Примеры канбан-досок не в IT: от здравоохранения до строительства

Когда вы слышите слово «канбан», что приходит на ум? Доска с цветными стикерами в офисе IT-компании? Ещё недавно это было модной фишкой разработчиков.

Сейчас канбан помогает управлять не только кодом, но и потоком пациентов в медицине, строительством и даже образованием. Аптеки снижают сверхзапасы, а строительные компании отслеживают процессы на всех этапах проекта.

Расскажем, как организации внедряют канбан-доски в сложных и многоуровневых сферах.

Пару слов о канбан-досках

Канбан создан для визуализации рабочих процессов. Чтобы сотрудник из любого отдела мог открыть доску и увидеть, на каком этапе работа, какая у нее стоимость, характеристики и кто ответственный за задачу.

Инструмент методологии Канбан — доска с карточками задач в колонках. Колонки могут соответствовать этапам работы, например: Открыта, В работе, На проверке, Закрыта.

Как только один сотрудник/отдел завершает свою работу, он перемещает карточку в следующую колонку, назначают новых исполнителей или закрывают задачу.

Канбан в медицине

В медицине канбан используют, чтобы записывать на прием пациентов, оптимизировать запасы аптек и улучшать логистику медицинского оборудования и снабжения в клиниках.

Часто для записи пациентов и хранения данных дополнительно интегрируют CRM систему, где контактная информация соединяется с историей болезни и всеми необходимыми документами.

Полезные функции Канбан для медицинской сферы:

1. Визуализация рабочего процесса. В медицинских учреждениях можно визуализировать поток пациентов: от приема на регистрации до выписки. Вся информация будет отображаться в карточках на доске.
2. Ограничение количества задач в работе. WIP-лимиты можно представить как допустимое количество пациентов в день.

Пример настройки канбан-доски

Для работы с потоком пациентов можно настроить канбан-доску так:

• Создать Команду — название вашего медицинского центра
• В Команде создать Комнаты для каждого направления: Гастроэнтерология, Дерматология, УЗИ и так далее.
• В каждой Комнате создать доски, колонки в этих досках будут обозначать фамилии врачей.
• А каждая карточка в колонке — карточка пациента, с его ФИО.
• В эти карточки можно добавить контактные данные, дату, время и другую информацию.
• Каждой карточке можно присвоить метки, приоритеты и стадии.
• Вы можете настроить шаблоны карточек и сохранить их, например, для приема пациентов на ежегодную диспансеризацию.

Канбан в строительстве

В строительстве не обойтись без точного планирования, координации и усиленного контроля.

Что важно для менеджмента в этой сфере? Объединить все процессы в один большой проект, чтобы архитекторы и проектировщики работали в соответствии с бухгалтерией, логистикой, сметчиками и геодезистами и другими отделами и специалистами.

Общее пространство для управления проектами — таск-менеджер. В нём можно настроить работу так, чтобы, например, сотрудник из отдела логистики мог видеть данные по материалам в отделе закупок. А менеджер отслеживать, на каком этапе коммуникация с заказчиком.

Полезные функции Канбан для строительной сферы:

1. Визуализация процесса. Можно настроить доску так, чтобы команда видела все этапы работы от планирования до завершения и понимала, на какой стадии находится задача.
2. Приоритизация задач. Строительство — сфера со строгими планами. Но и здесь случаются проблемы и препятствия. Работая по Канбан, вы сможете быстро переориентироваться и поменять приоритеты в задачах.
3. Ограничение задач в работе. WIP-лимиты можно представить как количество бригад, которые у вас в управлении или количество объектов в строительстве. С помощью WIP-лимитов вы можете ограничивать число мелких задач в течение дня, клиентов, которым вы должны сегодня позвонить и так далее.

Пример настройки канбан-доски

Строительный проект в основном состоит из таких этапов: инициация, планирование, торги и закупки, исполнение, контроль, завершение (сдача). Каждый из них можно представить в виде взаимосвязанных мини-проектов со своими задачами и исполнителями.

Представим, что вам нужно построить дом.

