После тщательной оценки вариантов мы сделали выбор в пользу системы Shtab — и не пожалели об этом. Рассказываю, как всё происходило.
ЕДИНЫЙ ЦУПИС — официальный платежный сервис в регулируемой индустрии развлечений
Аббревиатура ЦУПИС расшифровывается как центр учета переводов ставок. Это официальный онлайн-кошелек, который используют для платежей при беттинге у легальных российских букмекеров. По закону все букмекерские компании обязаны проводить ставки и выплачивать выигрыши через ЕДИНЫЙ ЦУПИС. Причин две:
- Мы удерживаем целевые отчисления на развитие спорта в Российской Федерации — исполняем обязательства по закону. С каждой ставки мы удерживаем определенный законодательством процент целевых отчислений и направляем Единому регулятору азартных игр. В свою очередь ЕРАИ уполномочен определять объемы финансирования для спортивных федераций на конкурсной основе.
- Мы развиваем социально значимый сервис «Ответственная игра». То есть помогаем игроку в его стремлении ограничить себя в азарте. Если тот хочет установить ограничения на ставки или вообще больше не хочет играть, он может отправить нам заявление, после этого мы перестанем принимать у него платежи.
ЕДИНЫЙ ЦУПИС — это фактически финтех-сервис. Мы зарегистрированы как небанковская кредитная организация. То есть мы можем проводить платежи и переводы, но не можем выдавать кредиты и предлагать клиентам вклады.
И, поскольку мы работаем в сфере финансов, у нас высокие требования к безопасности. Они распространяются на всё ПО, которое мы используем в компании, включая менеджеры задач.
Проблема: прошлый сервис перестал работать в России
Раньше мы пользовались двумя зарубежными менеджерами задач. Для IT-департамента мы используем Jira — стандартное решение в этой сфере. А бизнес-подразделения пользовались сервисом Asana. Сотрудники привыкли к нему, и всё было хорошо, пока сервис не принял решение уйти из России.
Для нас такой внезапный уход был шоком. Asana довольно быстро свернула деятельность в России, несмотря на то что у многих ее российских клиентов сохранялись оплаченные лицензии. Нам пришлось срочно искать замену — без менеджера задач управлять процессами было трудно.
Так что параллельно мы начали искать менеджер задач на замену ушедшей Asana. Сразу решили, что решение должно быть отечественным, потому что любой иностранный сервис может так же внезапно уйти с рынка.
Требования: сервисы оценивали по десяткам параметров
Мы начали подготовку к переходу весной 2024 года. Несколько недель ушло на подготовку критериев, которым должен отвечать наш новый менеджер задач. Получился большой список из 40+ параметров — у нас были довольно высокие требования к продукту.
Каждому параметру мы присваивали определенный вес в зависимости от важности. Если в каком-то сервисе этот критерий выполнялся — его вес прибавляли к итоговому рейтингу продукта. И так выбирали тот, который наберет больше баллов.
В качестве основных критериев мы выбрали:
- Простоту использования — чтобы сервис легко могли освоить люди, привыкшие к Asana. Нужен был дружелюбный, интуитивно понятный интерфейс.
- Возможность кастомизации — чтобы мы могли настроить под себя поля, процессы и отображение информации.
- Поддержку методологий — чтобы мы могли использовать методологию Kanban, по которой организуем работу.
- Возможность развертывания in-house — чтобы соблюсти требования к безопасности. Облако нам не подходило: продукт нужно было развернуть на своих серверах.
Это далеко не всё. Мы оценивали различные сервисы с точки зрения администрирования, работы с процессами, защищенности, скорости развертывания и многого другого. У нас была довольно высокая планка — преодолеть ее мог не всякий сервис.
Выбор: от 15 вариантов к двум финалистам
Изначально мы оценивали по выбранным критериям около 15 сервисов. Причем действовали в несколько этапов:
- Отправляли анкеты с вопросами. По ответам мы понимали, какие критерии выполняются, а какие нет. И подсчитывали, сколько баллов набрал сервис.
- Просили провести демонстрацию. Мы созванивались с представителями менеджеров задач, записывались на демо, предлагали рассказать больше о продукте.
Отбор был жестким. Какие-то сервисы казались нам перегруженными. Какие-то не подходили для будущего масштабирования. В результате через 3–4 месяца отбора в финал вышли две компании, одной из которых был Shtab.
Когда мы определились с финалистами, попросили их рассказать о том, как выглядит техническая архитектура сервиса, какие у нее есть возможности для масштабирования. И в тот момент поняли, что наш выбор — Shtab.
- Второй финалист изначально нравился нам даже больше. Но когда дело дошло до просьбы показать логику исходного кода, даже технический директор не смог дать внятный ответ. Как будто он сам не понимает, как продукт устроен внутри.
- С Shtab было иначе. Нам показали логику работы, познакомили с технологиями, которые использовали при разработке. Мы увидели, что у сервиса есть потенциал для масштабирования, и он подойдет для наших процессов. Так и сделали выбор.
Подключение Shtab: как процесс выглядел пошагово
Когда мы определились с решением, начался этап подключения и развертывания сервиса — на него ушел весь последний квартал 2024 года. Процесс состоял из нескольких этапов: от базовой подготовки до обучения сотрудников.
Наши менеджеры занимались административными вопросами и планированием. Технические работы частично взяли на себя коллеги из Shtab, но наши специалисты также участвовали в развертывании и деплойменте. Вот чем мы занимались следующие несколько месяцев.
