Задача 1
Экстренно перенести все данные глобального сервиса для запуска РК из зарубежного сервиса в российский аналог.

Задача 2
Организовать наглядный, беспрепятственный и удобный процесс работы для более чем 60 сотрудников

Решение Shtab

AdSkill — глобальный сервис для запуска и масштабирования рекламных кампаний. Shtab стал быстрой заменой зарубежного ClickUp, благодаря бесшовном переходу и оперативному переносу данных AdSkill. 

Далее Сергей, Head of IT& Analysts, из AdSkill делится опытом, как их команда экстренно перешла в Shtab и как этот сервис помог им упорядочить работу даже при большом количестве проектов.

Экстренный переход с ClickUp на Shtab

Меня зовут Сергей, я представляю команду AdSkill. Наша история знакомства с Shtab началась в стрессовой ситуации: прежний таск-менеджер (ClickUp) внезапно перестал работать, и мы потеряли доступ ко всем задачам. Нужно было срочно найти новую систему, иначе проекты рисковали застопориться. 

В итоге остановились на Shtab — нас привлек его максимально простой и минималистичный интерфейс, во многом схожий с привычными зарубежными таск-трекерами. Для нашей команды это означало, что переход пройдёт без долгого обучения.

Отдельно отмечу, как команда Shtab помогла нам с миграцией. Мы смогли выгрузить из ClickUp лишь сырую базу задач (не идеально структурированную), но специалисты Shtab буквально вручную перенесли все данные на новую платформу. Они постарались сохранить наши поля и настройки, и уже через два дня вся рабочая информация была в Shtab. Переезд прошёл практически бесшовно — работа команды не остановилась ни на день. Изменился только инструмент, а процессы и задачи остались привычными.

Управление клиентскими проектами

Основная деятельность AdSkill связана с запуском рекламных кампаний для клиентов, и Shtab отлично вписался в этот процесс. По сути, мы используем Shtab для проектной работы: одна карточка — это один клиентский проект. 

Для команды медиабаинга мы настроили отдельную канбан-доску, где колонки соответствуют этапам запуска рекламы. Вместо типичных статусов «To Do / In Progress» у нас собственные статусы, которые соответствуют этапам рекламы. Такие кастомные статусы точно отражают прогресс каждого проекта, и менеджерам сразу видно, на каком шаге находится кампания.

Дополнительно в карточках проектов мы создали настраиваемые поля (например, тип рекламной платформы, бюджет, ниша клиента), что позволяет удобно фильтровать и сортировать проекты по разным параметрам.

Типы карточек с нужными нам полями. 

Внутренние задачи команд

Помимо клиентских проектов, мы активно используем Shtab и для внутренних задач компании. В AdSkill несколько внутренних отделов (например, HQ | Law и HQ | Production), и для каждого в Shtab заведена своя доска. Структура выглядит так:

Визуально приятно и удобно, что можно присвоить свой кастомный значок каждой папке — так ничего не теряется, всё под рукой. Ещё одна фича, которая нам облегчает навигацию и поиск — возможность добавить доски в Избранное, отметив их звездочкой. Как строится процесс работы:

Если другой отдел или сотрудник хочет поставить задачу юристам или продакшену, он просто добавляет карточку на соответствующую доску. 

Для примера покажу, как выглядит привычная задача отдела Production.

Отмечу, что удобно добавлять файл в обложку, максимально наглядно выглядит, что в миниатюре на доске, что в развернутом виде: 

На карточке на доске сразу видны все ключевые данные о задаче: ответственные, статус, горящий срок и т.д. 

60+ сотрудников в единой системе

Сегодня в Shtab работает уже более 60 сотрудников нашей компании. Новые люди подключаются к системе без труда — в интерфейсе легко разобраться даже тем, кто прежде не работал с таск-менеджерами. 

Еще я использую мобильное приложение и Telegram-бота. Удобно, что бот присылает уведомления о новых комментариях и изменениях по карточкам. 

Поддержка и обучение

При переходе мы изучали документацию сервиса, и задавали вопросы команде поддержки в Telegram. Специалисты оперативно помогли с переездом и почти моментально отвечали на вопросы.