• Создайте Команду — это ваша компания ООО «Дом и Здание»
• В ней создайте Комнаты с названиями отделов: Бухгалтерия, Логистика, Архитекторы, Юристы, Управление бригадами и т. д.
• В каждой Комнате создайте доски с рабочими процессами и столбцами: Открытые задачи, В работе, На проверке, Завершено.
• У каждого сотрудника в отделе будут свои рабочие карточки задачи. И по мере выполнения, они будут их передвигать в следующий столбец.
• Когда проектировщик согласует проект и перенесет свою карточку в столбец «Согласовано», она может автоматически появится в Комнате у «Юристов». Как настроить такой сценарий, показали в этом туториале.
• В каждую карточку вы можете добавить свои поля: стоимость, местоположение, дата доставки, данные клиента — в зависимости от потребности отдела.

Таким образом вы визуализируете этапы проекта, отслеживаете ресурсы и выявляете потенциальные проблемы.

Канбан-доска в строительстве помогает:

1. оптимизировать поставки материалов;
2. управлять рабочими бригадами;
3. контролировать сроки и трудозатраты работ.

Другие отрасли, где можно использовать канбан

1. Производство

Изначально канбан разработали в Японии на заводе Toyota в 1950-х для производства. Инструмент актуален до сих пор. Канбан-доски помогают работникам управлять производственными линиями, запасами и логистикой.

Заводы производят детали по мере необходимости, организовывают закупки и тендеры только на строго рассчитанное количество материалов. Так они минимизируют издержки на хранение и уменьшают риски дефицита.

Небольшое производство можно организовать создав доску со столбцами-статусами:

• Заказ
• Запланировано
• Изготовление
• На проверке
• Доставка
• Закрыто

Как подробно отобразить производственные процессы на канбан-досках — рассказывали здесь.

2. Образование

Современное образование требует гибкости и адаптивности — Канбан создан для этого.

Планировать учебный процесс. Преподаватели могут использовать канбан для планирования уроков, отслеживания прогресса студентов и управления дедлайнами;

Управлять проектами. Студенты и преподаватели могут координировать групповые проекты, отслеживая задачи и сроки на канбан-доске.

3. Розничная торговля

Розничные магазины и сети сталкиваются с вызовами управления запасами и логистикой. Канбан поможет:

• Оптимизировать складские запасы. Канбан помогает управлять запасами, предотвращая избыток или дефицит товаров;
• Улучшить логистику. Канбан может помочь в планировании поставок, управлении транспортными потоками и оптимизации процессов на складе.

4. Финансы и банковское дело

В финансовой сфере канбан может помочь управлять проектами, оптимизировать рабочие процессы и улучшить обслуживание клиентов.

• Управление проектами. Финансовые организации могут использовать канбан для управления проектами, такими как разработка новых продуктов или внедрение систем;
• Оптимизация рабочих процессов. Канбан может помочь в оптимизации процессов, таких как обработка заявок на кредиты или анализ финансовых данных.

5. Исследования и разработки

Научные и исследовательские организации могут использовать канбан для:

• Планирования экспериментов. Ученые и исследователи могут использовать канбан для планирования, отслеживания и анализа экспериментов.
• Координации команд. Канбан помогает командам лучше взаимодействовать, координировать свои действия и делиться результатами.

6. Недвижимость

Ваши риелторы и агенты могут управлять переговорами, вести прогресс по сделке, прописывая все данные в карточках: данные клиента, пожелания, этап покупки, комментария клиентов и другие сведения по квартирам и домам.

Агенты по продажам могут добавить следующие столбцы на свою канбан-доску:

• Позвонили
• Взяли в работу
• Переговоры
• Договор отправили
• Договор подписали
• Сделка закрыта

Вывод

От больниц и стройплощадок до учебных классов и научных лабораторий — канбан доказывает свою универсальность и эффективность. Неважно, где вы работаете или какую задачу решаете, главное — это двигаться вперед, не теряя фокуса и качества. Канбан — главный помощник на этом пути.