10 лучших советов по учету рабочего времени в 2023 году + небольшой FAQ

Пандемия коронавируса закончилась, но удаленка и гибридная работа остались с нами. Это новая реальность, в которой существует бизнес во многих сферах. Поэтому учет рабочего времени стал важнее прежнего.

Современное ПО для трекинга активно используется специалистами и работодателями для выставления счетов на основе затраченного времени и повышения производительности организации.

С помощью инструментов учета времени вы получаете информацию, которая помогает понять уровень вашей производительности и улучшить показатели эффективности.

Однако, отслеживание времени — это как дополнительная работа, которой большинство сотрудников не захочет заниматься. Но есть много способов, как все упростить. В этой статье поделюсь советами по учету рабочего времени, которые сделают из вас гуру тайм-менеджмента.

Лучшие советы по учету времени

1. Поймите, в чем польза отслеживания времени для вас и вашей команды

Прежде всего, не трекайте время просто потому, что кто-то в интернетах написал, что это увеличит вашу производительность х2.

Прежде чем внедрять тайм-трекинг, вы должны ясно понять, почему вам это нужно и нужно ли вообще.

Учет времени поможет вам ответить на несколько вопросов:

Где мы тратим больше всего времени?
Не перерабатывают ли члены моей команды?
Какие проекты и задачи являются наиболее прибыльными?
Правильно ли мы выставляем счета или упускаем выгодные возможности?
Какие основные активности отнимают у команды время?
В какое время дня возникает усталость, и мой уровень продуктивности снижается?

Если вы уверены, что ответы на эти вопросы дадут вам очевидный профит, смело внедряйте трекинг времени в работу.

2. Вовлеките команду в процесс

Этот шаг очень важен. Если команда не поймет выгод от учета времени, они обязательно расценят это как дополнительную работу или как пресловутый «цифровой ошейник».

Вот простые тактики, чтобы убедить всех:

1. Покажите примеры из практики: найдите компанию или друга, который уже использует ПО для учета времени, и попросите их поделиться инсайтами после начала использования;

2. Поделитесь своими показателями: самый простой способ доказать точку зрения — это продемонстрировать, что вы сами столкнулись с неудобствами, но в дальнейшем это дало вам буст производительности.

Отслеживайте время в течение одной-двух недель, прежде чем поделиться результатами с вашей командой. Например, вы можете воспользоваться нашим сервисом Shtab с бесплатным периодом в 14 дней;

3. Объясните преимущества: предоставьте вашей команде как минимум три ключевых поинта о том, как именно учет времени улучшит их работу и результаты компании. Например:

Упрощение процесса выплат: когда спецы используют инструмент учета времени, они могут без проблем передавать данные о своей работе и минимизировать количество вопросов и человеческих ошибок;
Более точные оценки проектов: когда менеджеры знают, сколько времени их команды тратят на выполнение задач, они могут точно предсказать, сколько времени и ресурсов потребуется на аналогичный проект в будущем;
Лучшее управление командой: вы можете убедиться, что ваша команда работает над тасками, которые соответствуют их скиллам, и не перерабатывает.

4. Спросите их мнения: узнайте, есть ли у вашей команды проблемы с учетом времени, и найдите наилучшее решение вместе.

3. Найдите простой и удобный инструмент учета времени

Тщательно выбирайте ПО. Чтобы пользователям было не только понятно, но и приятно работать с софтом, выбирайте тот, в котором удобный интерфейс, низкий порог входа и точный мониторинг.

Обратите внимание на функции трекинга времени, совместимость с различными устройствами и другим ПО, а также, конечно же, на цену.

Протестируйте несколько инструментов, используя бесплатные пробные версии. Если это возможно, включите в этот процесс свою команду.

Найдите ПО, которое вы сможете адаптировать под особенности вашего рабочего процесса. С ним вы заметите, если что-то не сходится, будь то ожидаемая продолжительность проекта, или если некоторые сотрудники значительно превосходят других.

4. Сделайте FAQ и не бойтесь ошибок

Совершенно нормально ошибаться в начале, когда вы еще учитесь.

Представьте, что вы выполнили задачу по планированию проекта вместе с клиентом. Затраченное время должно быть зафиксировано в карточке «Встреча», «Планирование» или «Работа с клиентом»?

Чтобы избежать этой путаницы, установите четкие правила, какая деятельность относится к какому проекту, и убедитесь, что вся команда об этом знает.

Высший пилотаж – создать FAQ или отдельный чат в Telegram, где каждый может задавать вопросы о трекинге своего времени.

Вы также можете создать общий файл или видео с примерами, как отслеживать разные задачи и активности. Добавьте эксплейнеры, почему каждая из них относится к определенной категории.

Также не забывайте регулярно проверять, все ли правильно затрекали время.

5. Установите правила

Чтобы избежать хаоса и сохранить структуру учета времени, настройте ограниченный доступ пользователей.

Вы не захотите, чтобы каждый человек мог вносить рандомное время для создания видимости активности, а также редактировать время других специалистов. Следить за этим должен либо руководитель, либо менеджер, назначенный вами для этой цели.

Также убедитесь, что у каждого члена команды автоматизирован процесс трекинга, или есть хотя бы 10 минут в день на фиксацию своего времени. В противном случае, к концу месяца, безответственные коллеги оставят весь месяц пустым, и это испортит общую картину.

Если вы заметите, что кто-то сталкивается с проблемами, предложите помощь, так как усвоить новую привычку непросто.

Регулярно спрашивайте у членов своей команды, понимают ли они новую систему и нуждаются ли в дополнительных инструкциях.

