ТОП-6 сервисов для управления портфелем проектов: как выбрать подходящий инструмент

Что такое портфель проектов?

Представьте себе современную кухню ресторана. В один и тот же день повара готовят десятки блюд: одни простые и быстрые, другие — сложные и требующие долгой подготовки. У каждого блюда свои ингредиенты, срок подачи.

Но, если каждый повар будет готовить только свое блюдо и не будет знать, что делают остальные, кухня быстро превратится в хаос: одни продукты заканчиваются, другие простаивают, заказы путаются, а гости недовольны. Но когда есть шеф, который видит всю картину, кухня работает как часы.

Также устроен портфель проектов в компании.

Портфель проектов — это совокупность всех проектов и программ компании, которые рассматриваются и управляются как единая система. Главная цель — сделать так, чтобы каждый проект работал на общую стратегию, а не существовал сам по себе.

Хорошо настроенный портфель проектов превращает компанию в слаженный организм, где каждый проект связан с другими, где решения принимаются осознанно, а движение вперед становится прогнозируемым и устойчивым.

ТОП-6 инструментов для портфельного управления проектами

Shtab

Shtab — российская платформа для организации совместной работы. Связывает стратегические цели бизнеса с ежедневной работой: управление проектами, задачами и сохранение баз знаний. Поддерживает OKR и MBO.

Ключевые фишки

• Настройка прав доступа к портфелю;
• График и процент прогресса в соответствии с поставленными целями;
• Настройка статусов проектов;
• Назначение ответственных за проект;
• Установка сроков и приоритетов проектов.

Кому подойдет

Предпринимателям с несколькими продуктами и командам, которые работают с разными организациями, компаниями. 

Тарифы

• LITE — от 133 ₽ за участника в месяц;
• BUSINESS — от 273 ₽ за участника в месяц;
• MAX — от 448 ₽ за участника в месяц.

ADVANTA

Российская информационная система управления портфелями, программами и проектами. Она охватывает задачи, мероприятия, поручения и документы.

Ключевые фишки

• Управление рисками и прогнозирование;
• Отбор и приоритезация наиболее выгодных для реализации проектов;
• Информативные дашборды и сводная аналитика (прогресс, качество управления, показатели портфелей);
• Разграничение прав по ролям;
• Оптимизация временных и денежных ресурсов.

Кому подойдет

Проектным офисам крупных холдингов и торгово-промышленных предприятий.

Тарифы

• SaaS — от 4 500 ₽ за пользователя в месяц.

WEEEK

Российский таск-менеджер для управления проектами: портфели, папки проектов, Канбан, календари и диаграмма Ганта. Дополнительно — база знаний, аналитика и CRM.

Ключевые фишки

• Настройка доступов к портфелю;
• Можно посмотреть название, статус, сроки и владельцев проектов в портфеле;
• Отображение портфелей в виде списка.

Кому подойдет

Фрилансерам и небольшим командам.

Тарифы

• Lite — от 199 ₽ за человека в месяц;
• Pro — от 399 ₽ за человека в месяц;
• Business — от 450 ₽ за человека в месяц.

Naumen Project Ruler

Система для управления проектами и автоматизации командной работы, часть экосистемы Naumen SMP.

Ключевые фишки

• Поддержка Agile и Waterfall: Scrum, Kanban, спринты, дорожные карты;
• Мониторинг и отчеты по показателям проектов;
• Low-code настройка для быстрой модификации и снижения затрат на разработку;
• Настраиваемые аналитические отчеты и система уведомлений;
• Планирование ресурсов.

Кому подойдет

Компаниям со сложными или уникальными процессами, которые затруднительно автоматизировать стандартными решениями.

Тарифы

• По запросу.

ELMA365

Экосистема low-code продуктов для автоматизации бизнеса: управление CRM, документами, проектами, кадровыми процессами и сервисами на одной платформе.

Ключевые фишки

• Создание и использование шаблонов проектов;
• Графики с анализом данных проектов;
• Управление бюджетом: учет доходов и расходов;
• Распределение временных ресурсов сотрудников;
• Управление рисками;
• Учет трудозатрат.

Кому подойдет

Организациям, которые ищут масштабируемую low-code платформу для централизованной автоматизации процессов.

Тарифы

• Именная пользовательская лицензия — от 13 000 ₽;
• Конкурентная пользовательская лицензия — от 23 000 ₽.

Kaiten

Таск-менеджер, который организует рабочие процессы, считает время сотрудников, потраченное на задачи и предлагает широкий инструментарий для проектной аналитики.

Самого инструмента портфеля здесь нет, но разработчик предлагает организовать его на доске, где каждая карточка будет проектом. Настройку портфеля можно сделать с помощью фич для доски.

Ключевые фишки

• Разделение по дорожкам, меткам и стадиям;
• Настройка родительско-дочерних отношений между карточками;
• Автоматические чек-листы для обязательных критериев этапов;
• Табличный режим для выгрузки развернутых отчетов (XLS).

