Тысячи российских команд останутся без любимых таск-трекеров: как спасти свои данные

Когда в начале августа Atlassian начали «заботливо» рассылать письма о закрытии российских аккаунтов (и проектов с задачами, соответственно), стало понятно, что нужно искать замену. Это вызов для компаний с уже развитой инфраструктурой проектов в Jira и Trello, которые сильно полагались на эти инструменты в координации бизнес-процессов.

Терять накопленную годами историю прогресса, производственную и другую документацию компаниям не просто. Поэтому они усердно изучают российские сервисы — Shtab, Kaiten, Яндекс.Трекер, Аспро.Cloud, Планфикс и т. д. И задаются вопросами: Кому довериться? Как сохранить накопленный прогресс по проектам?

Чтобы период поиска и переход на другой инструмент прошел гладко и успешно, поделюсь лайфхаками.

Риски для бизнеса

1. Потерять свои данные. Для многих Trello и Jira стали центральными хранилищами информации о проектах, задачах, командной работе и дедлайнах. У кого-то задачи запланированы на месяцы вперёд. Без четкой картины текущих задач, их статуса и ответственных за их выполнение, компании могут столкнуться с простоями, ошибками и дублированием работы. А это грозит потерей эффективности.

2. Потерять время на адаптацию команды. Сначала выбрать, а потом ещё внедрить таск-менеджер — не самая простая задача. Нужно изучить рынок, протестировать разные решения и обучить команду. Почти 45% опрошенных компаний в исследовании Gartner Digital Markets отметили, что время, которое они тратят на изучение нового ПО — это самая большая проблема при внедрении новых технологий. Поэтому инструкции должны быть максимально понятными и доступными.

3. Потерять деньги. Компании могут столкнуться с увеличением затрат на обучение сотрудников, оказаться в простое, пока внедряют новое решение.

Несмотря на то, что бизнесу есть сегодня из чего выбирать, далеко не все сервисы предлагают:

1. Гибкую архитектуру под любые масштабы команды.
2. Быстрый импорт данных.
3. Систему обучающих материалов для плавного перехода. Например, у нас есть короткие туториалы и развернутые инструкции с пошаговыми действиями.

Найти такое решение нужно максимально оперативно, учитывая, что после письма о блокировке аккаунта Atlassian даёт 30 дней на переход. Но пользователи пишут, что иногда это происходит без предупреждения.

Это комментарии под одной из статей об уходе Atlassian. Выглядит совсем не весело.

Рекомендации, как избежать рисков и последствий

Цель номер 1 для бизнеса сейчас — максимально обеспечить бесперебойную работу своих процессов. Здесь могут помочь несколько советов.

1. Изучите рынок альтернативных сервисов для управления проектами. Познакомиться с сервисом лучше сразу со всех сторон. У многих платформ есть бесплатные демонстрации, где специалист в онлайн-режиме объяснит вам, как всё работает. Изучение инструкций, обучалок с видео тоже будет плюсом. Ну и самый проверенный метод — попробовать поработать в сервисе. Вам банально может не понравится визуал или расположение кнопок. Пробные версии с бесплатным периодом есть у большинства сервисов.

Обратите внимание на необходимый вам функционал без лишних фич. Возможно, вам и не нужна CRM или обложки задач и другие штуки, но вы давно искали трекер времени, чтобы точнее планировать трудозатраты.

2. Чтобы ничего не потерять, выберите решение на рынке, в котором есть импорт данных. Переносить карточки вручную или копировать их в док — вообще бессмысленно и страшно. Хорошо, что команда Trello позаботилась, чтобы данные можно было перенести без проблем. Главное — найти сервис, в котором есть возможности импорта.

3. Чтобы не было простоя в работе, объясните команде, зачем им новый сервис, как в нем работать. По сути, механика работы в таск-трекерах похожа: открываете доску, ставите задачи, перетаскиваете между колонками. Поэтому каких-то серьёзных вопросов у команды не возникнет.

Но если вы присматриваетесь к дополнительным фичам, например, трекингу времени на выполнение задач, то тут нужно оповестить сотрудников, скинуть ссылки на обучающие материалы и видео.

Ещё хорошая идея почитать на сайтах сервисов их кейсы и сценарии использования. Также компании сначала тестируют тот или иной сервис в небольшой команде, например, в отделе маркетинга, чтобы понять, как всё работает.

На что обращать внимание при поиске замены Trello

Сначала пройдемся по базе, это как чек-лист перед выбором:

• подходит ли сервис для вашей сферы деятельности. Может, вам надо наладить производственные бизнес-процессы, тогда смотрите есть ли у сервиса описания сценариев для этого направления.
• можно ли масштабировать систему. Ваша команда наверняка будет расти со временем. +10, 20, 100 сотрудников и так далее. Хватит ли мощностей и функционала сервиса, чтобы поддерживать работу больших команд.
• насколько система кастомная и гибкая. Вы в праве перестроить процессы, если изменятся приоритеты в команде. Узнайте, какие есть возможности для изменения иерархии и архитектуры сервиса.

