Кайдзен: японская философия, которая поможет развитию бизнеса

Что такое Кайдзен

Кайдзен (с яп. — «улучшение», «переменa к лучшему») — это философия и практическая методология, направленная на непрерывное улучшение процессов. Ее принципы применяются во всех сферах: от производства до менеджмента. Согласно кайдзен, все сотрудники должны работать для улучшения результатов общего дела. Каждый должен вкладываться в процесс и постоянно совершенствоваться.

Важно не путать канбан и кайдзен. При поверхностном изучении они могут показаться одинаковыми, но это не так.

Отличие от канбан-методологии:

Суть философии кайдзен в совместном и постепенном улучшении. При этом под улучшением подразумевается оптимизация рабочих процессов. Но это не просто правила для сотрудников, а философия самой компании. Если фирма игнорирует потребности своих сотрудников, то и сотрудники не будут заинтересованы в бизнес-целях организации.

История философии кайдзен

Кайдзен возник в Японии после Второй мировой войны, когда экономике страны требовалось восстановление.

В 1949 году Каору Исикава ввел понятие QC-круга (круг контроля качества) для совместной работы сотрудников над решением проблем и совершенствованием процессов. На основе этого Масааки Имаи создал кайдзен, глобальной целью которого стало меньше потреблять и тратить. Постепенно метод стал целой философией и приобрел популярность.

Тайити Оно внедрил кайдзен в Toyota, что в итоге привело к созданию системы Toyota Production System (TPS). Постепенно методология распространилась за пределы Японии и стала популярной во всем мире. Этому также способствовали книги Масааки Имаи: «Кайдзен: ключ к успеху японских компаний» (1986) и «Гэмба Кайдзен: Путь к снижению затрат и повышению качества» (1997).

Основные принципы и подходы кайдзен

Кайдзен основывается на принципах:

• Ценность командной работы. Сотрудники должны иметь общие цели и задачи, над которыми работают вместе. Важно постоянно обмениваться знаниями, заниматься наставничеством и обучаться новым навыкам.
• Улучшение личной дисциплины. Каждый обязан развивать свои навыки тайм-менеджмента, правильно планировать сроки и контролировать качество работы.
• Стимулирование обмена идеями. В компании, следующей этой философии, регулярно проходят брейн-штормы, создаются условия для свободного обмена идеями, где каждый может предложить свою мысль и получить обратную связь.
• Поддержка мотивации и морального духа. При высокой загруженности сотрудникам сложно сохранять мотивацию. Поэтому компания должна поддерживать своих работников, формировать здоровую атмосферу и предоставлять необходимые ресурсы.
• Создание банка идей и предложений. В компании должно цениться мнение каждого, идеи — рассматриваться независимо от должности. Главное правило: все идеи равноправны и достойны внимания.
• Организация свободного обмена обратной связью. Сотрудники имеют могут делиться мнением по проблемам и предлагать идеи для улучшения процессов.
• Руководитель включен во внутренний процессы. Масааки Имаи, подчеркивает важность того, чтобы руководитель периодически «спускался вниз» и изучал рабочие процессы. Практика гемба-менеджмента позволяет принимать решения на основе реальных обстоятельств.

Инструменты и методы кайдзен

5S

Кайдзен появился на основе системы 5S и до сих пор продолжает на нее опираться в основной идее бережливого производства.

5S улучшает рабочее место и оптимизирует процессы. Название метода происходит от первых букв японских слов, обозначающих этапы:

• Seiri (Сортировка): отделение необходимых вещей от ненужных, избавление от всего лишнего в рабочем пространстве. Чтобы вы быстрее находили то, что нужно.
• Seiton (Упорядочение): организация рабочего места таким образом, чтобы все было под рукой. Это включает в себя маркировку мест для хранения и удобное расположение всех необходимых вещей.
• Seiso (Уборка): регулярная уборка и поддержание чистоты на рабочем месте не только не загрязняет его, но и выявляет потенциальные проблемы в процессе производства.
• Seiketsu (Стандартизация): внедрение стандартов для поддержания достигнутых результатов, чтобы процесс оставался эффективным.
• Shitsuke (Дисциплина): развитие привычки поддерживать систему 5S в повседневной практике, что требует вовлеченности всех сотрудников.

Kaizen Blitz

Ускоренная форма кайдзен, которая фокусируется на быстром улучшении процессов за короткое время. Она реализуется следующим образом:

• В течение нескольких дней (от одного до пяти), когда команда собирается вместе, чтобы определить проблему, разрабатывать и внедрять решения.
• Все максимально заинтересованы в том, чтобы решить проблему, что способствует быстрому сбору идей и генерированию решений.
• Завершается эффектом «выстраивания» процессов, который быстро улучшает качество или сокращает затраты.
• Такой подход позволяет быстро протестировать идеи на практике и получить мгновенную обратную связь.

