Электронный канбан или реальный? Внедряем и не откатываемся

Большинство людей, прочитав этот заголовок, скажут: «Женя, ты что головой ударился? Такого вопроса вообще быть не может, все давно понятно!»

Поздравляю вы здоровые люди, идите читать что-то поинтереснее или пить капучино. Остальных я хочу отговорить от пути реального канбана на стене.

А если вы все еще читаете и думаете, что реальных канбанов уже давно нет, то уверяю вас, что это не так. Прогуляйтесь по различным производственным, нефтяным и разного рода не цифровым бизнесам и вы увидите сотни брошенных канбан-досок на стенах, где все еще сиротливо висят одна-две давно выполненных задачи.

По моему опыту, все аналоговые канбан-доски забрасываются, и, к сожалению, чаще всего люди возвращаются в управление проектами через почту или отсутствие управления вовсе, чем переходят на электронные инструменты. Но это неэффективность, которую нужно обязательно побороть. Расскажу, что с этим делать и о разнице между электронной и реальной канбан-досками.

Почему люди не переходят от аналоговых к цифровым инструментам для работы

Не буду углубляться в философию и психологию и сразу перейду к ответу: инерция. Многие люди в команде все еще не готовы перейти на электронную форму взаимодействия с задачами и продолжают носить на встречи ежедневники, вести задачи на стикерах и т. д.

Уже через пару месяцев все будут с ужасом вспоминать про магнитные доски на стенах с вечно отваливающимися стикерами (да-да, я знаю, как их правильно отрывать). И если вы из тех, кто прямо сейчас совершает эту электронную революцию, то вооружитесь плюсами цифровых инструментов и продолжайте этот праведный бой!

Минусы реальной канбан-доски

В начале рассмотрим, почему никогда не нужно использовать реальную доску:

• Стикеры теряются. Как круто их не наклеивай, они все равно отклеиваются, особенно если уже 10 раз меняют колонку со статусом. А еще проходящий мимо человек может задеть бумажечку, и задача навсегда потеряется. Если потерялась, значит – можно не выполнять, так?;
• Стикеры не архивируются. Создание базы знаний и ретроспективы по старым задачам, мягко говоря, затруднено в таком случае;
• Доска всегда висит в одном месте. Нельзя быстро посмотреть статусы, нельзя поставить задачу на совещании и т. д. Это самый главный минус. Из-за него доски потихоньку забрасываются, и все возвращается в мессенджеры. Ну и, конечно, это большая проблема для удаленных команд;
• К стикерам сложно (можно, да, но сложно) прикрепить что-то: скриншот, документ, ссылку, мем;
• Стикеры не содержат детального описания задачи и всей необходимой информации. В архаичном мире аналогового управления задачами нужно посмотреть стикер, найти ответственного, назначить ему встречу, и только потом он зачитает описание задачи из своего ежедневника. Оптимизация? Не, не слышали;
• Осложнен контроль времени, затраченного на задачу. В хороших системах контроля можно собрать статистику по среднему времени выполнения задачи, поставленной по определенному шаблону, и посмотреть, как конкретный сотрудник с ней справляется, а затем подумать над извлеченными уроками и лучшими практиками. К сожалению, аналоговый стикер так не умеет;
• Нет напоминаний и уведомлений. Электронные «стикеры» моментально могут оповещать о просрочке, выстраиваться по приоритетности или любой другой фильтрации. Бумага такими функциями не обросла.

Минусы электронной канбан-доски

Цифровые инструменты тоже не без «недостатков»:

• Не так репрезентативна. Реальная большая доска всегда будет выглядеть репрезентативнее – ее можно окинуть взглядом;
• Не всегда перед глазами. Многие жалуются, что на реальной доске можно всегда посмотреть, кто и что делает, буквально подняв глаза от монитора;
• Можно что-то удалить и никогда об этом не узнать. Аналог потерянного стикера;
• Неудобно. Многим людям неудобно работать с электронными досками и задачами, им проще все записать от руки в бабушкином блокноте;
• Дорого. Подписка на хорошие сервисы стоит денег.

Что делать и как мотивировать людей?

Как писал выше, в первую очередь, нужно напрячься со всей силы и пережить недовольство сотрудников от перехода на электронные инструменты.

Второе — разобрать «минусы» электронных досок и пиарить минусы реальных.

Проблемы «большая доска» и «не всегда перед глазами» решаются просто — нужно не смотреть на доску оперативно.

Чайка-менеджмент и гиперконтроль — плохие друзья для управленца. Дейли – лучшее решение. Но если вы все-таки очень хотите, то можно повесить недорогой телевизор в офисе на стене и вывести на него вашу доску задач. Нет, ну а что?

Удаление стикера? Привыкайте ничего не удалять.

Вы можете настроить права и запретить удаление карточек пользователями.

Неудобно. Это мое любимое.

Во-первых, люди переучиваются и настолько быстро, что уже через неделю не помнят, как все было раньше (олды вспомнят стену Дурова, но не смогут объяснить, чем она отличалась от текущей. Действительно, чем?).

Во-вторых, на первом этапе внедрения не давайте людям самим использовать систему, создавайте и двигайте карточки самостоятельно на дейли. Я вообще всегда сам двигаю и создаю карточки, чтобы быть в курсе всего, что происходит на проекте.

Дорого. Хорошие инструменты нужно оплачивать – это аксиома.

Но тут нужно смотреть в другом направлении — только качественное управление задачами и контроль помогут вам повышать эффективность в команде, а это гораздо выгоднее, чем рядовая экономия на недорогих учетках.