PMBoK: что это и как помогает в управлении проектами

Александра Калюжная -

Планирование, правильное распределение ресурсов и понятная коммуникация — основа успешной работы. В статье мы исследуем принципы, процессы и рекомендации, представленные в PMBoK, и их значение для проектного менеджмента.

Что такое PMBoK и для чего он нужен

PMBoK (Project Management Body of Knowledge) переводится как «Свод знаний по управлению проектами». Это методическое пособие с набором правил и подходов для управления проектами. Оно помогает проектным менеджерам в организации и качественном выполнении своей работы. PMBoK Guide — это написанная группой авторов книга, которая впервые была опубликована в 1996 году и выдержала 7 изданий. Последнее вышло в 2021 году под руководством Института управления проектами (PMI).

PMBoK — это совокупность процессов, практик и инструментов, необходимых для успешной реализации проектов, описывает основные знания и практики в области управления проектами. Это универсальное руководство, которое содержит набор базовых концепций, терминов и методов, необходимых для эффективного управления проектами на любом уровне сложности и в различных областях деятельности.

Shtab – сервис для управления бизнес проектами с трекером времени
Платформа для управления проектами Shtab поможет организовать рабочие процессы. Благодаря трекеру, система позволяет проконтролировать рабочее время сотрудников. Попробуй бесплатно!
Shtab

Сравнение с другими методами управления проектами

PMBoK — это свод знаний, а не конкретная методика. Однако в первых изданиях принципы основывались на системе Waterfall, суть которой заключается в том, что все задачи выполняются последовательно. Но 7 издание основывается уже на Agile.

Основные элементы PMBoK

Для успешного управления проектами есть базовые принципы и методики.

Основные элементы методологии PMBoK включают:

  1. Процессы управления проектами. Выделяют 49 процессов, которые распределены по 5 группам: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и контроль, закрытие. Каждый процесс имеет цели, входы, выходы и инструменты.
  2. Виды знаний. Существует 10 областей знаний: управление содержанием проекта, временем, деньгами, качеством, заинтересованными сторонами, коммуникациями, ресурсами, поставками, рисками и интеграцией.
  3. Процессы управления стейкхолдерами. Они включают идентификацию, анализ и учет потребностей, ожиданий и влияния стейкхолдеров на проект.
  4. Процессы управления коммуникациями. Для успешного выполнения проекта необходимо обеспечить эффективный обмен информацией со всеми участниками проекта.
  5. Процессы управления качеством. К ним относятся: планирование, обеспечение и контроль качества продукта или услуги проекта с целью удовлетворения требований заинтересованных сторон.
  6. Процессы управления рисками. Они заключаются в определении потенциальных угроз для проекта и разработку стратегий по их минимизации или устранению.

Инструменты и методы PMBoK

Инструменты и методы, используемые в рамках знаний PMBoK, помогают применять рекомендации на практике, обеспечивая системный и осмысленный подход к управлению проектами и достижению поставленных целей. К ключевым методам относятся:

  1. Рабочая декомпозиция — это метод разделения проекта на более мелкие и управляемые элементы (рабочие пакеты). Он позволяет лучше планировать, контролировать и отслеживать прогресс.
  2. Диаграмма Ганта — это инструмент для визуализации последовательности и продолжительности задач проекта, определения критического пути и планирования временных ресурсов.
  3. Матрица ответственности (RACI) — это инструмент для определения ролей и обязанностей участников проекта, который помогает установить четкую систему управления и коммуникаций.
  4. Техники оценки рисков. Используются для идентификации потенциальных угроз и возможностей, разработки стратегий управления рисками и принятия обоснованных решений. К ним относятся: SWOT-анализ, дерево решений, анализ чувствительности и др.
  5. Техники управления качеством: контроль качества, проверка качества, анализ данных и др. Они помогают обеспечить соответствие результатов проекта ожиданиям заинтересованных сторон в плане качества.
  6. Методы коммуникаций. К ним относятся: модель коммуникаций Шеннона и Вивиани, методы бесконфликтного общения и другие. Они используются для управления обменом информацией внутри команды проекта и с внешними стейкхолдерами.
  7. Анализ эффективности. К таким методам можно отнести: анализ вариаций, анализ причин и следствий (Ishikawa), статистические методы. Они помогают оценить и улучшить эффективность проекта и процессов управления.

