Контекстное планирование в управлении проектами: принципы, инструменты, способы применения

Как часто вам приходилось просматривать бесконечные списки дел, не зная, с чего начать и как всё это успеть? Время летит, а ощущение продуктивности остается где-то на задворках наших планов. Здесь на помощь приходит контекстное планирование — подход, который позволяет организовать дела не по их важности, а по конкретным обстоятельствам и контекстам, в которых вы находитесь.

Что такое контекстное планирование

Контекстное планирование — это техника управления задачами и проектами, при которой акцент делается не на сроках выполнения или важности задач, а на контексте, в котором они могут быть выполнены.

Подход контекстного планирования впервые популяризировал Дэвид Аллен в своей системе управления делами Getting Things Done (GTD). Он предложил группировать задачи не по приоритетам или дедлайнам, а по условиям, в которых они могут быть выполнены.

✅ Например, задачи, связанные с рабочими встречами, нужно добавить в список «Встречи», а задачи, связанные с какими-то рабочим проектом в список «Проект».

Так, контекстное планирование снижает стресс от многозадачности и повышает фокусировку на наиболее подходящих делах в конкретный момент времени.

Контекстное планирование полезно не только для сложных проектов, но и для повседневных задач. Например, работая дома, вы можете выделить время для дел, которые требуют тишины и уединения, когда дом пуст или ранним утром (написание отчетов или анализ данных), а более рутинные задачи оставить на послеобеденное время.

Типы контекстных условий

Контекстные условия — это специфические обстоятельства, при которых оптимально выполнить задачу. Основные типы контекстных условий, которые можно использовать в планировании:

1. Место. Задания, где нужно работать документами, лучше всего выполнять в офисе или дома. В то время как встречи и переговоры должны планироваться в местах, удобных для всех участников.

2. Время. Звонки клиентам или коллегам лучше делать в после обеда и до вечера, тогда как задачи, требующие максимальной концентрации, лучше планировать на утренние часы, когда уровень энергии и внимания обычно выше.

3. Энергия и концентрация. Брейншторм или стратегическое планирование требуют свежих сил и высокой концентрации, тогда как проверка почты или заполнение отчетов, можно выполнить в периоды снижения энергии.

4. Люди. Иногда выполнение задачи зависит от участия других людей. Например, для проведения встречи или обсуждения проекта нужно присутствие всех ключевых участников.

5. Приоритеты и цели. Хотя контекстное планирование сосредоточено больше на условиях, чем на приоритетах, стоит учитывать, что для достижения долгосрочных целей необходимо стратегически подходить к выбору задач.

Шаги контекстного планирования

Эти ключевые шаги помогут внедрить контекстное планирование в вашу работу и повысить эффективность.

Шаг 1. Перечислите все свои контексты

Это могут быть такие условия, как место (склад, конференция, в пути), время (утро, вечер, обеденный перерыв), доступность инструментов (компьютер, интернет, телефон) и даже настроение или уровень энергии (утомлённость, бодрость).

Подумайте о вашей обычной рабочей неделе и всех изменяющихся обстоятельствах, которые могут повлиять на продуктивность. Например, если вы часто ездите на встречи, стоит создать контекст «В пути», чтобы включить туда задачи, которые можно выполнить, находясь вне офиса.

Шаг 2. Сгруппируйте дела по выбранным контекстам

Это поможет вам структурировать свои дела и снизить количество переключений между разными типами активности. Например, задачи, которые требуют телефонных звонков можно сгруппировать в контексте «Звонки».

Таким образом, вы можете выполнять несколько похожих задач подряд, не тратя время на адаптацию к новому типу деятельности. Это особенно полезно, когда у вас плотный график или множество мелких задач, разбросанных по разным проектам.

Шаг 3. Составьте чек-листы

Это поможет быстро оценивать, что нужно сделать в текущем контексте, и держать под контролем выполнение дел. Например, если у вас есть контекст «Утренние задачи», вы можете создать чек-лист из таких пунктов, как «проверить почту», «ответить на срочные сообщения», «провести планерку с командой».

Такой подход структурирует работу, помогает избежать ситуаций, когда важные задачи остаются незамеченными. Планы действий можно создать в таск-трекере или в ежедневнике.

Шаг 4. Начните выполнять список дел по текущему контексту

Теперь ваши дела организованы по контекстам, можно браться за дело.

• Находитесь в офисе с доступом к интернету и необходимым ПО? Отлично, начните с задач в контексте «Офис» или «Онлайн».
• Проводите время в пути или ожидании? Используйте это время для выполнения дел из контекста «В пути» или «Звонки».

Контекстное планирование помогает сократить время на выбор задач и меньше прокрастинировать. Эта система делает планирование осознанным и эффективным.

Лучшие инструменты контекстного планирования

Shtab

Shtab — это российский инструмент для управления проектами и задачами, который позволяет использовать статусы, метки и фильтры для контекстного планирования.

