Метод Zettelkasten: как вести заметки, чтобы быстро находить новые бизнес-идеи

Чаще всего суть всех секретов продуктивности сводится к умелому распоряжению временем. Но есть один далеко не секретный, но увлекательный метод, напрямую не связанный с тайм-менеджментом, который помог его изобретателю, Никласу Луману, написать более 70 книг и 400 научных статей по социологии. Этот метод — практически прототип ChatGPT и цифровых баз знаний, как его ещё называют, «второй мозг» — метод Цеттелькастен.

Как Никлас Луман разработал его? Почему спустя более чем полвека метод не теряет актуальности, и нужно ли вам внедрять его в своей работе? Разбираемся в статье.      

Что такое Zettelkasten

📁 Zettelkasten (в переводе с немецкого «ящик для заметок») — это метод организации информации, разработанный немецким социологом Никласом Луманом. Он создал этот метод в 1960-х годах и с его помощью написал более 70 книг и 400 статей за свою жизнь.

Основная идея метода заключается в том, чтобы создавать и организовывать заметки в единой сети знаний. Заметки в ней упорядочены на отдельных карточках, ссылаются на другие карточки по теме, и образуют разветвленную и иерархичную систему.

Например, в одной теме (источнике) было множество карточек с номерами 1,2,3... Когда Луман хотел записать новую идею в одну из подтем, на новой карточке он писал номер 1/1. Если у него рождалась ещё мысль или в какой-то из книг он находил любопытный факт по этой идеи, то он создавал новую карточку и писал на ней 1/1а.

Благодаря тому, что карточки хранились в специальных выдвижных ящиках, Никлас Луман мог добавить новую карточку в нужный отсек в любой момент. Таким образом не нарушалась смысловая последовательность.

Когда нужно было развить какую-то мысль, Луман обращался к карточкам, находил там вдохновение и мог проследить последовательность развития той или иной идеи.

Чем отличается от ведения обычных заметок

1. Структурирование информации. В методе Zettelkasten каждая заметка представляет собой отдельную, самостоятельную единицу информации, которая связана с другими записями. Заметки в ежедневнике или в приложении на телефоне — это линейная запись информации, выстроенная в чёткой хронологии. Из-за чего находить, дополнять и использовать предыдущие записи сложнее.
2. Связи между заметками. Каждая новая заметка ссылается на существующие, создавая сложную сеть взаимосвязей. В обычных заметках такие связи со ссылками установить сложнее.
3. Автономность заметок. Это означает, что её можно понять и использовать независимо от других заметок.
4. Комментирование и аннотация. В обычных заметках комментарии и аннотации встречаются редко и хаотично.
5. Долговременное хранение и использование. Они организованы так, чтобы быть полезными и через годы после создания.
6. Цифровые возможности. Есть специальные сервисы для создания баз знаний, в них можно использовать метод Zettelkasten. Это облегчает создание, хранение и поиск заметок, а также установление связей между ними. Обычное приложение с заметками не обладает таким функционалом.

Примеры использования

1. Управление проектами: менеджер проектов может вести заметки по каждому аспекту проекта, связывая их между собой для создания целостной картины и более эффективного управления. Например, когда заполняет документацию, составляет гайды для команды.
2. Научные исследования: метод помогает исследователю находить взаимосвязи между данными, сохранять полезную информацию и приходить к выводам.  
3. Письмо и творчество: писатель может использовать Zettelkasten для создания персонажей, сюжета и диалогов. Автономные заметки с идеями можно объединить в сложные повествования.

Преимущества метода

Помощь в учебе

Вместо того чтобы записывать длинные тексты лекций по истории, студент может создать отдельные заметки для каждого события или важной даты. Например, одна заметка посвящена битве при Ватерлоо, другая — падению Римской империи. Затем он связывает эти заметки, чтобы понимать зависимости между ними. При подготовке к экзамену студент быстро находит нужные заметки и видит общую картину.

Дополнительный фокус

Используя Zettelkasten, менеджер проекта создаёт заметки для каждой фазы проекта: исследования рынка, разработки продукта, маркетинговой стратегии. Каждая заметка связана с соответствующими задачами и дедлайнами. Это помогает менеджеру сосредоточиться на каждой отдельной задаче и не терять фокус.

Когда мы создаем и организуем заметки, мы четко и кратко формулируем мысли и идеи, что помогает лучше понять и усвоить информацию.

Меньше огорчений

Одна из ключевых проблем традиционного ведения заметок — это потеря информации и трудности с её поиском. Руководитель отдела может повысить производительность команды, если будет сохранять все наработки и результаты мозговых штурмов. Когда ему потребуется конкретное решение, он может быстро по ключевым словам найти нужную заметку.

