Shtab для производства: как систематизировать и отслеживать работу предприятия

Организовать работу производства проще, чем кажется. Что для этого нужно? Рассказываем и показываем в статье.

Как понять, на каком этапе работа? Сколько всего заказов на изделие поступило и где хранятся скрипты продаж с документацией? Можно хранить данные в таблицах, вести журналы, устанавливать 10+ разных программных обеспечений для этих задач.

А можно контролировать производство и работу других отделов в сервисе для управления проектами.

Там же планировать бюджет, прописывать стоимость для отдельной партии и изделия. Ну и отслеживать производительность сотрудников в отчетах, которые собираются автоматически.

🍔 В статье на примере производственного процесса по изготовлению гамбургеров расскажем:

• как разделять филиалы, направления и отделы, чтобы они не пересекались
• как планировать и отслеживать производство
• как не упустить из виду все процессы: от закупки до продажи
• где хранить отчеты, накладные и другие документы

Разделяйте работу по филиалам, отделам и направлениям

Как быть, если у вашего производства несколько филиалов? Например, на Ваське, Восстания и Пионерской. Просто создаете одну команду с названием компании, а в ней создаете различные комнаты с филиалами. Это такие рабочие пространства с разными видами отображения задач. Так, работа будет централизованная, даже если филиалы в разных городах.

Вы также можете создать различные комнаты для отделов производства и бухгалтерии, и настроить доступы, чтобы сотрудники в них не пересекались. В одной комнате можно создать несколько комнат с более мелкими проектами.

⚙️ Для предприятий подходит классическая канбан-доска. В ней вся информация в карточках наглядная и вмещает все нужные сведения.

Это в несколько раз удобнее, чем журналы, таблицы или физическая доска, от которой отлетают стикеры или не хватает места. В Shtab у вас может быть хоть 10 досок для разных направлений или продуктов.

Например, одна доска описывает в колонках соответственно производство по этапам: от дизайн-проекта до шлифовки. А другая доска в этой Комнате — процесс продаж. Или одна доска для изготовления товаров в розницу, а другая — для опта. Вы можете пробовать разные сценарии использования и настраивать удобный для вас.

Как планировать и отслеживать производство

Для производства каждого продукта создавайте свою карточку на доске, а по мере выполнения перетаскивайте по колонкам.        

В Комнате бухгалтерии или отдела продаж на карточках вместо продуктов будут задачи: созвониться с клиентами, подготовить отчет, реализовать партию замороженных гамбургеров и т. д.

На карточке — вся нужная для производства информация: сроки изготовления, планируемое количество единиц товара, поле с технологическим маршрутом, техническими характеристиками (если это нужно для вашего изделия). К карточке можно добавлять изображения, видео, ссылки на документацию.

В карточке вы указываете исполнителей и контролирующих. Так рабочие процессы станут прозрачными. А в случае чего, вы сможете быстро понять, на каком этапе работа застопорилась и почему. Например, не хватило сырья или сотрудник, ответственный за задачу, не выполнил все пункты чек-листа в ней или проворонил сроки. 🙃

Еще одна плюшка, которая помогает экономить время и держать все в порядке — метки. Они отображаются на карточке, можно задать любое название и цвет. Метка может обозначать характеристику продукта (веганский, мясной, острый) или уровень сложности выполнения изделия. А еще по меткам можно фильтровать задачи на доске. Например, выбрать отображение только веганских бургеров.

Фильтровать задачи можно и по приоритетам: важно, срочно, критический. У каждого приоритета свой цвет, который отображается на карточке для более точной навигации.

Где хранить отчеты, накладные, технологические карты

Часто драгоценное время в рабочем процессе отнимает банальный поиск нужного файла, документа. В Shtab можно сразу сохранить файл в хранилище, которое реализовано, как еще один вид отображения рабочего пространства. Поэтому доступ ко всем нужным документам, изображениям, видео — в один клик. В хранилище можно искать нужный файл по названию, а также есть возможность фильтрации по массе параметров. Например, показывать только ваши файлы.

Как собирать статистику по работе сотрудников

Каждое производство учитывает, сколько часов отработали сотрудники и сколько единиц товара или составляющих они успели сделать. На основе этого разрабатывают стандарты эффективности.

Если на проходной еще можно проверить, сколько сотрудников в здании, то какие-то качественные показатели без сервиса отследить не получится. А в таск-менеджере руководитель сможет просматривать статистику по каждому специалисту: количество его задач, просроченные, завершенные, актуальные карточки, включая среднее рабочее время на карточку.

Для детализации по каждому сотруднику можно выбрать имя. В открывшемся окне вы увидите информацию по специалисту и его рабочих часах (или карточках) по дням, месяцам и даже годам:

Любой производственный процесс, работу с заказчиками можно расписать по статусам, стадиям, добавить исполнителей и выполнять поэтапно. Какой бы сценарий оптимизации и организации работы вашего производства вы бы ни задумали, его можно настроить с помощью гибких инструментов Shtab. А если что-то из задуманного не получается, предложите свою идею по улучшению сервиса в нашем комьюнити.