Как работать с бэклогом проекта, чтобы улучшить планирование

Роман Ковалев -

Слышали про Backlog refinement (уточнение бэклога)? С ним вы ощутите разницу между планом с четкими действиями и полным хаосом на проекте.

Этот процесс включает чистку, определение приоритетов и документирование пунктов списка дел проекта. Это дает команде информацию о том, что наиболее важно для работы и как это сделать.

Давайте рассмотрим процесс Backlog refinement и то, как он помогает добиться ясности в планировании и работе команды.

Основы уточнения бэклога

Backlog refinement (иногда еще используют термин Backlog grooming) — это процесс пересмотра, обновления и определения приоритетов бэклога (списка задач или требований, которые должны быть выполнены в ходе проекта). Это важный процесс для менеджеров agile-проектов и продакт менеджеров, которые хотят улучшить свое планирование.

Суть может отличаться в зависимости от agile-методологии. Например, в Scrum за Backlog refinement отвечает владелец продукта при поддержке разработчиков. В Kanban же, наоборот, уточнение бэклога — общая обязанность команды.

Backlog refinement — это постоянный, повторяющийся или итеративный процесс, который проводят на регулярной основе: раз в неделю или один раз за спринт, в зависимости от характера проекта или сложности бэклога. Для длинных списков необходимо проводить более частые сессии уточнения.

В итоге получается приоритизированный бэклог, который помогает команде более эффективно планировать предстоящие спринты, выполнять качественную работу и поддерживать проект на должном уровне.

Как бэклог поддерживает процесс планирования спринта?

Backlog refinement предоставляет команде разработчиков четкие цели и задачи для каждого таска. В частности, уточнение бэклога:

  • помогает разбить крупные проекты на мелкие достижимые цели. Команде легче справиться с большой задачей, когда у нее есть упорядоченный список дел;
  • упорядочивает таски по приоритетам. Это позволяет команде в нужное время работать над задачами, которые продвигают проект.

Четыре шага для уточнения бэклога

1. Назначьте время для синхронных сессий

Запланируйте встречу с командой разработчиков и стейкхолдерами для синхронного Backlog refinement. Например, перед планированием спринта.

Людям нравится знать, чего ожидать, и включение таких сессий работы с бэклогом в естественный ритм работы поможет тем, кто любит рутину и предпочитает предсказуемые графики.

2. Проясните ожидания от предварительной работы

Задача уточнения бэклога лучше всего решается синхронно, но... для наибольшей эффективности она требует асинхронной подготовки.

Все, кто будет участвовать в процессе, должны просмотреть бэклог до начала синхронной сессии. Как руководитель процесса Backlog refinement, задайте требования к готовности и не забудьте включить ссылки на все значимые элементы для ознакомления команды.

3. Проведите сессии уточнения бэклога

В ходе митинга руководите работой команды по рассмотрению элементов бэклога и оценке их приоритетности и готовности к разработке или выполнению.

Убедитесь, что команда работает совместно, чтобы стейкхолдеры имели общее представление о каждом элементе бэклога. Команда может разбивать крупные элементы на более мелкие, оценивать уровень усилий для выполнения каждого элемента. На протяжении всего этого процесса специалисты могут добавлять новые пункты в бэклог, удалять устаревшие или изменять существующие таски по мере необходимости.

Как лучше организовать сессию по бэклогу:

  • Установите цели. Убедитесь, что все понимают цель встречи и то, чего вы надеетесь достичь вместе;
  • Распределите роли. Каждый участник митинга должен понимать, что ему делать и какова его роль в процессе доработки;
  • Обсуждайте вопросы по приоритету. Не начинайте с начала или конца бэклога. Начните с наиболее приоритетных пунктов, чтобы гарантировать, что самые важные таски будут готовы к выполнению;
  • Разбивайте сложные объекты. Декомпозируйте большие задачи на мелкие и управляемые, которые могут быть выполнены не более чем за два дня (по заветам Scrum). Если в бэклоге есть сложные таски, вместе с теми, кто понимает суть работы, разбейте их на составные части. Это поможет команде эффективно решать задачи как на этапе доработки, так и на этапе выполнения и выявлять заметные зависимости;
  • Определите критерии приемки. Для каждого таска должны быть измеримые критерии приемки, которые помогут команде определить, когда цель конкретной задачи достигнута. Убедитесь, что они ясны, кратки и поддаются тестированию. Не оставляйте ничего на волю случая!;
  • Еще раз проанализируйте бэклог. В конце сессии пересмотрите полученный список, начиная с наиболее важных пунктов. Убедитесь, что все они хорошо проработаны и могут быть выполнены в ближайшие сроки.

