Управление знаниями для менеджера проектов: 2 простых правила, которые упростят вам работу

Если вы начнете изучать это направление самостоятельно с помощью материалов из интернета, то вам покажется, что управление знаниями — это про создание библиотеки статей. Когда вы делаете что-то вроде «Википедии» в компании и пытаетесь добавить туда базис по отрасли, копируя информацию из сети. На самом деле все не так.

Главная задача в управлении знаниями — дать исчерпывающую информацию о проекте, задачах, артефактах и любых внутренних особенностях продукта в нужном виде кому, когда и где они действительно будут необходимы.

По большому счету мы должны правильно предположить, когда сотрудникам понадобятся знания о проекте и заранее дать им понимание, где и как их искать.

Вы все сталкивались с такими ситуациями не одну сотню раз. Когда не знаете, где лежит последняя версия презентации, а она у какого-то конкретного сотрудника хранится локально на компьютере. Когда у вас нет нужных контактов. Когда вы не знаете, как работает какая-то фича в продукте, и вам приходится долго разбираться и буквально играть в детектива в поисках инструкции. Это все плохо настроенный менеджмент знаний в команде.

Но это слишком огромное направление для одной статьи, да и само управление знаниями — оно про подготовку и трату большого количества времени заранее в надежде, что это будет полезно. Поэтому многие сотрудники будут воспринимать это как лишнюю нагрузку и сопротивляться внедрению подобных процессов.

Поэтому я собрал несколько простых примеров, которые можно внедрить в привычку и сильно повысить собственную эффективность. О них, кстати, мало где говорят, но я разберу их подробно — они простые и не требуют погружения в теорию.

Упорядочить контакты в телефоне

Про силу нетворкинга многие знают и даже применяют её. Они стараются в своей жизни устанавливать контакты и активно интересоваться тем, чем новое знакомство может быть полезно.

Но что делать с собранной информацией? Хранить в голове? А именно так ведь и делает большинство. Это неэффективно — уже через полгода после добавления контакта вы не будете помнить человека, а тем более его компетенции, род занятий и т. д.

Первое правило в управлении знаниями — заполнять поле «заметки» в телефонной книге. Это можно делать в стандартных приложениях (такое поле есть как на iOS, так и Android).

Все, что вам нужно — это сразу после знакомства записать:

Обстоятельства знакомства — где и как вы встретили человека. Например, познакомились на конференции, посвященной управлению знаниями, Москва, 2015 год;
Где работает — компанию можно указать в специальном поле, а тут скорее подробнее — отдел или направление. Работает в департаменте новых технологий, руководитель отдела;
Область научного интереса и о чем разговаривали (кратко) — например, специалист в построении моделей онтологий, изучает свойства и возможности RDF, говорили о сложностях внедрения моделей в корпорациях и объединении с искусственным интеллектом;
Поисковые теги — то, как бы вы искали этого человека. Теги не обязательны, но позволят находить людей, если вы будете искать их не так, как записали в тексте выше. Сюда стоит вписывать только те слова, которые вы еще не указали в тексте. Например, можно указать: данные, knowledge management.

Важно отметить, что эту информацию можно обновлять. Я также добавляю коротким текстом проекты, по которым мы работали вместе, и иногда оценку человека, чтобы случайно не забыть, что это суперкрутой специалист или, наоборот, тот, с кем работать не стоит.

Как использовать?

Теперь, когда вам нужна компетенция, консультации или специалист, который мог быть на том или ином мероприятии — уверенно забивайте искомое в поиск в телефонной книге. Смартфоны на Android и iPhone уверенно ищут по всем полям и покажут вам специалистов, по которым вы сделали заметки.

Лично я пометил не только новых людей, но и всех своих знакомых – поверьте, мы очень часто забываем в нужный момент, что у нас есть теплый контакт в нужной сфере.

А еще подобной информаций можно делиться со своими коллегами, чем упрощать работу над аналогичными проектами.

Распространять ссылки, а не документы

У знаний есть важное свойство — устаревание. Например, мы хотим узнать погоду и поделиться этим с друзьями. Как только мы узнали, что в течение часа будет дождь, эти данные сразу начали устаревать, и через несколько часов эта информация уже не актуальна, а значит, устарела. Это пример быстро устаревающего знания.

У каждого знания свой период жизни. Например, у ответа на вопрос «Какой сейчас месяц?» срок жизни от одного дня до месяца.

Приведу рабочий пример: мы написали инструкцию для тайм-трекера Shtab, она устареет с выходом новой версии приложения, и ее нужно будет пересмотреть.

Если есть устаревание информации, то должно быть обновление и утилизация знаний. Но как это сделать, если мы, допустим, разошлем всем нашим пользователям эту инструкцию в PDF?

После того как трекер обновится, мы должны будем разослать всем новую версию с предложением удалить предыдущий вариант документа. Это сложно, особенно учитывая, что первую версию мы могли отправить давно и уже не помним, кому высылали ее.

Второе правило в управлении знаниями — отправлять не документы, а ссылки на них. Тогда обновляя инструкции, файлы, любые данные, вы будете уверены, что людям доступна последняя версия и самая актуальная информация.

Также не лишним будет ввести запрет на скачивание. Это касается не только документов. Например, если вы хотите дать верстальщику задачу — сделать страницу сайта по макету — то не пишите в карточке «Макет во вложении в .png», или «Страница номер 1 в Figma», а дайте ссылку на конкретный фрейм (да так можно). Тогда, если дизайнер после отправки внесет минимальные коррективы, то информация, уже переданная верстальщику, не устареет и будет актуальной.

Всего два этих простых правила помогут вам в управлении знаниями и прокачают вас как менеджера проектов.