Принцип 9 дел в тайм-менеджменте

На календаре горят дедлайны, почта заполнена срочными письмами, а в списке дел на день — десяток разноплановых задач: от обсуждения стратегии с руководством до подготовки отчетов для команды. Вдобавок ко всему вечером ждёт домашнее задание по обучающему курсу.

С чего начать, чтобы не потеряться и успеть главное?

Рассказываем о технике работы с задачами — 1-3-5 или принцип 9 дел. По традиции показываем, как планировать в таск-трекере. Он поможет навести порядок в делах и сосредоточиться на ключевых задачах.

Что такое методика «1—3—5» и как она работает

Основная идея в том, чтобы каждый день фокусироваться на одной крупной задаче, трех задачах средней важности и пяти мелких делах. Таким образом, методика не только структурирует ваш день, но и обеспечивает баланс между ключевыми задачами и мелкими поручениями, которые не требуют много времени.

Как работает методика 1-3-5

Каждое утро начинается с планирования.

1 крупное дело — это задача, которая требует вашего основного внимания и ресурсов. Это может быть стратегическая встреча, разработка важного отчета или завершение крупного этапа проекта. Именно на эту задачу нужно выделить основную часть времени дня.
3 задачи средней важности — это дела, которые тоже важны, но не требуют столько времени и усилий, как крупное дело. Например, встреча с командой, проверка отчетов или подготовка презентации.
5 мелких дел — сюда попадают рутинные задачи, которые можно выполнить за короткое время. Это могут быть ответы на письма, проверка календаря, быстрые звонки или обновление документов.

Почему это работает? Методика помогает избавиться от «информационного шума». Вместо того чтобы каждый раз листать длинный список задач, вы четко знаете, на чем нужно сосредоточиться сегодня.

Пример работы техники 1-3-5

Представим пример рабочего дня руководителя проекта.

Крупное дело: провести стратегическую встречу с клиентом по запуску нового продукта.
Средние задачи: обсудить план с командой, обновить проектный календарь, провести проверку бюджета.
Мелкие дела: ответить на письма, согласовать график отпусков, провести два коротких звонка, обновить отчеты по задачам, проверить договор с подрядчиком.

Плюсы и минусы метода

Техника 1-3-5 (или принцип 9 дел) завоевала популярность благодаря своей простоте и эффективности. Однако, как и у любой методики, у нее есть свои плюсы и минусы, о которых стоит знать перед тем, как внедрить ее в свою повседневную работу.

Плюсы метода 1-3-5

1. Четкая структура и приоритеты

Главное преимущество техники 1-3-5 заключается в ее простоте. Вы всегда знаете, чем заняться: одно крупное дело, три средних и пять мелких задач. Это не требует долгих раздумий и помогает сразу понять, на чем стоит сосредоточиться. Такой подход помогает не только экономить время, но и снижает уровень стресса. Вам не нужно держать в голове бесконечный список дел — он структурирован и четко определен.

2. Помогает избегать перегрузки

Планируя день по методике 1-3-5, вы не перегружаете себя множеством задач, что часто случается при обычном планировании. Как часто бывает, что к концу дня кажется, что вы ничего не успели, хотя работали весь день? Принцип 9 дел помогает этого избежать: у вас всегда есть ясное понимание, что важное выполнено. Таким образом, методика помогает поддерживать продуктивность на высоком уровне, не позволяя «проваливаться» в мелкие дела или отвлекаться.

3. Увеличивает концентрацию на ключевых задачах

Вместо того чтобы разрываться между множеством мелких и второстепенных дел, техника 1-3-5 учит выделять главную задачу дня. Это позволяет сосредоточиться на том, что действительно важно, и доводить дело до конца. Например, если ваша ключевая задача — подготовка годового отчета, именно на нее будет направлено основное внимание. Мелкие дела, вроде проверок почты или коротких звонков, не отвлекут вас от главного.

4. Гибкость применения

Методику можно адаптировать под любые нужды — будь то планирование рабочего дня проджект-менеджера, личные дела или даже домашние задачи. Принцип 9 дел легко внедрить в любой таск-трекер или ежедневник. Вы можете использовать его как в электронной системе управления задачами, так и на бумаге — техника универсальна и удобна.

5. Стимулирует завершение задач

Техника 1-3-5 позволяет избежать распространенной проблемы «незакрытых задач». Психологически легче закончить день, когда у вас есть четкий план и ограниченное количество дел. Выполнив все 9 задач, вы ощущаете удовлетворение и завершенность. Это мотивирует на следующий день также эффективно планировать свои дела.

Минусы метода 1-3-5

1. Сложность с оценкой времени на задачи

Иногда крупное дело может занять больше времени, чем ожидалось, что оставит мало ресурсов на средние и мелкие задачи. В таком случае система может дать сбой, и день не будет продуктивным. Например, если стратегическая встреча с клиентом затягивается на полдня, выполнить остальные задачи сложнее.

2. Ограничение количества задач

Методика 1-3-5 накладывает жесткое ограничение на количество задач в день: всего 9 дел. Это отлично работает, когда у вас нет сверхсрочных проектов или внеплановых задач. В динамичной рабочей среде, где задачи прилетают неожиданно, этот подход может ограничивать вас.

3. Не учитывает непредвиденные обстоятельства

Жизнь редко бывает идеальной, и даже самый тщательно спланированный день может пойти не по плану. Методика 1-3-5 не учитывает, что в течение дня могут возникнуть новые, срочные задачи, которые не входят в запланированный список. Например, срочный звонок от клиента или экстренная корректировка проекта могут вынудить вас оставить некоторые задачи на потом.