Кому подойдет

Командам, которые предпочитают визуальный канбан-подход, проектным группам с перекрывающейся загрузкой сотрудников.

Тарифы

• Старт — от 185 ₽ за человека в месяц;
• Стандарт — от 430 ₽ за человека в месяц;
• Бизнес — от 580 ₽ за человека в месяц.

Преимущества портфельного управления проектами

1. Единая прозрачная панель для решений

Руководители видят статус, загрузку подразделений, финансовой части и критического пути. Это помогает минимизировать ошибки и принимать решения на основе точной информации.

2. Синхронизация работы подразделений

Портфельный подход синхронизирует проекты между командами и снижает риск пересечений. Когда все инициативы собраны в одной системе, легче выстроить последовательность действий и избежать дублирования.

3. Оптимальное распределение ресурсов

Портфель учитывает реальные возможности компании, включая бюджет, компетенции и время. Этот подход позволяет направлять ресурсы туда, где они дают максимальную отдачу, и поддерживать баланс между стратегическими и текущими задачами. Особенно важно это при оценке финансовой нагрузки и прогнозировании эффективности.

4. Четкая коммуникация и прозрачная отчетность

На совещаниях и онлайн-встречах команды обсуждают общую картину, а не отдельные фрагменты работы. Стандартизированная отчетность ускоряет обмен информацией и повышает доверие.

5. Управление рисками и контроль критически важных зон

Это особенно важно при успешном ведении нескольких направлений, когда даже небольшие изменения могут повлиять на итоговый результат.

6. Стратегическая уместность инициатив

Портфельный менеджмент оценивает каждый проект с точки зрения его влияния на стратегию компании. Команды оставляют в работе только те инициативы, которые действительно уместны, дают ценность и укрепляют общий курс.

Как выбрать систему управления портфелем проектов?

1. Определите, что именно должна решать система

Прежде чем смотреть демо и сравнивать цены, зафиксируйте ключевые задачи:

• контролировать стратегические инициативы,
• видеть загрузку подразделений,
• управлять критическими путями,
• работать с финансовой составляющей,
• стандартизировать отчетность и коммуникации.

То, что для одной компании желательно, для другой — критически важно. Четкое понимание потребностей сокращает выбор минимум вдвое.

2. Проверьте, насколько система покрывает ваш масштаб

Если компания маленькая, важнее скорость внедрения, простота интерфейса и возможность быстро обучить команду.

Среднему бизнесу критичны гибкие настройки, интеграции и стабильная аналитика.

Крупным предприятиям нужен высокий уровень кастомизации, управление портфелями, контроль рисков, расширенная отчетность, ролевая модель и возможности low-code.

3. Оцените качество визуализации и панели мониторинга

Система должна предоставлять:

• понятные панели, которые обновляются автоматически,
• отчеты без ручного копирования данных,
• прозрачность по статусам, бюджету, срокам,
• контроль критических зон проекта.

Если руководитель вынужден каждый раз «вытаскивать» информацию вручную, то система не работает как портфельная.

4. Проверьте гибкость настройки

Идеальная система позволяет:

• подстраивать поля, статусы, роли, сценарии согласований,
• управлять разными типами проектов,
• адаптировать визуализацию под ваш подход (канбан, Гант, дорожные карты),
• менять логику без привлечения разработчиков.

Чем меньше вы зависите от подрядчика, тем быстрее адаптируете систему под новые требования бизнеса.

5. Оцените экономику внедрения

Цена лицензии — лишь часть бюджета. В расчет стоит закладывать:

• стоимость интеграций,
• обучение команд,
• поддержку,
• дальнейшую масштабируемость,
• возможный переход на on-premise.

Иногда более дорогая система приносит меньшие издержки за счет удобства и скорости.

6. Проверьте, насколько сервис соответствует вашим требованиям безопасности

Особенно важно, если:

• вы работаете с государственными клиентами,
• есть строгие требования по хранению данных,
• компания рассматривает только российские решения,
• нужен on-premise.

Этот фактор нередко ставит точку в выборе.

7. Запросите пилот на 2–4 недели

Это лучший способ увидеть, как система:

• ведет реальные проекты,
• распределяет ресурсы,
• формирует отчетность,
• работает под нагрузкой,
• принимает изменения,
• ведет коммуникации команд.

После пилота обычно становится очевидно, подходит инструмент или нет — не по презентации, а по факту.

Заключение

Выбор платформы должен основываться на реальных потребностях бизнеса: масштаб компании, структура процессов, требования к отчётности и коммуникациям. Важны не только функции и визуализация, но и гибкость, возможность быстро адаптировать систему под новые проекты и изменения в стратегии.

Хорошо подобранный инструмент позволяет минимизировать риски, улучшить качество принятия решений, ускорить обмен информацией и поддерживать эффективные коммуникации между командами и стейкхолдерами.