Этапы управления проектом по PMBoK

Выделяют пять основных этапов управления проектом:

  1. Инициация. На этом этапе на основе бизнес-целей и потребностей стейкхолдеров формулируется проектная документация, проводится первичная оценка рисков и определяются ключевые ресурсы и ограничения проекта.
  2. Планирование. Здесь создается план управления проектом с учетом временных, стоимостных, качественных, коммуникационных, ресурсных и других аспектов проекта.
  3. Выполнение. Теперь реализуется план проекта. Команды работают над выполнением задач, управляют рисками, качеством и изменениями, собирают данные и отчеты о выполнении работ.
  4. Мониторинг и контроль. На этом этапе отслеживаются выполнение плана проекта, управление рисками, качеством, бюджетом и расписанием. Если возникают отклонения от плана, принимаются корректирующие меры.
  5. Завершение проекта. По завершении всех задач, оцениваются результаты, собираются уроки управления проектом, составляются отчеты и анализируется проделанная работа.

Каждый из этих этапов содержит ряд процессов и действий, которые необходимо выполнить для успешного управления проектом.

Плюсы и минусы

Плюсы PMBoK:

  1. PMBoK обеспечивает единый стандарт управления проектами, что позволяет снизить вероятность ошибок и неоднозначностей при планировании и выполнении проекта.
  2. В книге используется общепринятая терминология, что упрощает коммуникацию между членами команды и стейкхолдерами.
  3. PMBoK предлагает систематический подход к управлению рисками, что помогает идентифицировать и минимизировать потенциальные угрозы проекту.
  4. В пособии описана четкая структура для управления проектом, которая помогает разбить управление проектом на этапы и процессы.

Минусы PMBoK:

  1. PMBoK часто критикуют за свою жесткую и формализованную природу, что может замедлить процесс управления проектом в ситуациях, требующих быстрой реакции.
  2. Пособие сложно для понимания и применения для неквалифицированных специалистов или малых проектов.
  3. Несмотря на обширность документа, PMBoK в целом оставляет много места для интерпретации и дополнения, что может привести к различным толкованиям и применению его принципов.
  4. PMBoK может не учитывать особенности конкретного проекта или отрасли. В таком случае нужны доработки и дополнительные настройки для успешного применения знаний.

Кому подходит

PMBoK подходит специалистам, занимающимся проектной деятельностью, менеджерам разных отраслей, компаниям, стремящимся к улучшению качества управления проектами.

Отметим, что материал не так прост и новичок вряд ли сможет освоить всю информацию. Мы бы рекомендовали читать PMBoK тем, у кого уже есть опыт в управлении проектами и кто знает базовые термины и методы, которые используют проджект-менеджеры.

Также процессы, описанные в PMBoK, вряд ли подойдут:

  • Маленьким организациям или стартапам, где проекты менее сложные и требуют более гибкого подхода.
  • Компаниям с уникальными процессами, которым нужен специфический подход, а не стандартные решения PMBoK.
  • Для проектов, где требуется большая гибкость и адаптивность к изменениям. Для них больше подойдут Agile или SCRUM.
  • Специализированные проекты, которые могут потребовать специфические навыки и знания, которые не охватываются PMBoK.

Как работать с PMBoK

Для эффективной работы начните с основных принципов PMBoK. Это поможет понять процессы и концепции управления проектами, описанные в стандарте.

После изучения стандарта начните применять его принципы и методики на практике. Это позволит вам понять и оценить эффективность стандарта в деле.

Обучите вашу команду новым принципам и методикам, чтобы создать общее понимание и уровень знаний по стандарту. Поддерживайте команду во время применения стандарта, предоставляя необходимую поддержку и руководство.

Постоянно стремитесь к улучшению процессов управления проектами и адаптации методик под новые условия и требования проектов. Обратите внимание на обратную связь и опыт работы с PMBoK, чтобы совершенствовать практики управления проектами.

Выводы

PMBoK — ценный ресурс для проектных менеджеров, который описывает основные процессы, концепции и методы управления проектами, а также предоставляет стандарты и руководства, которые применяются на практике. Пособие нужно использовать с учетом специфики проекта, требований заказчика и предпочтений организации. Следуя основным шагам и принципам PMBoK, проектные команды могут достичь успешных результатов и улучшить свои практики управления проектами.