А теперь подробнее остановимся на важных пунктах, которые многие часто упускают:

Лицензия

Если искать достойную замену, а может быть и превосходящее решение, то лучше выбирать сервис, который аккредитован в Минцифры РФ, сервера находятся в России. Во-первых, так вы будете уверены, что сервис работает законно. А во-вторых он не будет удалять ваши аккаунты и присылать письма об этом в случае санкций.

Архитектура сервиса

Удобно если в одном пространстве вы можете разделять ваши проекты. Управлять тремя людьми можно и без всяких сервисов. Но что делать, если у вас в команде 250 человек, 30 проектов и 300+ задач? Настроить вложенность. Например, для вашего агентства создать проекты с клиентами, а в них доски команды по направлениям работы. Это может звучать сложно, но на деле реализуется по принципу матрёшки.

В Trello между досками в одном проекте слабая синхронизация. Нельзя создать карточки сразу одновременно на нескольких досках. Но можно переносить карточки из одной в другую. Несколько досок для одного проекта — полезная фича, если вы хотите разделить доски между разработчиками, копирайтерами и дизайнерами в одном маркетинговом проекте.

Тёмную тему можно включить с помощью Google-расширения Dark Reader.

Разные виды отображения задач

Кому-то удобнее следить за задачами в формате календаря, списка или матрицы Эйзенхауэра или отображать одни и те же задачи в любом из видов по настроению. Так, например, в матрице удобно расставлять задачи по приоритетам, что важно сделать срочно, а что можно отложить. В Trello разное отображение задач помимо досок доступно только в тарифе Premium. В отечественных аналогах в этом смысле есть, где разгуляться.

Трекер для учёта времени

В Trello нельзя оценивать время задач. В некоторых российских таск-менеджерах время учитывается, даже если отключился интернет. Информация о затраченном времени автоматически засчитается, когда вы снова будете онлайн. А ещё вы всегда сможете добавить время вручную, например, если были на совещании, а не за рабочим столом.

Подзадачи

В Trello нет подзадач, хотя, это очень удобная функция, когда надо декомпозировать таску, назначить больше ответственных, добавить отдельные метки и комментарий для каждого этапа родительской задачи. Есть ли такой функционал в сервисе, который вы для себя выделяете?

Отчёты активности и эффективности

Если вы ведёте учет рабочего времени, то логично получать развернутые отчёты. Кто, в какое время, над какой задаче работал, за сколько времени справился с ней. Это помогает корректировать нагрузку, перераспределять ресурсы и в целом принимать более эффективные управленческие решения.

Интеграции

Ставьте в приоритет для себя сервисы, у которых открытый API, чтобы ваши разработчики могли интегрировать другие инструменты.

С помощью интеграций вы можете переключаться между сервисами в один клик, ставить задачи из письма на почте, из мессенджера и т.д.

У любого сервиса с возможностью интеграций есть раздел на сайте с инструкциями, как их подключить.

Одни из самых популярных интеграций среди сервисов сегодня:

• Google-календарь: создавать задачи можно из удобного сервиса, они автоматически синхронизируются.
• Почта: если вам прислали письмо, вы можете из него сделать задачу. Актуально для техподдержки, когда нужно заявку быстро оформить как таск.
• Telegram-бот: можно ставить задачи, оставлять комментарии через бота, тегать сотрудников. Сейчас есть решения, когда бот автоматически с помощью AI переводит ваше голосовое в текст комментария для задачи.
• Figma: тоже без переключения между инструментами, такая интеграция есть, например, у Weeek. Правда, пока эта интеграция позволяет только просматривать файлы, чтобы редактировать, нужно открывать Figma.
• Miro: можно прикреплять к проектам доски из Miro, тоже только в режиме просмотра. Чтобы двигать карточки, добавлять новые и т.д. нужно открыть Miro.
• CRM: в некоторые сервисы уже интегрирован этот инструмент, например, в Битрикс24, ЛидерТаск.
  и др.

Поддержка

Когда вы с командой изучите вдоль и поперек все ресурсы нового таск-трекера, могут остаться вопросы. Для этих целей у хорошего сервиса должна быть техподдержка. Мы решили этот вопрос своим способом — создали целое комьюнити в Telegram. В нем юзеры даже помогают друг другу, когда мы не успеваем оперативно откликаться на какие-то запросы и предложения.

Возможности быстрого импорта

Например, у нас это делается через настройки команды в сервисе. В них нужно выбрать раздел «Импорт данных» и нажать на Trello. А потом в окне вы просто выполняете пару пошаговых действий. Также можно выполнить импорт через JSON. А на днях ещё появится импорт из Jira.  

Теперь вы знаете, на что смотреть при переходе из Trello в новый сервис для управления проектами. Выбрать «свой» можно в подборке из 18 сервисов.

Безусловно, риски для бизнеса с окончательным уходом Trello есть. Но прогресс не стоит на месте. И функционал у новых сервисов часто масштабнее, чем у Trello. С переходом на новый инструмент лучше не затягивать — каждый день десятки компаний автоматизируют и ускоряют свою работу. Этот тренд простоев не терпит ;)

😉 Хотите перейти на новый таск-трекер и обезопасить свои данные и прогресс по проектам? Подготовили пошаговую инструкцию, как это сделать.