Диаграмма Ганта vs Канбан-доска: как лучше управлять проектом

В управлении проектами, IT, бизнесе актуальны два направления методологий: жёсткие и гибкие. С их помощью решаются комплексные задачи и реализуются многие проекты, от успеха которых зависит функционирование команды.

В этой статье мы простым языком расскажем про классические инструменты двух известных методологий Agile и Waterfall — доску Канбан и диаграмму Ганта, соответственно.

Если вы только недавно начали интересоваться этой темой, но не вникли в суть — статья поможет вам упорядочить знания.

Диаграмма Ганта как основной инструмент водопадной техники управления проектами

Начнём с представителя жёсткой методологии, где во главу угла ставят последовательность и соблюдение дедлайнов.

Диаграмма Ганта – это визуальное представление графика работ, построенное по плану проекта. На диаграмме показаны задачи и их последовательность. Она представляет собой горизонтальные полосы, расположенные между двумя осями: списком задач по вертикали и датами по горизонтали.

Построение:

Диаграмма Ганта основана на зависимостях между операциями (задачами). Она состоит из полос, располагающихся между вертикальной осью со списком задач и горизонтальной осью с датами. Например, задача 2 (разработка одного из модулей документации) не может начаться до завершения задачи 1 (разработки общей схемы). Аналогично к анализу данных нельзя приступить без ввода этих данных.

Далее определяется длительность каждой операции. Затем — зависимости между операциями, которые, в свою очередь, повлияют на даты начала и окончания операций. Расписание готово. На каждую операцию можно поставить ответственных.

Обычно диаграмма содержит следующие составляющие:

• Даты начала и окончания задачи;
• Название задачи;
• Ответственных;
• Вехи — переход на новую стадию, новый этап в ходе выполнения проекта.

Диаграмма подходит для работы и фрилансеров, и корпораций. Её применяют как для небольших проектов, так и масштабных. Примеры: конференция, запуск магазина, рекламная или маркетинговая кампания. Инструмент подойдёт вам, если вы предпочитаете работать с графиками.

Диаграмма даёт понимание сроков реализации. Такой подход снижает частоту просрочек, ведь задачи закрываются своевременно. А даже если срок какой-то операции увеличится, диаграмму можно перестроить и легко посмотреть, как отразятся изменения в одной операции на всём остальном.

Также с помощью диаграммы Ганта легко скоординировать работу команды: график показывает, кто и когда должен начать работать над задачей.

Недостатки:

• Сложность построения. Начинающий менеджер может запутаться в построении объёмного плана проекта и дальнейшем отслеживании большого количества задач.  Чтобы понять этот инструмент и разобраться, как внедрить его в свой проект, нужно прочитать много экспертных статей или обратиться к коучам.
• Сложности с добавлением операций. Добавление новой информации в план проекта может превратить его из удобной для просмотра дорожной карты в хаотичный документ.
• Отсутствие гибкости. Если кто-то из команды или заказчик захочет резко внести какие-либо изменения в диаграмму, то может нарушиться весь процесс планирования.

Диаграмма Ганта — инструмент, использующийся в Waterfall — водопадная или каскадная модель разработки продуктов или управления проектами, суть которой в заранее построенном чётком плане и последовательном переходе с одного этапа на другой без пропусков.

Диаграмма НЕ будет полезна для Agile-проектов, так как они не имеют зависимостей. Если задачи в проекте не взаимосвязаны, то здесь как раз поможет метод Канбан, о котором мы расскажем далее.

Kanban: маленькими шагами — к ожидаемому результату.

Принцип Канбан относится к философии (методологии) Agile, которая получила свою популярность в 2001 году. Её суть в системе ценностей, помогающих разработчикам делать новые продукты быстрее и с бОльшим эффектом для бизнеса. Но впоследствии философия вышла за рамки разработки программного обеспечения и стала использоваться и в других сферах, например, в digital. Более подробно об Agile мы рассказали в этой статье.

