Никита Сучков — директор по развитию платформы в OTUS. В компании отвечает в том числе за организацию рабочих процессов и внедрение инструментов управления задачами. Никита рассказал, почему OTUS перешел на Shtab и как команда организовала в нем работу.
О компании
OTUS — онлайн-платформа для ИТ-специалистов. У нас больше 130 авторских курсов: программирование, тестирование, инфраструктура, информационная безопасность, управление, Data Science. Есть программы для тех, кто только начинает путь в ИТ, и для тех, кто хочет освоить продвинутые навыки.
Мы каждый месяц запускаем новые курсы и перезапускаем старые. В год выходит больше 500 групп. Над этим работает образовательный департамент: это больше 50 штатных сотрудников и свыше 700 внештатных преподавателей. Всего в компании около 230 человек, без учета преподавателей.
Каждый курс проходит длинный путь:
- анализ рынка,
- формирование концепции,
- подбор преподавателей,
- создание структуры и материалов,
- подготовка платформы,
- рекламная кампания,
- сопровождение группы,
- ретроспектива и доработка к следующему запуску.
Все этапы идут параллельно по сотням потоков одновременно. Без надежного инструмента управления задачами такой объем охватить невозможно.
Искали решение для организации работы компании из 230 человек
До Shtab мы работали в Asana. Но когда появились санкционные риски и проблемы с оплатой, мы поняли, что сидим на пороховой бочке. Если в один день потеряем доступ к таск-трекеру, встанет всё: запуски курсов, ежедневные задачи, работа бэк-офиса.
Мы уделяем много времени выстраиванию правильных рабочих процессов и постоянно их совершенствуем. Поэтому инструмент управления задачами — это основа того, как функционирует вся компания.
Переезд в Shtab был небыстрым. У нас большой проект: много досок, задач, кастомных настроек и правил. Команда инженеров из департамента внедрения Shtab помогала с переездом: создала для нас решение для бесшовной миграции. Параллельно мы собрали фокус-группу внутри компании, которая принимала новое рабочее пространство и проверяла, всё ли перенесли корректно.
«Для компании OTUS мы переносили более 1,2 миллиона карточек из Asana в Shtab. У Asana есть лимиты на запросы к API, и при обычном подходе перенос такого массива занял бы несколько месяцев. Мы разбили проекты на пакеты по приоритетам и грузили их параллельно на кластере виртуальных машин с разными API-ключами. Это позволило уложиться в три рабочие недели вместе с подготовкой и обкаткой.
Отдельно разбирались со структурой данных: нужно было перевести логику Asana в логику Shtab так, чтобы сотрудники не потерялись в новом пространстве. Фокус-группа собирала обратную связь от коллег, мы быстро вносили правки, поэтому большинство пожеланий закрыли еще до финального запуска».
Команда департамента внедрения Shtab
Сначала не хватало нескольких функций, без которых ломались наши процессы. Например, возможности прикреплять одну задачу к нескольким доскам и крепить сабтаски к любым доскам как самостоятельные задачи. Команда Shtab реализовала это в первый же квартал работы с сервисом. До сих пор очень благодарен коллегам за их труд и понимание.
Мы настроили два уровня доступа:
- Директора подразделений — это администраторы. У них есть доступ ко всем функциям, кроме удаления компании.
- Остальные сотрудники — обычные пользователи. Они работают только с карточками задач, но не могут создавать или редактировать рабочие пространства и менять настройки компании.
Как мы работаем в Shtab
В Shtab у нас сосредоточено всё планирование: есть канбан-доски команд, продуктовые бэклоги, чек-листы, личные трекеры. Пользуются инструментом все: продакты, педагогические дизайнеры, проджект-менеджеры, комьюнити-менеджеры, техподдержка, ИТ, бэк-офис.
Расскажу о нескольких удобных для нас функциях:
✅ Канбан-доски для каждой команды. Каждое направление ведет свою доску. Например, у нас в отделе разработки колонки с карточками отражают жизненный цикл задачи от «to do» до «done». А в Unplanned прилетают срочные внеплановые задачи, которые команда может забрать в работу, если успеет выполнить основные таски спринта. Когда берем такую задачу в работу, то переносим карточку в Todo и назначаем ответственного.
Нам было важно, чтобы внешний вид карточки можно было кастомизировать: вывести имя ответственного и уровень приоритета, чтобы директоры и лидеры направлений сразу видели загрузку команды
✅ Одна задача и подзадача на нескольких досках. Это самая важная для нас доработка. Когда задача затрагивает несколько команд, мы не дублируем ее, а просто прикрепляем к нужным доскам. Каждая команда видит ее у себя и работает со своей частью. Это удобно, когда над одним запуском работает несколько отделов.
Подзадачи можно прикреплять к любым доскам и работать с ними независимо от родительской. Для запуска курса, где у каждого этапа своя команда, это особенно удобно: у проектного менеджера висит родительская задача, а каждая команда видит свою часть у себя на доске.
В карточке задачи ее можно отобразить на разных досках
✅ Отчеты и метрики. Каждый отдел выстраивает отчетность на свое усмотрение. Например, отдел ИТ для планирования забирает по API задачи с конечных досок и их поля, а внутренними отчетами не пользуется. Другие команды мониторят время сотрудников и прогресс по задачам в сводных отчетах. Каждый отдел выстраивает работу в Shtab под себя.
Например, в Shtab можно проконтролировать время работы сотрудников и выгрузить готовые отчеты в «Экселе». Это помогает понимать, сколько часов потратили на подготовку материалов или проведение вебинаров, и на основе этого корректно рассчитывать оплату.
Разные команды могут настраивать отображение отчетов под себя: добавлять или убирать отображение полей, перестраивать порядок колонок.
Итоги: адаптация прошла успешно, работаем всей компанией
Скажу честно: первые три месяца были сложными. Мы подготовили текстовые и видеоинструкции, протестировали их на фокус-группе. Но на полное освоение нового инструмента всё равно потребовалось время.
Спустя полгода большинство команд уже уверенно работало в Shtab. Обращения в техподдержку практически прекратились примерно через 9–12 месяцев после переезда. Сейчас работа налажена, а коллеги отзываются о работе в Shtab хорошо — и это лучший показатель.
Наши планы на будущее — исследовать и открывать новые направления обучения и необразовательных продуктов. Масштабировать формат подписки, так как видим потенциал у этого продукта и запрос от студентов. Улучшать и модернизировать платформу.
Для нашей компании была бы полезна более гибкая настройка прав. Сейчас у обычного пользователя слишком мало прав, а у администратора — слишком много, поэтому нужна роль для руководителей среднего звена. Хотелось бы, чтобы обычные пользователи могли создавать доски, шаблоны карточек, кастомные поля, правила досок. Надеемся, что Shtab реализует такие настройки.
