Как не стать жертвой многозадачности: учимся переключать внимание при работе с проектами

Долгое время умение делать 10 задач одновременно ценилось и даже превозносилось. Пресловутая «многозадачность» стала константой в описании вакансий и резюме. Но работа в огне приводит к выгоранию — это стало серьёзной проблемой, с которой люди идут к психологам.

Ещё в 2017 году аналитическая компания Gallup выяснила, что 23% американцев чувствуют себя в состоянии выгорания «часто или постоянно». В России ситуация отличается не сильно.

В новой статье мы рассказали, почему многозадачность — не всегда хорошо, откуда взялось это явление, и как можно переключаться между задачами без риска выгорания.

Многозадачность: что это за зверь?

Сегодня о многозадачности чаще говорят в негативном ключе, отмечают её влияние на продуктивность. Но при этом по-прежнему есть много специальностей, где человек работает с несколькими проектами сразу: дизайнеры, SMM-специалисты, копирайтеры, фронтендеры, менеджеры проектов и т. д.

Различают три вида многозадачности:

• Выполнение двух дел одновременно. Например, переписка с клиентом во время командной планёрки.
• Переключение на вторую задачу без окончания работы над первой. Например, вы пишете лонгрид на vc, и вдруг вам прилетает срочная задача на подготовку анонса для Telegram-канала. Такой тип многозадачности труднее всего контролировать.
• Выполнение задач в быстрой последовательности. Вы завершили одну задачу и резко переключились на следующую.

Приведём пример типичного дня таргетолога. С утра надо продвигать детское питание, через час заказчик из ресторанной сферы попросит изменить параметры РК, а ещё через два нужно погрузиться в разработку креативов для магазина одежды. А также надо анализировать показатели, готовить отчёты и так далее. Это стресс и постоянная необходимость переключать внимание.

Чтобы избежать этого стресса и быстро оценить весь пул работ, опытные специалисты визуализируют список задач. Существуют разные подходы к визуализации:

• канбан-доска (более подробно о канбан-методологии мы рассказали в этой статье);
• to-do листы;
• планеры, ежедневники.

Волшебной таблетки и суперметодики, позволяющей не терять концентрацию, увы, не изобрели. Тем не менее есть несколько действенных советов, которые помогут вам держать внимание в тонусе.

Итак, как же минимизировать риски?

Для начала научитесь хорошо выполнять что-то одно: ставить большую задачу, разбивать её на подпункты, намечать сроки и цели. Без этого будет трудно познать азы тайм-менеджмента и одолеть сразу несколько проектов.

Избегайте бессистемного переключения между задачами. Научитесь доделывать задачу если не до финальной, то хотя бы до промежуточной точки.

Например, дизайнеру нужно сделать ребрендинг. Это объёмная задача, которая включает в себя много пунктов: цвета, лого, шрифты, иконки. Её можно делать и целый месяц, но понятно, что ежедневно по 8 часов дизайнер не занимается только этим. Может прилететь что-то из других проектов. Завершите подзадачу с разработкой логотипа: предоставьте рефы, концепцию, 3-4 эскиза, потом можно перепрыгнуть на другую задачу.

Доказано, что постоянное переключение с одного проекта на другой повышает уровень стресса. К такому выводу пришли учёные из Университета Сассекса, их исследование доказало, что из-за мультизадачности уменьшается плотность префронтальной коры мозга, отвечающей за эмпатию и эмоциональный контроль. Нашему мозгу нужно время, чтобы перейти от одной задачи к другой и вспомнить, на чём он остановился. Учитывайте это при работе с несколькими проектами.

Но это не значит, что надо резко всё бросить и выполнять только одну задачу. Напротив, мультитаскинг учит нас эффективно использовать свободное время и оптимизировать процессы. Судите сами, мы читаем в пробках, слушаем подкасты во время уборки, общаемся с заказчиками и в это время монтируем видео.

Как переключать внимание: общие советы и практические методы

1. «Горячая картошка»

Фокусируйтесь на главных задачах и откладывайте неважные. Всё успеть невозможно, и это нормально. Выбирайте только то, что действительно приносит результат в обозримом будущем.

2. Чередование сложного и простого

Многие эксперты советуют делать в первую очередь сложные задачи, а затем приступать к простым. И наоборот, часто рекомендуют в начале дня расправиться с быстрыми тасками и переходить к большой работе, но здесь велик риск растягивания времени.

Чтобы проще было переключать внимание, эффективнее чередовать сложные и лёгкие задачи. Таким образом, нагрузка в течение дня будет более равномерная, а планирование — гибким.

3. Правило 25 минут

Расставьте себе будильники, которые будут звонить через определённые вами промежутки. И каждый раз, когда они звонят, отвечайте на вопрос: «То, что я делаю сейчас, важнее чем каждая из моих конечных целей?» Если ответ – нет, отложите это и сделайте какое-то важное дело.

Есть также метод Помодоро, которое запускает таймер на 25 минут. В течение этого времени вы работаете над задачей. Когда 25 минут прошли, можно отвлечься или перейти к другой задаче.

Кстати, если не выделить себе время на развлечения, вы всё равно будете отвлекаться, но потратите больше времени, а удовлетворения от работы будет меньше.

Также установите будильник на обед и окончание работы, так вы раз за разом будете чётче ощущать дедлайны.

4. Бартер

Попробуйте иногда меняться задачами с коллегами по отделу. Речь идёт не о выполнении чужой работы, а небольшой перезагрузке и грамотном распределении рутинных задач. Например, у одного хорошо получаются таблицы, а другой будет возиться с ними несколько часов. Берите то, что у вас хорошо получается и взамен отдавайте то, что – не очень.

5. Механические действия

Разгрузить мозг от многочисленных проектов помогают небольшие бытовые дела. Помогите руководству выбрать место для проведения корпоратива или возьмите на себя часть организации. Доберитесь до дел, на которые всегда забиваете: почистить офисную кофемашину, протереть стол от пыли, помыть чашку. После этого с новыми мыслями можно приступить к новой задаче.

Иногда привычные ненавистные дела могут оказаться спасением, потому что мы их совершаем механически, а мозг таким образом разгружается. Просто попробуйте :)

6. Уменьшение сроков

Это полезный лайфхак, который поможет немного ускориться. Когда вам говорят про дедлайн, отнимайте один день. Договорились скинуть отчёт в пятницу? Пришлите его уже в четверг. Обещали выйти на связь в 12:00? Сообщите заказчику в 11:55, что готовы к беседе.

Время — единственный невосполнимый ресурс. И по мере понимания этого, вы научитесь делать привычные дела гораздо быстрее и будете успевать больше.

Стоит попробовать все техники и инструменты. Так, ваш рабочий день будет выглядеть по-разному, а вы будете понимать, с помощью каких методов работа стала эффективнее, а результаты лучше.