Диаграммы потоков

Визуализация процесса, где отражены все этапы, задействованные в производственном цикле или служебной деятельности. Их преимущества:

• Позволяют детально увидеть текущие процессы, выявить узкие места и излишние этапы, а также оптимизировать рабочие потоки.
• Способствуют более глубокому пониманию работы различных отделови взаимодействия между ними.
• Помогают командам находить возможности для улучшения, повышая общую эффективность.

Анализ корневых причин

Используется для выявления первопричины проблемы. Этот инструмент включает в себя:

• Сбор данных о проблеме и ее симптомах.
• Применение различных методов диагностики, таких как «Диаграмма Исикавы» (рыбная диаграмма) или «5 почему», для определения глубинных причин.
• Разработку и внедрение мер для устранения определённых причин, что помогает предотвратить повторение проблем в будущем.

Стандартизация

Стандарты работы повышают качество продукта. Инструкции, критерии выполнения помогают сотрудникам быстрее обучиться, а новичкам -- адаптироваться. Благодаря стандартизации проще добиться предсказуемых результатов и снизить финансовые потери.

5 примеров применения кайдзен

Система широко распространена во всем мире. Ее используют на производстве, в логистике и других областях.

Toyota

Компания внедрила кайдзен на всех уровнях производства, что позволяет находить слабые стороны и устранять их.

Boeing

Использование кайдзен в производстве самолетов помогло повысить скорость сборки и снизить затраты.

Sony

Использует кайдзен для улучшения процессов разработки и производства. Сотрудники на всех уровнях поощряются за идеи по улучшению рабочих процессов, что способствует инновациям.

Nestle

Устройство компании сосредоточено на бережливом производстве и нулевых дефектах. Кайдзен улучшил систему качества и повысил уровень ответственности у сотрудников и партнеров.

Amazon

Кайдзен применяется в логистике и управлении цепочками поставок. Принципы непрерывного улучшения помогают оптимизировать процессы доставки и управления запасами.

Как начать внедрение философии в своем бизнесе

Применение кайдзен в компании требует системного подхода. Начать стоит со следующих шагов:

• Обучите сотрудников философии кайдзен. Понимание ее принципов важно для успешного внедрения.
• Создайте культуру открытости. Убедитесь, что каждый сотрудник чувствует себя свободно, делясь идеями.
• Начинайте с небольших изменений. Не нужно внедрять масштабные проекты сразу. Начинайте с простых улучшений, которые легко реализовать.

Дай шанс каждому

Поддерживайте менталитет, в котором каждый член команды имеет право на свое мнение. Помогите сотрудникам выявлять проблемы и предлагать решения. Это улучшит и эмоциональный настрой команды, и вовлеченность в работу. Сотрудники будут чувствовать, что они действительно важны и влияют на успех компании.

Метод PDCA и пошаговое планирование

Метод PDCA (Plan-Do-Check-Act) — это циклический процесс, который включает планирование изменений, их реализацию, проверку результатов и дальнейшие действия на основе полученных данных.

Plan — определение целей и процессов, чтобы достичь желаемых результатов. Для этого нужно провести анализ текущей ситуации и выявить проблемы.

Do — реализация плана на практике. Выполнение плана и сбор данных для последующего анализа.

Check — сравнение результатов с ожиданиями. Оценивается эффективность методов, используемых в процессе и выявляются отклонения.

Act — внедрение мер для улучшения или корректировка процессов. Если результаты не соответствуют ожиданиям, нужно в план и повторить цикл.

Это основа кайдзен, которая помогает структурировать процесс улучшения организации.

Привычка к чистоте

Метод 5S подразумевает чистое и организованное рабочее место. Этот подход ускоряет поиск инструментов и материалов, повышает безопасность работы и способствует более высокой производительности.

Визуализируй незавершенную работу

Для этого используют такие инструменты как канбан-доски, которые помогают отслеживать статус выполнения задач и выявлять узкие места в процессе.

Оптимизируй рабочий процесс

Улучшите взаимодействие между отделами и максимально упростите документооборот в компании. Многие рутинные процессы можно автоматизировать. Например, в Shtab есть специальная функция «Автоматизация», которая двигает карточки на доске, отправляет комментарии, http-запросы на сторонние сервисы. Это  экономит массу времени и не отвлекает сотрудников от глобальных задач.

Рефлексируй вместе с командой

Регулярные встречи для обсуждения результатов изменений и новых идей повышают вовлеченность сотрудников и стимулируют активность. При обсуждении результатов руководитель оценивает, насколько эффективно команда работает над достижением целей. Это помогает выявлять слабые места и принимать меры. Также обсуждение выявляет проблемы на ранних стадиях и позволяет команде находить решения и предотвращать риски.

Что в итоге

• Кайдзен — это философия, которой должны придерживаться все сотрудники компании.
• Суть метода — постепенное и непрерывное улучшение производства.
• Метод 5S, канбан, диаграммы потоков, анализ корневых причин, стандартизация — все это инструменты кайдзен.
• Оптимизация рабочих процессов — главная цель кайдзен.
• Мнение о рабочих процессах и идеи совершенствования должны рассматриваться и использоваться.
• Результаты внедрения изменений должны анализироваться и корректироваться при необходимости.