6. Используйте метод блокировки времени

Метод time-blocking заключается в том, чтобы выделить определенные периоды рабочего дня на выполнение конкретных задач. Так вы устраните отвлекающие факторы и потратите время с умом. В сочетании с тайм-трекингом это «забустит» вашу производительности.

Польза и удобство метода блокировки времени зависят от вашей отрасли и от того, работаете ли вы независимо или активно взаимодействуете с другими членами команды. Помните, что этот метод планирования должен улучшать ваш рабочий день, а не делать его более стрессовым.

Подробнее о методе time-blocking и его особенностях читайте в нашем материале, а если заинтересуетесь дополнительными техниками блокировки времени, то вам сюда.

7. Приоритизируйте элементы в списке дел

Один из фундаментальных инструментов для управления временем — это to-do лист, список дел, фиксирующий все ваши задачи на день, неделю, месяц в одном месте.

Использование чек-листа позволяет вычеркивать выполненные задачи. В конце дня, недели или месяца, когда вы посмотрите на список, вы почувствуете удовлетворение, когда увидите, что все запланированное сделано.

Составление списка дел — это важный первый шаг, однако именно расстановка приоритетов в этом списке гарантирует, что вы сосредоточитесь на самом важном, а не поддадитесь искушению работать над простыми рутинными задачами (легкий дофамин крайне соблазнителен!).

Как только у вас есть список задач, которые необходимо выполнить, установите приоритеты и решите, какие таски выполнять в первую очередь.

Для приоритизации задач воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра или методом ABCDE.

8. Разбейте большие задачи на мелкие

Когда вы работаете над большим и трудоемким проектом, легко прочувствовать на себе весь груз масштабности задач, которые вам предстоит выполнить. Это может помешать продвигаться в работе, подорвать ваше настроение и создать впечатление, что миссия невыполнима.

Преодолеть любую задачу, несмотря на ее длительность и сложность, можно, если разбить ее на части. После этого вам нужно будет заниматься только этими тасками по отдельности. Таким образом достичь глобальных целей станет проще.

9. Автоматизируйте задачи

В работе большинства специалистов присутствуют монотонные и повторяющиеся задачи, поэтому если что-то можно автоматизировать, обязательно сделайте это.

Просто для любопытства: вы знали, что без автоматизации задач, средний специалист тратит около 3 часов в день на повторяющуюся и утомительную работу вместо того, чтобы сосредоточиться на более творческих тасках? Это приводит к снижению производительности, эффективности и мотивации в работе во многих компаниях по всему миру.

Отчеты показывают, что компании, которые наладили автоматизацию работы, имеют почти 60% сотрудников, которые экономили 6 и более часов в неделю, когда некоторые повторяющиеся аспекты их работы были автоматизированы. Это возможно, потому что автоматизация может обрабатывать около 45% повторяющихся задач.

Например, в сервисах для управления проектами вы можете настроить шаблоны и повторы задач, чтобы не тратить время на заполнение карточек одними и теми же данными каждую неделю или месяц.

0:00

10. Используйте данные для принятия решений и внесения изменений

Решения в бизнесе и работе внутри команды должны быть основаны на фактах и данных. Не на доверии, не на словах или каких-то других абстракциях. ПО для трекинга времени эти данные предоставляет. Это приводит к общему улучшению в работе, так как исполнители понимают, что именно нужно исправить или развить.

С помощью отслеживания времени менеджер понимает проблемы в навыках и способностях в команде и какие изменения необходимо внести, чтобы все работало плавно.

Производительность всегда будет различаться в зависимости от многих факторов, таких как скиллы, образование или местонахождение сотрудника. Но трекинг времени даст вам общее понимание эффективности команды, а также детали по каждому отдельному специалисту. Исходя из них, вы уже можете делать выводы и вносить корректировки.

Часто задаваемые вопросы о трекинге времени

– Помогает ли отслеживание времени улучшить производительность?

Да, трекинг позволяет измерять вашу продуктивность на повседневной основе. Фиксируемые данные помогают вам и вашей команде развить чувство ответственности и срочности в работе. Собранные данные могут показать, в чем вам нужно улучшиться, чтобы стать более продуктивным.

– Является ли отслеживание времени законным?

Да, отслеживание времени работников полностью законно. Более того, в России работодатель по закону обязан фиксировать время и следить за количеством отработанных часов. Это прописано в статье 91 ТК, в ней также есть ссылки на образцы табелей учета рабочего времени Т-12 и Т-13.

– Какие есть способы отслеживания времени?

Существует много способов отслеживать время, таких как бумажный журнал, турникеты с карточками или биометрические сканеры, тайм-трекер или таблица в Excel.

Важнее всего — найти систему, которая работает для вас и вашей команды.

Заключение

Необязательно следовать каждому совету из статьи, потому что нет единственно верного способа организации учета рабочего времени.

Самый важный шаг, который вы сделаете в этом вопросе, – это нахождение практик, которые подходят для вашего бизнеса, а также отвечают особенностям ваших специалистов.

Просто выбрать ПО для управления временем недостаточно.

Во-первых, нужно подготовить свою систему работы, чтобы внедрение трекинга прошло безболезненно.

Во-вторых, нужно отслеживать процесс ежедневного использования трекинга. Это важно, потому что это позволит вам изменить систему в лучшую сторону.

И, наконец, нужно использовать собранные данные для повышения индивидуальной и командной эффективности.

Поначалу это может показаться сложным, но просто попробуйте и вы будете удивлены тем, чего сможете достичь.