Меньше пустой траты времени

Метод Zettelkasten помогает эффективно использовать ваше время. Вместо того чтобы тратить часы на поиск нужных заметок или попытки вспомнить важные детали, вы можете быстро найти и использовать информацию благодаря четкой структуре и взаимосвязям между заметками. Например, когда готовите презентацию и собираете фактуру для неё.

Лучше думается

Процесс создания и связывания заметок стимулирует аналитическое и критическое мышление. Так, исследователь может связать заметки с отдельном аспектом проблемы или результатами эксперимента и увидеть, как они влияют друг на друга — сделать новые выводы.

Больше продуктивности

Метод Zettelkasten значительно повышает продуктивность. Благодаря возможности быстро находить и использовать нужную информацию, вы можете тратить меньше времени на рутинные задачи и больше — на решение стратегически важных вопросов. Потому что все идеи для развития бизнеса, маркетинговые стратегии и финансовые планы организованы в системе. Это позволяет быстро находить нужные заметки и принимать решения без задержек.

Рост креативности

Метод Zettelkasten стимулирует креативность: понимание смысловых связей помогает находить новые, нестандартные решения и подходы. Это может использовать креативный директор рекламного агентства для генерации идей для рекламных кампаний, чтобы генерировать уникальные концепции: заметки о предыдущих кампаниях, тенденциях рынка и креативных.

Кому не подойдет метод

Несмотря на преимущества, Zettelkasten может не подойти всем. Рассмотрим более подробно, кому и когда:

— Людям-визуалам
Некоторые лучше воспринимают информацию в визуальном виде, а не в виде текстовых заметок. Такие люди предпочитают использовать карты памяти (mind maps), диаграммы и графики для организации своих мыслей и идей. Например, дизайнер лучше воспримет информацию в виде эскизов, схем.

— Для работы с «быстрой» информацией
Если человек работает с информацией, которая быстро устаревает и не требует долгосрочного хранения, метод будет лишним. Например, журналист, работающий с новостями. Списки задач и короткие заметки в данном случае — лучшее решение.

— При отсутствии дисциплины
Метод Zettelkasten требует определенной дисциплины и регулярности в создании и организации заметок. Если человек не склонен к систематическому ведению записей, ему может быть трудно поддерживать структуру и порядок в заметках.

— Если вам больше нравится минимализм
Некоторые люди предпочитают минимализм в ведении заметок и избегают сложных систем. Метод Zettelkasten может показаться слишком сложным и трудоемким. Тогда лучше использовать простые инструменты, приложение для заметок без сложных структур и связей.

Принципы Zettelkasten

Метод Zettelkasten основан на нескольких ключевых принципах, которые помогают эффективно организовывать и использовать заметки. Рассмотрим каждый из этих принципов более подробно.

Одна идея — одна заметка

Принцип: каждая заметка должна содержать только одну идею или мысль.

Преимущества: благодаря этому заметки проще искать, редактировать и связывать с другими заметками. Это помогает избежать путаницы и упрощает восприятие информации.

Пример: вы читаете книгу по маркетингу и наталкиваетесь на интересную мысль по сегментации рынка. Вместо того чтобы включить эту мысль в общий конспект, вы создаете отдельную заметку, посвященную только этой идее.

Автономность идеи

Принцип: каждая заметка должна быть автономной, то есть понятной без необходимости обращения к другим заметкам.

Преимущества: автономные заметки можно использовать независимо от других, так как каждая запись содержит законченную мысль или идею.

Взаимосвязь заметок

Принцип: заметки должны быть связаны друг с другом, чтобы образовывать сеть знаний.

Преимущества: это помогает увидеть взаимосвязи между разными идеями и темами, чтобы лучше понимать материал и находить инсайты.

Пример: вы создаете заметку о сегментации рынка и связываете её с заметкой о целевой аудитории, показывая, как сегментация помогает определять ЦА для маркетинговых кампаний.

Простые формулировки

Принцип: заметки должны быть написаны простым и понятным языком.

Преимущества: простые формулировки облегчают понимание и запоминание информации. Это также упрощает процесс поиска и использования заметок в будущем.

Пример: заметка о сегментации рынка может звучать так: "Сегментация рынка — процесс разделения рынка на группы потребителей с общими характеристиками".

Комментирование связей

Принцип: комментируйте связи между заметками, чтобы объяснить их зависимость.

Преимущества: комментарии помогают понять, почему и как связаны разные заметки.

Пример: если вы связываете заметку о сегментации рынка с заметкой о целевой аудитории, добавьте комментарий: "Сегментация помогает определить группы потребителей, на которых будет направлена маркетинговая кампания".

Добавление ссылок

Принцип: используйте ссылки для связи заметок друг с другом.

Преимущества: ссылки помогают быстро находить связанную информацию.

Пример: в заметке о сегментации рынка добавьте ссылку на заметку о целевой аудитории.

Хранение старых заметок

Принцип: старые заметки должны сохраняться, чтобы их можно было использовать.