4. Методика не универсальная

Методика может не подойти людям, которым сложно четко разделять задачи по приоритетам. Для некоторых сотрудников важна гибкость, возможность быстро переключаться с одной задачи на другую. В таком случае принцип 9 дел может показаться слишком строгим и ограничивающим.

5. Переоценка крупных задач

Иногда задача, которую вы определили как крупную, на деле оказывается не такой уж важной, и выполнение ее не дает значительного прогресса в делах. Это может вызвать чувство, что день был потрачен впустую. Поэтому важно правильно оценивать задачи и не завышать их значимость.

Как начать планировать по методу 1-3-5

Шаг 1. Определите одну крупную задачу на день

Первый и, пожалуй, самый важный шаг в методике — это выбор одной главной задачи, которая станет приоритетом на день. Это дело должно быть таким, которое требует вашего основного внимания, ресурсов и времени.

Как выбрать главное дело? Задайте себе вопрос: «Если я выполню только одну задачу сегодня, какую я выберу, чтобы день прошел не зря?». Это может быть подготовка важного отчета, встреча с клиентом, завершение этапа проекта или проведение ключевой презентации. Крупная задача — это то, что приближает вас к стратегической цели.

Пример: если вы руководите проектом, крупной задачей дня может быть согласование финальной версии договора с клиентом. Эту задачу нельзя отложить, она требует максимального внимания и имеет стратегическую важность для проекта.

Шаг 2. Выберите три средних задачи

После того как вы определили главное дело, переходите к выбору трех задач средней важности. Это задачи, которые требуют времени и концентрации, но не столь критичны, как крупное дело. Их выполнение важно для общего хода работы, но они могут быть более рутинными по своей природе.

Как выбрать задачи средней важности? Средние задачи — это дела, которые важно сделать, но которые можно перенести на другой день, если не получится выполнить сегодня.

Пример: вам нужно провести планерку с командой, обновить отчетность по проекту и обсудить план работы на следующий квартал. Эти дела требуют вашего внимания, но не займут столько времени, как главная задача дня.

Шаг 3. Определите пять мелких дел

Следующий шаг — выбор пяти мелких задач, которые можно выполнить быстро. Эти дела не требуют большого количества ресурсов или времени, но они помогают поддерживать порядок и доводить до конца мелкие вопросы.

Как выбрать мелкие задачи? Это рутинные, ежедневные дела: ответить на письма, проверить календарь, обновить заметки по проекту, согласовать встречу, сделать короткий звонок. Они не требуют много времени, но их выполнение позволяет держать все под контролем.

Пример: вы можете запланировать отправку коротких писем, проверку графика отпусков, обновление статуса задач в таск-трекере и пару звонков с клиентами.

Шаг 4. Используйте таск-трекеры и планировщики

Для планирования удобно использовать таск-трекеры. Методика 1-3-5 легко интегрируется в большинство таск-трекеров: вы можете создавать категории задач по приоритетам (крупное дело, средние задачи, мелкие дела) и отмечать их статус выполнения.

Шаг 5. Проверяйте результаты

Один из важных аспектов методики 1-3-5 — это постоянный анализ результатов. В конце дня или недели просматривайте, какие задачи были выполнены, а какие остались незавершенными. Это поможет вам лучше оценивать свои силы и планировать следующий день более реалистично.

Если вы замечаете, что крупные задачи регулярно остаются незавершенными, возможно, стоит более точно оценивать время, которое на них потребуется. Анализ результатов помогает улучшить планирование и избежать повторения ошибок.

Для чего можно применить технику 9 дел

Рассмотрим, как использовать принцип 9 дел в таск-менеджере Shtab, чтобы повысить продуктивность и сохранить баланс между важными проектами и мелкими задачами.

Как использовать технику:

Крупное дело — стратегические задачи, например, согласование с клиентом, проведение важных встреч или разработка ключевого этапа проекта.
Средние задачи — встречи с командой, обновление проектной документации, анализ текущих результатов.
Мелкие дела — отправка писем, согласование сроков, внесение корректировок в план.

Как это работает в таск-трекере:

Создайте отдельную доску или список для каждого дня.
Укажите в таск-трекере одну крупную задачу, три средние и пять мелких дел. Для этого вы можете создать метки: крупная, средняя, мелкая. И дополнительно присвоить карточкам задач приоритеты
Отмечайте выполнение задач и отслеживайте прогресс по завершению каждого дня.

Это не только упрощает планирование, но и дает возможность проанализировать свою продуктивность: видно, какие задачи завершены, а какие стоит перенести или переработать.

6. Личностное развитие и самоорганизация

Методика 1-3-5 также может стать полезной для тех, кто стремится к личностному росту и самоорганизации. Многие люди ставят себе цели, но редко структурируют их выполнение, что приводит к откладыванию важных дел на потом. Принцип 9 дел помогает сфокусироваться на ключевых шагах, которые ведут к достижению долгосрочных целей.

Пример:

Крупное дело — изучение нового навыка или участие в онлайн-курсе.
Средние задачи — выполнение практических упражнений, работа с наставником, чтение книг по теме.
Мелкие дела — просмотр обучающих видео, короткие упражнения для закрепления материала, участие в обсуждениях на форумах.

Такой подход позволяет двигаться к цели ежедневно, не перегружая себя и не откладывая задачи на потом.

Вывод

Техника 9 дел или методика 1-3-5 универсальна и может применяться в различных сферах жизни — от управления проектами до личного планирования и развития бизнеса.