Олесь Левчук — основатель и директор клиники Deva-Dent. Под его руководством клиника развивается с 2012 года, внедряет современные технологии и комплексный подход к стоматологии. Руководитель уделяет особое внимание качеству лечения и взаимодействию врачей разных направлений, чтобы каждый пациент проходил все этапы от первичной консультации до полного восстановления под контролем единой команды.
О компании
Клиника эстетической стоматологии и гнатологии Deva-Dent уже 14 лет оказывает квалифицированную медицинскую помощь жителям Москвы и области. Клиника придерживается комплексного и прогнозируемого подхода к лечению.
Миссия Deva-Dent заключается в том, чтобы пациенты заканчивали лечение полностью здоровыми на десятки лет и посещали стоматолога только для профессиональной чистки и осмотра. Любое вмешательство — это хорошо продуманный шаг к полному выздоровлению. Врачи рассматривают здоровье зубов как единую систему, а не просто лечат симптомы. Для этого важно, чтобы пациент не потерялся ни на одном этапе лечения.
Клиника развивалась постепенно. Сначала, как и многие малые бизнесы, вели пациентов буквально «на коленке» — в Excel. Это работало, пока пациентов было немного. С ростом клиники и увеличением числа врачей стало ясно, что прежний подход больше не работает: слишком много данных, процессов и взаимодействий, которые нельзя удержать в голове или таблице.
До Shtab теряли клиентов после консультации и лечения
Мы теряли клиентов на трех этапах:
После консультации. Человек приходил, получал лечение или рекомендации и больше не возвращался. У администратора не было инструмента, чтобы напомнить о следующем визите или записать к нужному врачу. В итоге пациенты, которые приходили по острой боли, исчезали после первого приема.
Чтобы навести порядок, мы подключили Медицинскую информационную систему — это система автоматизации для медицинских учреждений. Там появилась база пациентов, карточки и планы лечения. Это помогло видеть, что уже сделано, но не решало вопрос потери пациента из поля зрения клиники.
В процессе лечения. Например, человеку ставят лекарство в зуб, и через месяц он должен прийти, чтобы закончить лечение. Но пациент откладывает визит, а администратор забывает напомнить. Мы вспоминали о таких случаях иногда спустя месяцы, когда человек возвращался с обострением.
Чтобы решить эту проблему, мы внедрили более продвинутую систему с тикетами — напоминаниями о необходимости записать пациента. Это помогло не терять людей в процессе лечения, но дальше появилась новая трудность: потеря пациента при переходе на новый этап лечения.
Например, после врача-терапевта пациенту необходимо продолжение лечения у пародонтолога или ортопеда. Но пациента уже ничего может не беспокоить — и он уходит из клиники как будто здоровым. Но по факту клиника не закончила работу, потому что не сработала коммуникация в связке врач — администратор — врач.
После лечения. Закончили терапию, поставили пломбу или имплант — и все, человек считает, что больше ничего не нужно. Но стоматология требует постоянного ухода: пломбы нужно менять через несколько лет, раз в полгода делать профессиональную чистку и проходить осмотр. Чтобы не терять таких пациентов, мы подключили автоматические рассылки. Так мы начали работать более системно, но часть людей все равно терялась при переходе от одного врача к другому.
До Shtab мы не могли вести пациентов комплексно. Врачи работали по отдельности, и переход между этапами лечения часто терялся. Например, терапевт завершал лечение и направлял к ортодонту, хирургу или ортопеду. Если пациент не записывался сразу, ответственность за дальнейшую судьбу пациента ложилась на администратора, при этом ни предыдущий врач, ни следующий не могли держать этот вопрос на контроле. Цепочка прерывалась — и человек выпадал из процесса лечения.
В Shtab есть всё, что нужно для работы клиники
До Shtab мы уже пробовали другие инструменты. В какой-то момент клиника работала в Trello. Когда начались санкции, сервис ушел с российского рынка, и мы даже не смогли оплатить подписку. Тогда стало понятно, что нужно искать платформу с понятным интерфейсом и нужными функциями.
Shtab выбрали потому что он оказался самым удобным и понятным инструментом для нашей работы. В нем есть все, что нужно клинике: карточки пациентов, простая структура досок и возможность быстро передавать информацию между врачами. В нем все просто и логично. Не нужно долго объяснять сотрудникам, где что находится. Для нас это не просто система учета, а инструмент живой работы.
Объединили работу всей клиники и заботимся о клиентах на всех этапах
С помощью Shtab мы собрали все процессы клиники в одном месте. Теперь врачи, администраторы и колл-центр работают как единая команда. Каждый видит, на каком этапе находится пациент и кто отвечает за следующий шаг.
Вот какие задачи мы решаем в Shtab ↓
✅ Организуем дорожную карту пациентов. Работа клиники организована на Канбан-доске. Каждая колонка — это этап лечения: диагностика, терапия, ортопедия, ортодонтия, хирургия. Такая структура стала дорожной картой пациента.
Например, когда терапевт завершает свою часть, он указывает в карточке, к какому врачу направить пациента дальше, добавляет администратора и нового специалиста. Администратор получает уведомление и записывает пациента на следующий этап. Следующий врач тоже видит уведомление, что у него появился новый пациент, и может заранее ознакомиться с историей лечения. Так цепочка не прерывается, пациент не теряется, а клиника доводит каждого до полного выздоровления.
✅ Ведем пациента от первого приема до полного выздоровления. В Shtab у каждого пациента есть своя карточка. Врач добавляет в неё снимки, результаты обследования и описание проблемы. После диагностики в карточке формируется план лечения: какие процедуры предстоят, в какой последовательности и какие специалисты будут задействованы.
✅ Обмениваемся информацией прямо в карточке. Shtab стал удобным рабочим пространством для всех врачей. Раньше нужно было искать данные в CRM, звонить коллеге или писать в мессенджере. Теперь все проще: врачи общаются прямо в карточке пациента. Даже если врач меняется или выходит новый специалист, ему не нужно заново собирать информацию — всё есть в карточке.
Врачи пишут комментарии, прикладывают снимки, результаты работ, обсуждают план лечения. Когда один врач завершает этап, другой видит всю историю: что уже сделали, какие материалы использовали, что планируем дальше.
✅ Следим за состоянием и не теряем контакт после лечения. Когда пациент проходит все этапы лечения, он переходит в колонку Полностью здоров. Но работа на этом не заканчивается. Мы продолжаем напоминать о профилактике и профессиональной гигиене, чтобы человек сохранял результат.
Shtab помогает удерживать эту связь. После завершения лечения пациент автоматически попадает в рассылку: через полгода система напоминает ему о плановом осмотре или чистке. Если он не реагирует, администратор получает уведомление и звонит лично. Люди чувствуют заботу, остаются на связи и возвращаются в клинику, когда им снова нужна помощь. Это и повышает лояльность, и влияет на здоровье пациентов.
Итог: сохраняем доверие и здоровье людей
После внедрения Shtab наша клиника может комплексно заботиться о здоровье пациентов. Врачи, администраторы и колл-центр работают в одной системе, видят историю пациента и действуют как единая команда.
Благодаря этому выросло количество завершенных курсов лечения, снизилось число потерянных пациентов и повторных обращений по тем же проблемам. Люди стали чаще возвращаться на профилактику и осмотры. Shtab помог нам сохранить главное — доверие и здоровье пациентов.