Преимущества: хранение старых заметок позволяет возвращаться к ранее записанной информации и использовать её в новых контекстах.

Пример: вы можете создать отдельный раздел или папку для старых заметок, чтобы иметь к ним быстрый доступ в будущем.

Добавление новых заметок

Принцип: новые заметки должны регулярно добавляться в систему.

Преимущества: новые записи поддерживают актуальность и полноту базы знаний. Это помогает развивать и обновлять ваши знания и идеи.

Как внедрить Zettelkasten

Бумажное решение

🗃️Это классический подход, который использовал сам Никлас Луман, создатель метода Zettelkasten.

Основные принципы:

1. Использование карточек: для создания заметок используйте небольшие карточки или листы бумаги. Размер карточек обычно составляет 3x5 дюймов (7.5x12.5 см) или 4x6 дюймов (10x15 см). Это удобно для записи одной идеи на одной карточке.
2. Нумерация и классификация: каждая карточка должна иметь уникальный идентификатор. Это может быть простая числовая последовательность или более сложная система, включающая буквы и цифры. Идентификаторы помогают организовать карточки и находить их в картотеке.
3. Хранение карточек: карточки следует хранить в картотеке или специальном ящике для заметок. Это может быть обычная картонная или пластиковая коробка с разделителями для облегчения поиска.
4. Связи между карточками: для установления связей между заметками используйте ссылки на идентификаторы других карточек. Например, если заметка A связана с заметкой B, укажите на карточке A идентификатор карточки B и наоборот.
5. Категории и теги: у Лумана не было тегов и категорий, но вы можете усовершенствовать метод для упрощения поиска. Например, все карточки, относящиеся к маркетингу, могут иметь общий тег "маркетинг".

Цифровые решения

Цифровые решения предлагают ПО для создания и управления заметками по методу Zettelkasten. Например, Obsidian, Roam Research, Notion и другие. Эти приложения позволяют создавать, хранить и связывать заметки в цифровом формате.

1. Создание заметок: в приложениях каждая заметка создается как отдельный документ или запись, не нарушаю смысловую последовательность. Заметки можно легко редактировать, форматировать и добавлять мультимедийные элементы, такие как изображения и ссылки.
2. Установление связей: в приложениях можно  создавать ссылки между заметками.
3. Поиск и фильтрация по ключевым словам, тегам и другим параметрам.
4. Синхронизация и резервное копирование: большинство приложений поддерживают синхронизацию заметок между разными устройствами и автоматическое резервное копирование данных.

Ошибки при использовании метода

Несистематическое ведение заметок

Чтобы избежать этой ошибки, необходимо установить регулярный график работы с заметками. Например, выделите конкретное время каждый день или неделю для создания и организации заметок. Следуйте установленным принципам метода Zettelkasten и поддерживайте структуру заметок.

Отсутствие связей между заметками

При создании новой заметки всегда проверяйте, есть ли у вас уже заметки, связанные с новой темой. Устанавливайте ссылки и добавляйте комментарии, объясняющие связи между заметками. Это поможет создать сеть знаний и упростит поиск информации.

Сложные формулировки и перегруженные заметки

Соблюдайте принцип "одна идея — одна заметка". Пишите короткие и четкие заметки, избегайте сложных формулировок. Разделяйте длинные заметки на несколько небольших, каждая из которых содержит одну идею или мысль.

Пренебрежение комментированием связей

Всегда добавляйте комментарии к связям между заметками. Объясняйте, почему и как связаны различные заметки, что поможет вам и другим пользователям системы лучше понимать контекст и логику связей.

Недооценка важности старых заметок

Регулярно пересматривайте и обновляйте старые заметки. Они могут содержать важные идеи и знания, которые полезны для текущих проектов. Используйте старые заметки для создания новых связей и обновления информации.

Отсутствие резервного копирования данных

Убедитесь, что ваше приложение для заметок поддерживает автоматическое резервное копирование. Регулярно проверяйте и сохраняйте копии данных на внешних носителях или облачных сервисах, чтобы ничего не потерять.

Использование неподходящих инструментов

Изучите различные инструменты и выберите тот, который лучше всего подходит для ваших нужд. Например, Obsidian и Roam Research предлагают широкие возможности для создания и управления взаимосвязанными заметками.

Перегрузка системы

Регулярно пересматривайте и упрощайте структуру заметок. Убедитесь, что каждая заметка действительно полезна и имеет смысл в вашей базы знаний.

Выводы

Метод Zettelkasten — мощный инструмент для организации информации, который помогает значительно улучшить продуктивность, креативность и фокусировку. Он идеально подходит для руководителей, менеджеров проектов, владельцев бизнеса и топ-менеджеров, которые хотят оптимизировать свои рабочие процессы и повысить эффективность.

Ключевые принципы метода включают: создание автономных заметок с одной идеей на каждую, установление связей между заметками, использование простых формулировок и регулярное обновление базы знаний.