Руководство проджект-менеджера: как создать дорожную карту проекта

В управлении проектами важно уметь планировать и организовывать работу команды так, чтобы все понимали точку назначения. Чтобы проджект-менеджеры не путались в огромном потоке деталей и видели общую картину работ, нужна дорожная карта (roadmap).

С ее помощью стейкхолдеры оценивают цели, задачи, ресурсы проекта и могут представить результаты. Команде роадмап помогает двигаться к общей цели и подсказывает, на каком этапе они находятся.

Мы подготовили пошаговое руководство, чтобы вы тоже могли составить дорожную карту своего проекта — «приехать» к месту назначения и не потеряться.

Что такое дорожная карта проекта

Дорожная карта проекта — это документ, в котором вы фиксируете основные цели и этапы работы. Например, на скриншоте роадмап работы по разработке таск-трекера Shtab.

Обычно это таймлайн с элементами и графиком дедлайнов, но иногда ее представляют в виде диаграммы Ганта или списка с целями и задачами.

С помощью роадмапа можно управлять несколькими проектами сразу, и отслеживать продвижение на каждой отдельной доске для удобства.

Дорожная карта — это, скорее, базовая схема, которая дает представление об общих чертах проекта. А вот для конкретики и подробного описания задач уже потребуется план — следующий пункт работы с проектом. В роадмапе вы не увидите маркетинговые показатели или четкие KPI. Роадмап — это про визуализацию стратегии, а план больше относится к тактическим шагам.

Что должна включать в себя дорожная карта проекта

Обычно карта — это одностраничный документ, который не углубляется в детали, но содержит несколько ключевых компонентов. Вот некоторые из них:

Цели

Вам необходимо четко определить цели и понять, сможете ли вы достичь их в срок и уложиться в бюджет. Для этого ответьте на следующие вопросы:

• Каковы наши цели в проекте?
• Можем ли мы их достичь?
• Как быстро мы можем это сделать?
• Сможем ли мы достигнуть всех целей и успеть к дедлайнам?

Этапы

Этапы напоминают об успехах и помогают измерять прогресс. По ним также можно отследить сигналы завершения проекта.

Результаты

Результаты — это ощутимые показатели, к которым проект должен прийти. Стейкхолдеры поймут, как он продвигается, когда увидят план результатов в дорожной карте. Например, итогом вашего проекта может быть публикация обновленного приложения к точной дате.

Управление ресурсами

С помощью карты вы будете знать, какие ресурсы задействованы в проекте, достаточно ли их:

• сколько людей трудятся над проектом;
• какой бюджет;
• где и как привлекать дополнительные инвестиции, если нужно;
• как распоряжаться профицитом бюджета и т.д.

Временные рамки проекта

Таймлайн с временными рамками позволит оценить длительность работы и вписать проект в контекст. По нему стейкхолдеры проверят, как движется дело.

Возможные риски

Важный пункт дорожной карты — раздел о потенциальных рисках и сложностях проекта. Ответьте себе на вопросы: как вы будете с ними справляться в случае чего, как подключите к решению команду, кого назначите ответственным и т.д. О том, как принимать решения, можно почитать тут.

Как подготовить дорожную карту

В первую очередь, пропишите бизнес-кейс. Цель кейса — заручиться одобрением стейкхолдеров. Опишите и обоснуйте саму идею, указав затраты, риски и выгоды.

После утверждения бизнес-кейса, напишите устав проекта, в котором изложите важнейшие пункты: процессы, результаты, этапы.

Таким образом, все данные, необходимые для создания дорожной карты, вы возьмете из бизнес-кейса и устава.

Самое время приступать к работе над картой. Используйте готовый шаблон — он сэкономит вам время и поможет привести документы к одинаковому виду. Наполните его всеми необходимыми данными: цели, риски, выгоды, объем, этапы, ключевые мероприятия, рабочие процессы для каждой команды.

Если вы используете Agile-подход, то знаете, что управление проектом — это про отказ от жесткого регламента и гибкую адаптацию. Поэтому роадмап можно перестраивать, чтобы изменять этапы, ресурсы, сроки и связи между элементами.

Значимость дорожной карты для проектов

Итак, дорожная карта — это общий обзор характеристик, результатов, стратегических шагов с описанием задач. Если команда не составила дорожную карту, то она рискует пропустить сроки, не уложиться в бюджет и вообще забыть, «а зачем мы всё это начали». Менеджеры начнут решать проблемы по ходу дела и поймут, что дедлайн давно позади, а стейкхолдеры останутся недовольны.

Поэтому дорожная карта необходима с начала работы над проектом, чтобы предотвратить эти и проблемы. Шаблоны в таск-трекере помогут разделить большие задачи, назначить ответственных и отслеживать прогресс. Так проект будет готов в срок, а проджект-менеджеру будет в разы проще им управлять.