачами, который предлагает огромные возможности для настройки под методологию GTD. Он подходит как для индивидуального использования, так и для работы в команде.

Особенности:

• Возможность создания настраиваемых баз данных, списков задач, заметок и даже вики-страниц.
• Интеграция задач с календарями и возможностью создания связи между разными элементами.
• Гибкость настройки, что позволяет адаптировать Notion под любые нужды GTD.

Вы можете создать личную рабочую систему, где задачи будут отслеживаться в виде базы данных с фильтрами и связями. Например, задачи могут быть связаны с проектами и отсортированы по приоритетам, что позволяет вам управлять ими в соответствии с принципами GTD.

5. Evernote

Evernote — это мощный инструмент для ведения заметок, который также может быть использован для организации задач по GTD. Он особенно полезен для тех, кто предпочитает вести подробные записи и заметки.

Особенности:

• Возможность создания заметок, содержащих текст, изображения, аудио и файлы.
• Организация заметок в блокноты и добавление меток для упрощения поиска.
• Интеграция с другими приложениями, такими как Google Drive и Microsoft Office.

Вы можете использовать Evernote для ведения списка, где все идеи и задачи фиксируются в виде заметок. Затем вы можете распределить их по блокнотам и меткам, организуя задачи по контекстам и проектам.

Преимущества метода GTD

Методология GTD завоевала популярность среди руководителей и менеджеров благодаря своей эффективности и универсальности. Вот ключевые преимущества, которые она предлагает:

1. Лучше концентрация — меньше стресса

GTD помогает освободить ум от необходимости держать в голове все задачи и дела, что снижает уровень тревоги и улучшает способность сосредоточиться на текущих задачах. Когда вы уверены, что каждая деталь зафиксирована и организована, вам легче сосредоточиться на выполнении конкретной задачи, не отвлекаясь на мысли о других делах.

2. Порядок в делах

Метод GTD предлагает понятную систему организации задач, которая помогает поддерживать порядок в рабочем процессе. Разделение задач по категориям, приоритетам и контекстам позволяет быстро находить нужную информацию и действовать в зависимости от текущих условий. Например, если у вас есть 10 минут до встречи, вы можете выполнить небольшие задачи, которые подходят для этого времени.

3. Можно адаптировать под свои потребности

GTD подходит для людей с разным стилем работы и образом жизни. Метод можно использовать как для управления крупными проектами, так и для планирования личных дел. Вы можете адаптировать его под свои нужды, например, использовать бумажные списки или сервисы.

4. Сосредотачиваетесь на важном — успеваете больше

Благодаря систематизации и четкому планированию вы можете эффективнее использовать свое время. GTD помогает сосредоточиться на выполнении приоритетных задач и избежать потери времени на менее важные дела. Это особенно полезно для руководителей, которые сталкиваются с большим объемом обязанностей и ответственности.

5. Развитие стратегического мышления

GTD не только помогает справляться с текущими задачами, но и способствует развитию долгосрочного мышления. Регулярные обзоры позволяют оценивать прогресс и корректировать планы в зависимости от изменяющихся обстоятельств. Это помогает вам не упустить из виду долгосрочные цели и стратегические проекты.

Недостатки метода GTD

Несмотря на многочисленные преимущества, методология GTD имеет и некоторые недостатки, которые могут ограничить её применение в определённых ситуациях:

1. По началу может быть сложно внедрить

Чтобы метод GTD заработал эффективно, требуется время на его освоение и настройку. Поначалу может быть сложно привыкнуть к новой системе организации задач и постоянно помнить о необходимости фиксировать все дела в списке. Особенно это касается тех, кто ранее не использовал систематический подход к управлению задачами. Может быть не так просто внедрить системный подход из-за психологического сопротивления изменениям.

2. Бесконечные списки

Метод GTD предполагает сбор всех задач в «входящие», что может привести к накоплению большого количества дел, которые не всегда легко обработать и организовать. Без регулярного пересмотра и систематизации такие списки могут быстро превратиться в «мусорную корзину», теряя свою эффективность.

3. Чрезмерная детализация

GTD требует детального подхода к планированию, что иногда может оказаться излишним и отнимать много времени. Например, если у вас много мелких задач, их обработка и систематизация может занять больше времени, чем само их выполнение. Это может привести к чрезмерной детализации и потере гибкости в выполнении задач.

4. Требует регулярности

Метод GTD требует постоянного использования и поддержки системы управления задачами. Если вы прекращаете использовать систему, эффективность снижается, и вы рискуете потерять контроль над своими делами. Это может вызвать дополнительные трудности, если у вас нет доступа к выбранному инструменту или вы забыли что-то зафиксировать.

Система планирования GTD: главное

Методология Getting Things Done (GTD) помогает структурировать задачи и освободить ум от лишних мыслей, позволяя сосредоточиться на действительно важном. Это практичный подход, который можно адаптировать под любые условия — от управления крупными проектами до организации личных дел. Используя подходящие инструменты, такие как Todoist, OmniFocus, Shtab и другие, вы сможете упростить процесс управления задачами и повысить свою продуктивность.

«Выгрузить» задачи своей команды, распределить их по разным папкам, назначить ответственных, дедлайны, приоритеты можно в сервисе Shtab.