Эффективная работа, точное планирование: зачем вашей компании нужен Shtab

Привет! На связи команда Shtab.

А что такое Shtab?

На этот вопрос можно ответить по-разному: таск-трекер с учётом рабочего времени, софт для управления проектами и отчётностями, инструмент для организации работы (в том числе распределённых команд).

Все эти ответы будут верны. Но они не полностью отражают нашу суть и подход.

Для себя мы сформулировали следующее определение:

Shtab — это готовое решение по управлению проектами для предпринимателей и менеджеров, которые хотят сделать работу эффективной, а планирование — точным. В отличие от других таск-трекеров Shtab предлагает простую, но продуманную систему постановки и контроля задач, первый в мире machine-learning трекер времени и возможность кастомизации сервиса под себя.

Для начала немного истории, а после перейдём к деталям.

Как родилась идея создать Shtab

Сначала в digital-агентстве Stik нас было 5 человек: разработчик, копирайтер, два дизайнера и менеджер. Проектов становилось больше, штат расширялся. Стало непросто контролировать все проекты по заметкам, чатам в мессенджерах и почте. Нам потребовалось навести порядок в задачах, определять их иерархию и следить за прогрессом.

Первое время нам помогал Trello, но его функционал не полностью покрывал наши запросы. Попробовали «Битрикс24», но отталкивал громоздкий интерфейс. Перешли на компактный Notion. Но и это было не совсем то, что было нужно для полного счастья.

Когда наша команда увеличилась, мы перешли на систему с почасовой оплатой труда. Решили, так оценка работы станет объективнее. Для отслеживания времени выбирали между сервисами Hubstaff и Monitask. Отдали предпочтение второму, т. к. половина функционала Hubstaff нам была ни к чему.

Вдобавок к этим двум сервисам прибавились:

• Jira для разработчиков;
• база знаний Confluence;
• переписки в Telegram и Mattermost.

А для хранения файлов мы приобрели пространство в облаке.

В таком хаосе было сложно. Одновременная работа в нескольких сервисах утомляет. Везде нужно следить за уведомлениями. За каждый нужно отдельно платить. Об удобстве речи не шло.

Если прошерстить интернет, то можно найти 1000 и 1 сервис для управления проектами. Мы поняли, что точно не одни, кто сталкивается с такими проблемами. Как правило, рекомендуют попробовать всё и найти подходящий по функционалу вариант.

Мы решили пойти дальше и разработать свой «идеальный» инструмент, соответствующий требованиям команды, а также запросам тех, кто по-прежнему остаётся в поисках комплексного, но не громоздкого решения.

Так появился Shtab.

Функции Shtab и кому он будет полезен

Глобально наш сервис выполняет 6 основных функций:

• Управление проектами и задачами (kanban-доски);
• Трекинг рабочего времени сотрудников;
• Учёт заработной платы на основе затраченного времени;
• Сбор аналитики по активности;
• Формирование отчётности по проектам и плану-факту;
• Облачное хранилище файлов.

Для наглядности по функционалу показываем небольшую сравнительную таблицу с некоторыми популярными решениями:

В одном рабочем пространстве мы собрали все основные инструменты, необходимые бизнесу для проектной работы. Shtab подходит:

• IT-компаниям;
• рекламным агентствам;
• дизайн-студиям;
• консалтингу;
• фрилансерам;
• любым компаниям, которым важно организовывать работу и вести коммуникацию по задачам в одном месте;

Сервис работает в облаке и на десктопе — в любом современном браузере, есть приложение для iOS, а тайм-трекер функционирует на операционных системах Windows, macOS и Linux.

С чего начать работу

Для демонстрации основных возможностей Shtab мы подготовили короткий видеоролик:

А теперь чуть подробнее.

Чтобы начать работу, пригласите людей в команду и нужные комнаты. Регистрация занимает меньше минуты.

Под каждый проект создаются комнаты, которые позволяют объединять в себе несколько проектов, группировать коллектив по направлениям и этапам работы. Например, можно создать комнаты для отделов своей компании — Бухгалтерия, Маркетинг, Продажи, Разработка. Также можно объединять людей в проектные группы и внутри делать уже отдельные проекты. Администратор сам решает, как и кого ему объединять в рамках комнат.

Отображение листа задач можно настроить, выбрав один из четырёх видов: классическая kanban-доска, список, матрица Эйзенхауэра, календарь.

Чтобы не видеть «лишние» задачи, можно подключить фильтры. Например, фильтр по конкретному исполнителю поможет менеджеру посмотреть прогресс по его задачам. А специалист сможет скрыть чужие задачи и работать только со своими.

Создавая карточку, вы можете описать её, прикрепить файл, создать чек-лист, подобрать метки, определить стоимость, обозначить сроки выполнения, вплоть до точного времени. Каждая карточка может включать несколько подзадач.

Подробнее о возможностях настройки полей карточки читайте в нашей инструкции по ссылке.

