Зачем управлять рисками: стратегия, о которой нужно знать каждому project-менеджеру

Маргарита Соколенко -

Не заложили в бюджет возможные доп. траты — пришлось срочно искать деньги, двигать сроки, впадать в панику.

Не рассчитали, сколько времени уйдет на дизайн сайта с учетом правок от заказчика — затянули сроки, понизили свой рейтинг доверия, репутацию и надежду на клиента, который придет по сарафанному радио.

Если бы в этих и не только этих случаях работал принцип «Нормально делай — нормально будет», то риск-менеджмента бы не существовало, как и самих рисков.

Но, они есть. Только тот управленец, который знает, как с ними работать, снизит уровень головной боли и уменьшит количество проблем.

Компания PwC опросила 120 членов советов директоров и топ-менеджеров в 2020 году. В результате масштабного исследования выявилась потребность в сильном риск-менеджменте.

Все ли риски возможно просчитать? Однозначно, нет. Кроме внутренних рисков, есть внешние, обстоятельственные: природные (катаклизмы), государственные (принятие новых законов). Ни один проект не застрахован от рисков.

Одновременно с этим риск-менеджмент — это не интуитивный поиск опасностей, а системные действия. Для этого в мире приняты международные и национальные стандарты в управлении рисками: COSO ERM, ISO 31000.

А для предупреждения проблем существуют  организации: FERMA, IFRIMA (International Federation of Risk and Insurance Management Associations). Самые успешные команды, которые  предотвратили риски награждают премией European Risk Management Awards.

Как не отворачиваться от рисков, а научиться их подчинять и предупреждать, чтобы не бороться с последствиями — подробности в этой статье.

«Для управления проектом достаточно управлять его рисками»

Риск — это событие, которое вероятно случится или не случится. Когда риск реализуется, он превращается в проблему. Допустим, у маркетолога есть риск не успеть отправить экспертный комментарий в статью в авторитетное СМИ. Он по каким-то причинам не отправляет его, и статья выходит с комментарием другого эксперта.

Так маркетолог упустил шанс повысить свою узнаваемость, узнаваемость агентства в котором работает и заслужить очки доверия. Риск-менеджер (это может быть project-менеджер) заранее просчитает, как не нагружать маркетолога доп. задачами и лучше проконтролировать выполнение стратегически важной задачи.

«Для управления проектом достаточно управлять его рисками».
© Том Демарко, инженер-программист, писатель

Какие виды рисков бывают? Временные, бюджетные риски, риски изменения объёма работ, взаимосвязанные риски (когда не получится приступить ко второй задаче, пока не выполнена первая).

Почему управление рисками важно?

С помощью этой дисциплины менеджер выявляет, оценивает и контролирует финансовые и правовые риски. Это помогает избежать проблем и снизить вероятность провала.

💡
Важно: Все риски нельзя предупредить в начале проекта один раз и забыть об этом. Риск-менеджмент — это регулярный процесс, постоянное «поворачивание головы» в сторону вероятных опасностей.

Риск-менеджментом занимается один человек? Сегодня всё больше компаний выбирают системный подход, который задействует всю команду. Поскольку каждый сотрудник сталкивается с рисками — все ответственны за общую работу.

Проджект-менеджеры для этого настраивают открытую, прозрачную коммуникацию и распределяют обязанности в таск-трекере.

Обычно эту роль берут на себя топы или проджект-менеджеры при планировании проекта и составлении дорожной карты.

Компоненты риск-менеджмента

Компании в сферах строительства, авиации, энергетики, страхования и финансов, здравоохранения пользуются ERM-системой для управления рисками. Это более жесткий регламент — он подходит компаниям, где риски слишком высокие. Но частично его можно применять и в других сферах, подстраивая под себя.

Составляющие ERM (Enterprise risk management):

  1. Внутренняя среда: корпоративная культура, ценности компании, философия руководства в отношении рисков.
  2. Постановка целей: этот компонент связан с планированием целей, задач, которые будут согласоваться с миссией компании.
  3. Определение события: определение важных отраслей бизнесов и связанных с ними событий, которые могут нести риски.
  4. Оценка риска: важно понять, как финансово скажется риск.
  5. Реагирование: есть несколько путей: 1) избегание риска (остановка деятельности, у которой есть риски); 2) снижение; 3) разделение (страхование своего продукта, имущества; то есть разделение рисков с 3-ей стороной); 4) принятие.
  6. Контроль: как с помощью усиления контроля предупредить проблему, например, установив сигнализацию — вы предотвратите риск воровства.
  7. Информация и коммуникация: прозрачность в этих процессах, качественный сбор и обработка сведений для анализа.
  8. Отслеживание: анализ процессов, своевременное реагирование.

Гайд: как управлять рисками

Процесс управления рисками похож на карту местности с обзорными пунктами, в каждом из которых вы должны отметиться, подняться наверх и проверить, что дальше.

Всего таких «пунктов» пять. Они соответствуют 5 глаголам и похожи на компоненты ERM, но для удобства в более упрощенном виде: выявлять, анализировать, оценивать, «лечить» (снижать риски) и контролировать.

Выявлять

Определите вероятные риски, составьте таблицу. Примеры рисков: плохие условия защиты безопасности команды, размытая цель заказчика, внедрение нового ПО. На этом этапе важно советоваться со стейкхолдерами, изучать аналогичный опыт, обращаться к аудиторам.

Анализировать

Изучите вероятность каждого риска и то, как он влияет на ваш проект. В таблице укажите уровень приоритета и пропишите планы, как смягчить последствия в случае чего.

Оценивать (присваивать рискам приоритет)

Присвойте рискам приоритет на основе анализа вероятных последствий. Это может быть высокий, средний и низкий приоритет. Оценка поможет вам и команде увидеть, на чем правильней всего стоит сосредоточить ресурсы, чтобы снизить риск. То есть, что сделать в первую очередь.

Снизить риск

Постройте план, как снизить каждый из рисков и запишите в таблицу. Здесь про 4 стратегии работы с рисками: избегать (риск проливного дождя — не планируйте мероприятие в этот день), принимать (если риск не так высок, или его избежать невозможно), снизить (заложить временный буфер, привлечь дополнительные инвестиции), передача (делегируйте часть работ 3-ей стороне).

Мониторить

Отслеживайте каждый риск по мере того, как реализуете проект. Назначьте ответственных членов команды. Так у вас будет ощущение, что риски под контролем. Если они проявятся, то вы уже будете готовы принять меры.

Риск-менеджмент – это важнейшая часть управления проектами. Помните, что в любом проекте риски неизбежны. Не становитесь заложниками контроля, которые «трясутся» как бы чего не случилось. Ведь есть обстоятельства — ими управлять в эпоху неопределенности невозможно. Холодный расчет и рациональный подход — ваши главные «друзья».

Уделите внимание продуманной стратегии и тому, как вы отреагируете, если риск все же реализуется. Со временем, благодаря опыту, вы научитесь справляться с любыми рисками в вашем проекте.