4. Проанализируйте и повторите

Backlog refinement носит непрерывный характер и помогает следить за тем, чтобы проект шел по плану, а все новые изменения были учтены.

Регулярное проведение сессий уточнения бэклога позволяет команде разработчиков убедиться в том, что они работают над наиболее ценными элементами бэклога и имеют четкое представление о том, что им необходимо сделать в следующий раз. 

А для анализа проводите ретроспективные встречи с обсуждением того, что получилось, что вызвало сложности и т. д.

Семь советов по эффективному уточнению бэклога

Знание тонкостей Backlog refinement важно, но есть также несколько советов, которые помогут вам извлечь максимум пользы из этого процесса.

1. Предполагайте позитивные намерения

Если кто-то делает не то, что вы от него ожидаете, считайте, что он старается изо всех сил. Ваша задача — поддержать их в достижении успеха. Помните, что повторяться — это часть вашей роли, в том числе и в процессе уточнения бэклога.

2. Вовлекайте в работу всю команду

Полезно, чтобы в процессе уточнения бэклога участвовала вся команда. Каждый специалист может высказать свою точку зрения, что способствует улучшению качества списка дел. Если вы постоянно не получаете ответа от конкретных членов команды, напрямую попросите их внести свой вклад. Не позволяйте одному или нескольким сотрудникам, даже если они являются руководителями или менеджерами, делать большую часть сессий.

3. Извлекайте максимум пользы из разногласий

Всегда старайтесь найти оптимальное решение, причем не только для себя, но и для всей команды. Если кто-то скажет, что вы все сделали неправильно и надо начинать все сначала, не отмахивайтесь от его слов. Фильмы-катастрофы начинаются с того, что инженера игнорируют :D Приветствуйте несогласие и способствуйте обсуждению рассматриваемой темы, чтобы найти лучший выход, даже если это означает увеличение объема работы для команды.

4. Задавайте открытые вопросы, чтобы стимулировать дискуссию

В процессе обсуждения может возникнуть соблазн искать краткие ответы «да» или «нет». Однако это не лучший метод привлечения к сотрудничеству. Вместо этого задавайте открытые вопросы, чтобы вызвать более глубокое обсуждение.

Например, «Можем ли мы это сделать?» можно заменить на «Как мы можем это сделать?» Это позволит начать разговор о том, как это можно сделать, а не просто услышать «да» или «нет».

5. Установите лимит времени на встречу

Временные ограничения важны для того, чтобы люди не отвлекались. Не позволяйте разговору длиться бесконечно, придерживайтесь временных рамок. Иногда люди поднимают вопросы, которые не совсем уместны или не требуют решения в данный момент.

6. Документируйте ключевые решения

Если сессия уточнения бэклога проведена правильно, то в ходе нее будут внесены изменения в список дел, сделаны заметки о взаимозависимости и возможностях улучшения. Документируйте все это!

Конечно, может быть сложно одновременно вести встречу и делать заметки, поэтому следует поручить кому-либо документирование результатов митинга. Можно даже рассмотреть возможность записи сессии, если она проводится онлайн, чтобы можно было обратиться к ней позже.

7. Завершите встречу четкими дальнейшими действиями

Завершая сессию, убедитесь, что дальнейшие шаги определены и ответственные лица понимают, что им делать дальше. Ясность — это ключ!

Backlog refinement пугает в начале, но дает массу преимуществ

Как правило, в рамках Backlog refinement уже имеется список невыполненных задач, которые мозолят глаза. Когда вы входите в это «пространство», часть вашей работы заключается в том, чтобы смахнуть пыль с этого списка, утвердить его вместе с командой и учесть его при определении и уточнении нового бэклога — возможно, это одна из самых сложных задач, когда вы пытаетесь взять в свои руки новый проект.

Возможно, это займет немало времени, но эта инициатива значительно поможет в процессе становления и организации команды. Просто убедитесь, что все специалисты понимают важность уточнения бэклога и то, что это действительно может стать ключом к успеху проекта.