Канбан — это методика или принцип организации работы с помощью визуализации рабочего процесса, а доска — инструмент реализации.

Наивысшую популярность метод получил на конференции Аджайл-2007, после которой на «Yahoo!» появился форум интересующихся этой методологией. Однако и сейчас методология постоянно развивается, а каждый год проводятся множество конференций по этой теме.

Дословно kanban переводится как «вывеска»/«билборд». Эта система основана на визуализации рабочих процессов с помощью карточек на доске.

Задачи представлены в виде отдельных карточек, расположенных в нескольких столбцах. В классической канбан-доске это — To Do, Doing и Done; в Shtab — Открытая, В процессе, На проверке, Закрыта, однако их можно настроить по своему усмотрению.

Недостатки:

• Перенос дедлайнов. Отсутствие чётких сроков снижает полезность доски. А сотрудник может передвигать сроки задачи, не поставив команду в известность.
• Возможность постоянных изменений проекта: может привести к тому, что он не дойдёт до финала, а также неизбежна частая обратная связь и возврат задачи в работу.
• Сложность подсчёта итоговой суммы работы.

Плюсы канбан-доски:

• Подходит для работы с ежедневными, рутинными задачи, не всегда связанными друг с другом. Например, в одной карточке можно указать часто повторяющуюся задачу типа проверки почты или модерации аккаунта в соцсетях, и она будет всегда на виду (на доске).
• Позволяет увидеть слабые места в процессе. Например, в одной задаче постоянно переносится срок. Менеджер может легко увидеть этот момент и разобраться.
• С помощью доски хорошо видно так называемое бутылочное горлышко. Например, менеджер проекта заходит на доску и видит, сколько у каждого сотрудника скопилось задач, как их можно распределить наиболее эффективным способом.
• Прозрачность процессов: участники и руководители видят, как протекает рабочий процесс, следовательно, прозрачность повышает уровень взаимодействия внутри команды и личную заинтересованность в работе.
• Совместное улучшение. Метод Канбан весьма гибок, команда совместно изучает рабочий процесс и решает, как его оптимизировать и ускорить. Здесь есть место для экспериментов.

Так что же выбрать?

Диаграмма Ганта не имеет смысла без зависимостей. В то время как Канбан может объединять между собой абсолютно разные задачи. Например, команда разработчиков Shtab исправляет некоторые баги и добавляет новые задачи на доску по ходу процесса.

Диаграмма Ганта эффективна только при наличии строго плана. Если на старте проекта его нет, инструмент не сработает.

От выбора инструмента зависит процесс планирования и распределения человеческих ресурсов. В отличие от диаграммы Ганта, Канбан-доска более проста в построении и корректировке данных. Там нет ограничений по внесению задач. Вы всегда можете добавить новые элементы по мере появления.

И диаграмму, и доску можно построить как на бумаге, так и в онлайн-сервисах. В обоих случаях будет видна хронология проекта.

Диаграмма Ганта подходит тем, кто любит визуал и в частности работу с графиками. Канбан-доска — тем, кто ищет более простой инструментарий для работы.

Доска даёт больше свободы. Например, мы выпустили новую фичу, а через день узнали, что она работает со сбоями. Мы возвращаем задачу в работу с актуальными требованиями.

В диаграмме Ганта любые изменения должны быть отражены в расписании, что может учитываться далеко не всегда.

Канбан-доска не спасёт от сорванных дедлайнов, лучше начать работать с ним на новом небольшом проекте, чтобы понять, закрываются ли потребности компании.

Некоторые программы и сервисы управления проектами поддерживают оба инструмента, а значит, вы можете планировать свой проект с обоими и визуализировать его как диаграмму и доску.

И диаграмма, и доска предлагают свои способы визуализации данных. Здесь больше важны концепции, которые заложены в основу этих методов. Остановитесь на той, что вам ближе, тогда и выбор инструмента станет очевидным.