8 принципов управления проектами: как поставить работу на поток и отслеживать её, чтобы не прогореть

Создать сайт, придумать новый продукт, построить торговый центр или устроить перепланировку в офисе — всё это проекты. Чтобы их реализовать, нужны ограниченные время, бюджет и другие ресурсы. Как грамотно ими распорядиться, чтобы не прогореть? Ответ: обратиться к проектному менеджменту.

Это целая система правил, которые помогут вам не тратить деньги впустую, придерживаться сроков и делать прибыльный проект.

По теории «передового опыта», лучше всего обратиться к готовым принципам, которые уже помогли другим бизнесам работать эффективнее. Подсмотрите, как делали бизнес другие, пока вы не знаете, что лучше всего подходит вам в начале предпринимательского или менеджерского пути.

В этой статье мы отразили 8 основных принципов управления проектами, которые помогут вам выстроить работу и отладить процессы с самого начала.

1. Не начинать проект без четко сформулированной цели

Делать проект без конкретной цели — это как строить здание и не понимать, что вы хотите построить: жилой дом, гараж, вигвам или концептуальный арт-объект. Без понятной цели, без точки Б команда потеряется в бесконечных вводных и идеях. С поставленной целью — легче трекать задачи и понимать, для чего вы начали проект.

Как поставить цель грамотно?

Для этого изобретены такие методики, как:

• SMARTER – для получения измеримых результатов.
  Какой должна быть цель:
  Specific — точно определенная;
  Measurable — измеримая;
  Achievable — достижимая;
  Relevant — релевантная;
  Time Bound — ограниченная во времени;
  Evaluate — оценимая;
  Readjust — изменяемая.
• PACT – для длительных и амбициозных целей.
  Purposeful — осмысленная, имеющая цель;
  Actionable — осуществимая;
  Continuous — продолжительная — достижима повторяющимися и прямыми действиями;
  Trackable — отслеживаемая.
• CLEAR – для работы с большими группами.
  Collaborative — каждый вовлечен;
  Limited — определены ограничения времени и бюджета;
  Emotional — отзывается у всех участников;
  Appreciable — оценима/доходит до каждого участника;
  Refinable — цель можно скорректировать.
• FAST – подходит, когда требуется коллективная ответственность.
  Frequently discussed — цель обсуждается и пересматривается;
  Ambitious — амбициозная;
  Specific — точно определенная;
  Transparent — прозрачная (открыта и ясна всей команде).

Когда определитесь с целью и ее формулировкой, переходите к следующим этапам.

2. Цели проекта должны быть согласованы с руководством и соответствовать целям бизнеса

Ваш проект не должен противоречить общей стратегии компании. Сначала расскажите идею владельцу, CEO. Если он одобрит ее, вы заручитесь дополнительной поддержкой. Если CEO – это вы, то соотнесите цели конкретного проекта с глобальными бизнес-целями, они должны двигать компанию в одном направлении.

Важно: проект призван приносить прибыль компании — расскажите, как вы планируете этого достичь.

3. Собирать команду, а не разрозненных специалистов

«Никто из нас так не умен, как все мы вместе» — сказал американский писатель и бизнес-консультант Кен Бланшар. С ним нельзя не согласиться. Поэтому люди в компаниях разделяются по профессиям, функциям и задачам. Каждый важен на пути к общей цели — проекту.

Однако навыки — не единственный фактор, по которому стоит собирать команду. Кроме важных hard-skills, смотрите и на soft-skills: насколько хорошо люди работают вместе в группе, как они общаются и умеют ли слышать других.

4. У каждого в команде должна быть своя роль и обязанности

Когда вы собрали команду, пришло время распределять обязанности и задачи. По началу этим занимается руководитель. Позже команда может самостоятельно назначать ответственных, генерировать задачи и следить за выполнением.

Ставить задачи, следить за прогрессом и за сотрудниками можно в таск-трекерах. В одной из прошлых статей мы собрали сервисы, которые помогут вам в этом.

Один из таких сервисов — Shtab. Интуитивно понятный и простой софт для управления проектами. Shtab уже внедрили СДЭК, Банк «Ак Барс», RUCOM.

5. В проекте должны быть прописаны нормы для совместной работы

Как вы будете работать вместе? Как часто встречаться? Как принимать решения? Пропишите для всех общие правила.

Например, вы решили работать по Agile: спринтами с короткими ежедневными собраниями-отчетами. Или вам удобнее работать в группах, а отчёты о прогрессе собирать каждые 2 недели.

Вы можете составлять письменные отчёты о работе, или отслеживать прогресс в режиме реального времени в Shtab.

Будете ли вы рассчитывать зарплату сотруднику по часам или по тому, сколько задач он успел выполнить? Эффективно планировать бюджет можно в разделе «Финансы и зарплата».

Вариантов, как всё организовать для вашего удобства — масса. Просто определитесь, что подходит вам и договоритесь с командой.

6. Не запускать проект без «дорожной карты»

Роадмап создают в начале проекта. Это документ, в котором вы прописываете общий план достижения цели. Он включает в себя видение этапы, четкие даты и ответственных исполнителей. Дорожная карта проекта нужна, чтобы:

• видеть картину проекта полностью;
• понимать, куда вы идете;
• как вы туда доберётесь.

Так члены команды знают, что происходит и могут отслеживать прогресс. Вы можете организовать роадмап в виде канбан-доски или календаря.

7. Команда должна знать, что означает успех проекта

Как оценивать эффективность сотрудника, команды?

Вы сами определяете эти показатели. Задайте стандарт по срокам, бюджету, качеству. Как вариант, используйте систему ключевых показателей эффективности (KPI). У каждого члена команды в зависимости от его задач будут свои KPI.

Примеры общих KPI:

• Время, потраченное на проект или задачу;
• Запланированные часы по сравнению с затраченным временем;
• Удовлетворённость клиентов продуктом;
• Отзывы или жалобы клиентов;
• Возврат инвестиций (ROI).

Вы сможете отслеживать загруженность команды и отдельного сотрудника. Сейчас в таск-трекерах эта функция автоматизирована, это профилактика выгорания сотрудников, благодаря отчетам активности.

8. Коммуникация должна быть прозрачной и понятной

Будьте на связи с командой, чтобы оставаться в курсе всех процессов, выявлять препятствия и преодолевать их.

Договоритесь о том, как вы будете делать отчёты и показывать их стейкхолдерам или генеральному директору. Например, устраивать презентацию раз в месяц с основными отчётами.

Используйте принципы, но оставайтесь гибкими

Как точно бы вы не организовали управление проектом, контролировать все переменные не получится. Например, кто-то из команды выходит из проекта, не хватает бюджета, сервис уходит с рынка — сегодня приходится быть гибкими.

Эти 8 принципов менеджмента проектами помогут вам построить прочный фундамент для работы.

А настроить слаженную работу, сэкономить время и оптимизировать бизнес-процессы можно с помощью сервиса Shtab по управлению проектами.