Вы можете организовать задачи по статусам, таким как «На выезде», «Звонки», «В офисе», чтобы быстро находить задачи, исходя из текущих условий. Или помечать их соответствующими метками, если вам нужны более привычные статусы, вроде «Открыто», «В процессе», «Готово».

Shtab также поддерживает командную работу, что делает его отличным выбором для небольших и средних компаний.

YouGile

YouGile — это гибкая платформа для управления проектами, которая сочетает в себе элементы Kanban-досок и Agile-подходов.

Сервис позволяет создавать задачи, добавлять теги для контекста и настраивать фильтры для быстрой организации дел. Например, вы можете создать контексты «Встречи», «Дома», «Звонки» и группировать таким образом задачи.

YouGile поддерживает интеграции с другими инструментами и предлагает мощные функции для визуализации прогресса, что облегчает управление проектами.

Teamly

Teamly — удобный инструмент для управления проектами и задачами, который также позволяет внедрять контекстное планирование.

Вы можете создавать списки заданий, назначать их на команды или отдельных сотрудников и использовать теги для обозначения контекста. А также настроить фильтры для быстрого поиска задач по текущим условиям, добавить приоритеты и дедлайны для каждой карточки.

Yandex Tracker

Yandex Tracker — это инструмент от Яндекса для управления проектами, который поддерживает возможности для адаптивного планирования.

В Tracker можно создавать проекты, списки задач и подзадачи, добавлять теги для контекста, такие как «Онлайн», «Офлайн», «Звонки», и настраивать отображение задач в зависимости от текущего контекста.

Битрикс24

Битрикс24 — это комплексное решение для управления бизнесом, которое включает в себя CRM, задачи и проекты, инструменты для работы в команде.

В Битрикс24 можно создавать задачи и распределять их по проектам, добавлять теги для обозначения контекста и использовать фильтры для планирования. Этот инструмент популярен среди российских компаний благодаря широкой функциональности и локальной поддержке.

Как контекстное планирование можно применять в проектах

1. Управление многозадачностью и устранение «паралича решений»

Один из частых вызовов в управлении проектами — это необходимость одновременно работать над множеством задач. «Паралич решений» возникает, когда команда сталкивается с неопределенностью в том, за какую задачу взяться первой.

Контекстное планирование позволяет разделить таски по обстоятельствам (доступность инструментов, времени или людей), а затем сосредоточиться на выполнении задач, подходящих для текущего момента.

Например, при разработке ПО команда может использовать контексты «Тестирование», «Разработка фич», «Код-ревью». В зависимости от текущего контекста — будь то наличие нужных специалистов, тестовой среды или кода — команда фокусируется на наиболее актуальных задачах.

2. Повышение гибкости планирования

В проектной работе часто двигаются сроки, перераспределяются ресурсы, а приоритеты меняются. Контекстное планирование помогает сохранять гибкость в таких условиях, поскольку задачи не привязаны к конкретным датам или фиксированным срокам, а распределены по контекстам.

3. Эффективное использование ресурсов команды

Разделение задач по контекстам (например, «Доступен специалист по UX», «Свободное время разработчиков», «Требуется дополнительный анализ»), позволяет быстро находить те задачи, которые можно выполнять в данный момент.

Например, в строительном проекте можно разделить задачи по следующим контекстам: «На стройке», «Закупка материалов», «Встречи с подрядчиками», чтобы минимизировать простой, если обстоятельства меняются.

4. Улучшение коммуникации

Когда задачи структурированы по контекстам, каждому члену команды понятно, чем заниматься в тот или иной момент, какие задачи зависят от других, в каких условиях их можно выполнить. Это особенно важно в удаленных или гибридных командах.

При разработке нового ПО задачи можно распределить по таким контекстам: «Созвоны с клиентами», «Внутренние обсуждения», «Работа с подрядчиками». Такой подход упрощает коммуникацию, помогает избежать дублирования задач или задержек.

5. Оптимизация работы с подрядчиками или клиентами

Например, вы можете создать контексты для задач, которые требуют обратной связи от клиентов или одобрения от руководства, и сосредоточиться на других делах, пока ждёте ответ.

Представьте проект по запуску рекламной кампании, где ключевыми контекстами могут быть «Ожидание утверждения клиента», «Подготовка контента», «Настройка рекламных кабинетов». Когда одна часть задачи ожидает внешнего утверждения, команда может продолжать работу по другим контекстам, не теряя времени.

Вывод

Контекстное планирование — это эффективный подход к организации работы, который помогает использовать ресурсы максимально продуктивно.

Вместо того чтобы пытаться успеть все и сразу, вы фокусируетесь на тех делах, которые подходят для текущего момента и обстоятельств. Определение контекстов, грамотное распределение задач, использование подходящих инструментов позволяют снизить стресс от многозадачности, повысить концентрацию и улучшить результаты.