Вячеслав Черкасюк — руководитель группы проектов студии разработки ItFox. Он ведет проекты разного масштаба: на небольших задачах работают 4–5 специалистов, а крупные продукты сопровождают команды из 10–12 человек. Вячеславу важно, чтобы инструмент управления проектами был удобным, точным и позволял видеть процессы в любой момент.
Вячеслав поделился, как управляет проектами в Shtab и следит за тем, чтобы команда укладывалась в сроки и стоимость проектов.
О компании ItFox
Мы более 6 лет занимаемся кастомной разработкой и собрали сильную команду из 60+ разработчиков уровня middle и senior. За это время запустили свыше 50 проектов и регулярно подтверждаем свою экспертизу в международных конкурсах и отраслевых рейтингах.
Основные направления — web и mobile разработка, автоматизация процессов, создание цифровых продуктов и экосистем. Берем в работу как небольшие стартапы, так и крупные проекты для вендоров, со многими из которых команда сотрудничает годами.
Как мы организуем работу:
- Под каждый проект формируем отдельную команду. Состав зависит от задач: это может быть backend, frontend, мобильная разработка или сразу несколько направлений.
- Мы строим работу по SCRUM и запускаем проекты поэтапно. Разработка идет двухнедельными спринтами: планируем задачи, согласуем приоритеты и каждые две недели показываем результат. Это позволяет гибко управлять развитием продукта и сохранять стабильный темп.
- Работаем по прозрачным моделям оплаты — T&M или Fix Price. Клиенты платят только за реально отработанные часы. Это помогает экономить их бюджет и строить честные долгосрочные отношения.
Искали решение, которое позволит точно считать время работы сотрудников
Для нашей команды важен точный учет времени в задачах. Мы считаем нормо-часы разработчиков, по ним платим зарплату и выставляем клиентам счета. Сколько времени и ресурсов ушло на задачу, столько мы и передаем в расчет.
Раньше вели проекты в Trello. Но когда сервис ушел с российского рынка, начали искать альтернативу. Мы перебрали несколько систем, но ни одна из них не подошла под наши процессы. Нам нужен был счетчик, который работает прямо в карточке задачи и запускается одним кликом. Без него нашу модель работы невозможно точно реализовать.
Ведем все процессы разработки в одной системе
С помощью Shtab мы выстроили прозрачный процесс разработки. Теперь команды из разработчиков, тестировщиков, аналитиков и менеджеров работают по единой структуре. Это помогает не терять задачи между этапами, быстрее двигать спринты и контролировать сроки.
Вот как мы организовали процессы разработки продуктов в Shtab:
✅ Организуем доску для каждого проекта. Каждая доска имеет схожую структуру: backlog, спринты, in-progress, test, done. Это базовый набор, который повторяется в любом проекте. Дополнительные колонки добавляем только там, где они нужны. Такая схема помогает разделять контекст между проектами и не смешивать задачи разных команд.
✅ Разбиваем крупные задачи на подзадачи. Мы начинаем проект с большой общей задачи — Epic. В ней собираем описание, требования, ссылки на документы и общую концепцию. Это точка входа для всей команды: здесь разработчик, дизайнер или тестировщик могут быстро понять контекст и не обращаться к менеджеру каждый раз, чтобы узнать детали.
После согласования Epic с заказчиком мы разделяем его на подзадачи: например, backend, frontend, Android. Каждая подзадача превращается в отдельную карточку и уходит в двухнедельный спринт.
Чтобы на общей доске быстрее находить задачи и не тратить время на чтение каждого описания, используем метки. По ним сразу видно, к какому виду работ относится задача. Это помогает менеджеру с одного взгляда понять состав работ в спринте и загрузку команды.
✅ Контролируем ход работы в задачах. Мы используем комментарии, чтобы фиксировать рабочие действия по задаче. Тестировщик пишет, что он проверил и какие недостатки нашел. Разработчики оставляют свои детали: что сделали, какие тестовые данные использовали, какие логины и пароли вводили. Менеджер может добавить уточнения или указать, что задача должна уйти в релиз. Благодаря этому в комментариях остаются все артефакты работы, и по ним легко понять, когда и что сделали.
В карточках есть история действий. В ней видно, что происходило с задачей с самого начала. История помогает быстро восстановить путь задачи: видно, на каком этапе она задержалась, сколько стояла в каждом статусе, почему процесс замедлился. Это упрощает разборы ошибок в проектах: на ретроспективах я могу понять причину отклонений от сроков и увидеть, что именно пошло не так.
✅ Точно считаем время на проекте. Для нас важно фиксировать фактическое время работы в каждой задаче. В Shtab он запускается прямо в карточке одним нажатием. Разработчику не нужно переходить в отдельные приложения, ведь время учитывается в привязке к конкретной задаче. Это упрощает контроль нагрузки и помогает корректно считать нормо-часы.
✅ Собираем отчеты по сотрудникам. В отчетах смотрим, кто из исполнителей работал над задачами и сколько часов потратил. Это помогает оценивать загрузку команды и видеть, куда уходит время в рамках конкретного проекта.
Мы используем API Shtab, чтобы подключить систему к нашим внутренним инструментам. Через API мы забираем нужные данные в свою систему управления персоналом — это помогает автоматически обновлять информацию по сотрудникам и проектам.
Итоги
Для нас Shtab стал инструментом, который помогает не просто вести задачи на канбан-доске, а управлять временем и экономикой проектов на уровне всей команды. Благодаря функционалу сервиса у нас нет разрыва между фактическим временем и тем, что попадает в расчеты.
Мы видим точные часы работы, можем корректно платить зарплату сотрудникам и рассчитывать стоимость проектов для клиентов. Если задача выходит за рамки оценки, видим это сразу и можем вовремя уточнить требования, перераспределить нагрузку или вовремя предупредить заказчика.