На карточку можно назначить одного или нескольких исполнителей, а также контролирующих. Она будет отражаться в личном списке карточек каждого назначенного человека. Таким образом можно настроить принятие задачи. Если за ней будет следить несколько контролирующих, можно поставить принятие и после проверки одного ответственного, и после подтверждения от всех.

Тайм-трекер полезен всем: работодателям, специалистам, заказчикам

В Shtab встроен трекер времени нашей разработки. Он считает, когда, над какими задачами и сколько работал специалист; сколько часов и минут ушло на конкретную задачу — даже если над ней работали несколько человек в разное время. И делает скриншот рабочего стола сотрудника.

Работа по трекеру сперва многих пугает, ведь считается, что это инструмент жёсткого контроля. Но это не так. У трекинга времени есть масса плюсов для исполнителей, команды и бизнеса в целом.

Преимущества для исполнителей

Справедливая оплата

Если зарплата специалиста зависит от количества часов, то исполнители могут рассчитывать на справедливую оплату и получать деньги за переработки, которые иногда сложно регламентировать и обосновать без документальных доказательств.

Концентрация на работе

Исполнителям легче сосредоточиться на самом процессе работы, т. к. не надо тратить время на отчёты — весь ход работы прослеживается в скриншотах рабочего стола, статистике активности пользователей и выполненных задачах.

Конфиденциальность

Мы позаботились и о конфиденциальности личной информации сотрудников, внедрив в трекер функцию автомодерации скриншотов. С вероятностью 97% система распознает контент мессенджеров, соцсетей, электронной почты, YouTube, а также других платформ и размывает содержимое, чтобы защитить личные данные юзеров.

Преимущества для руководителей

Экономия времени

В любой момент можно самостоятельно убедиться, что работа идёт по плану. Это a) экономит время руководителя, b) позволяет не отвлекать сотрудников лишними вопросами, c) даёт возможность оперативно скорректировать процесс, если что-то идёт не так.

Аналитика эффективности сотрудников

Трекинг даёт точную статистику, с которой проще анализировать эффективность команды, заметить и поощрить наиболее продуктивных сотрудников, вовремя обнаружить чрезмерную нагрузку и предупредить профессиональное выгорание.

Точное планирование

Отчёты на основе данных из трекера помогают понять необходимость расширения штата, определить более выгодные проекты и избавиться от недостаточно прибыльных, отнимающих неоправданно много времени.

Преимущества для менеджеров

По данным статистики трекера project-менеджеры могут более точно оценивать загруженность специалистов и корректировать распределение задач для команды.

Функция учёта рабочего времени также даёт профит при работе со «сложными» клиентами. Если компании рассчитывают бюджет проекта на основе ставки специалистов и рабочих часов, то частые правки гарантированно будут оплачены.

Преимущества для заказчиков

Shtab — это про прозрачность и для клиентов. В проект можно пригласить заказчика с ограничением прав доступа. Таким образом, заказчик сможет наблюдать за ходом работы и избавиться от беспокойства за будущее проекта.

Отчёты, управление финансами и интеграция с Telegram

Shtab позволяет упорядочить формирование зарплат специалистам с почасовой оплатой. Например, фрилансеров. Для этого есть вкладка с управлением финансами. Эта функция помогает объективно оценивать работу, не допускать ошибок в расчётах и точнее планировать бюджет проекта.

Shtab умеет создавать отчёты:

• сводный отчёт позволяет следить за общим прогрессом по всем проектам:

отчёт типа “план-факт” даёт возможность оценить отклонение от намеченного:

• отчёт по команде позволяет оценить эффективность команд и отдельных сотрудников:

Для большего удобства мы создали Telegram-бот и интегрировали его в Shtab. Он умеет создавать задачи из чата, присылать новости и статистику, напоминать о дедлайнах. Работает как с отдельными пользователями, так и с чатами проектов.

В чём мы видим миссию Shtab

Когда начинали, мы руководствовались целью — сделать взаимодействие команды (включая удалённых сотрудников) более комфортным. Поэтому отличительные черты сервиса — понятный интерфейс и простая реализация функций.

Для нас большую роль играет прозрачность в отношениях сотрудников, трудящихся на удалёнке. Это напрямую влияет на комфортность работы.

Прозрачность процессов обеспечивает тайм-трекер. Функция отслеживания времени становится своеобразной страховкой для обеих сторон: руководитель может проверить добросовестность сотрудника, обратившись к скриншотам, а сотрудник — обосновать результат, используя статистику своей активности.

Сейчас мы мыслим глобальнее и сформулировали для себя миссию:

Помочь каждой компании — от стартапа до энтерпрайза — сделать работу эффективной, а планирование — точным.

Для этого функционал Shtab будет расширяться. А основа для этого — фидбэк от пользователей, на который мы всегда оперативно реагируем.

Если у вас есть вопросы по работе Shtab, предложения и рекомендации по улучшению сервиса — пишите на почту a@shtab.app.