Приоритезация. Проект по внедрению таск-трекера был одновременно срочным и стратегически важным. Поэтому он получил довольно высокий приоритет, а значит мы быстро взяли его в работу.
Подготовка серверов. Мы разворачивали Shtab на собственных серверах, и их нужно было подготовить. То есть настроить оборудование, рассчитать нужные мощности и установить на сервера вспомогательное ПО. На всё это ушло около 2–4 недель.
Развертывание системы. Вместе с коллегами из Shtab мы загрузили продукт на подготовленные сервера. Дальше занялись установкой, тестированием, подключением — всем, что нужно, чтобы начать работу.
Подготовка паспорта продукта. Параллельно с развертыванием наши специалисты готовили техническую анкету — схему интеграций и зависимостей продукта. Это было нужно, чтобы объединить Shtab с другими сервисами, которыми мы пользуемся.
Интеграции. ЕДИНЫЙ ЦУПИС работает с множеством сервисов и использует единую систему авторизации. Shtab тоже к ней подключили — дали сотрудникам возможность войти в таск-трекер под теми же учетными данными, что и везде.
Подготовка обучающих материалов. На следующем этапе мы создавали материалы для обучения сотрудников, которые будут пользоваться сервисом. Тут нам очень помогли коллеги из Shtab. Вместе мы записывали видеоролики, проводили вебинары — по сути подготовили целый мини-курс по функциям Shtab.
Старт и адаптация. В Shtab перешло около 350 наших сотрудников. Какое-то время мы работали особенно плотно: создали чат со специалистами Shtab для обратной связи. Чат активен по сей день — правда, сейчас там реже задают вопросы и чаще предлагают идеи для улучшения.
Работа с Shtab: как сервис помогает вести проекты
Мы начали полноценно работать в Shtab к концу 2024 — началу 2025 года. Первое и основное, чем мы в нём занимаемся, — проектная деятельность. Все проекты и бизнес-задачи идут через менеджер задач.
Мы настроили таск-менеджер так, чтобы работать прозрачнее. Например, у нас есть отдельная доска с задачами, которые прошли приоритизацию. На ней можно увидеть, что сейчас в работе у команды или подразделения. А если какому-то отделу нужна помощь другого, он может назначить ему свою задачу, чтобы тот передал необходимую информацию.
Отдельно хочу отметить несколько функций Shtab, которые особенно помогают нам в работе.
WIP-лимиты. В методологии Kanban есть такое понятие как пропускная способность сотрудника или подразделения. Это лимит задач, которые может одновременно выполнять человек или команда. Пока сотрудник полностью загружен, новые задачи он брать не может.
Цели. Эта функция появилась в Shtab недавно, но мы уже активно адаптируем к ней наши процессы работы с целями. С ней можно отслеживать, как выполняются цели компании на какой-то период — например, на год. Каждую цель можно декомпозировать на подцели и разделить на кварталы, можно привязать к проектам или задачам.
Возможности для коммуникации. Наши сотрудники не обсуждают задачи через почту. По e-mail мы связываемся только с внешними клиентами и подрядчиками. А внутреннюю переписку ведем через таск-трекер — в Shtab есть такая возможность, и это удобно.
Одна задача в разных проектах. Этой возможности в трекере изначально не было. Мы сами попросили коллег из Shtab ее добавить. В проектной работе бывает нужно привязать одну задачу сразу к нескольким проектам, но такая функция мало у кого есть.
Безопасность, прозрачность и поддержка: как руководство ЕДИНОГО ЦУПИС оценивает работу с Shtab
Мы изначально выбрали Shtab, потому что он отвечал нашим строгим требованиям к безопасности и масштабированию. И не пожалели о выборе — сервис оправдал себя. Более того, мы увидели еще одно важное преимущество: команда Shtab слушает и слышит пожелания своих клиентов.
Многие партнеры сервиса участвуют в его жизни. Мы не исключение. И мы видим, как Shtab развивают в соответствии с потребностями партнеров — добавляют возможности, актуальные для нас. Это и цели, и разделение одной задачи на несколько проектов. А вскоре появится AI-ассистент, выпуска которого мы тоже очень ждем.
Я безусловно готов рекомендовать Shtab другим компаниям. У него приятная команда, качественный продукт с динамичным развитием. Думаю, особенно он будет полезен финтеху и государственным компаниям. Во-первых, благодаря высоким стандартам безопасности. Во вторых — взгляните на название. «Обсудим задачу в Штабе» — звучит солидно.
— Борис Кузнецов
Думаю, Shtab подойдет и большим компаниям, и бизнесу поменьше. Небольшим организациям — на 15 человек и больше — скорее всего будет достаточно облачного решения. А крупные корпорации с высокими требованиями к безопасности могут подключить коробочный продукт.
Ещё одна важная деталь — при переходе на новое решение я бы советовал всем уделить внимание адаптации. Мы смогли так бесшовно перейти на Shtab во многом потому, что ответственно подошли к обучению сотрудников и отладке процессов. С этого стоит начать. И я по своему опыту знаю: коллеги из Shtab всегда готовы с этим помочь.
Вы тоже можете подключить Shtab — чтобы наладить процессы в компании или заменить ушедший иностранный менеджер задач. Просто оставьте заявку на сайте: мы свяжемся с вами, обсудим условия и технические детали подключения.
