---
title: "Учёт рабочего времени по задачам и проектам в Shtab | Решения Shtab"
description: "Как настроить учёт времени по задачам: трекер в карточках, досписание забытых часов, срезы с Итогами по проектам и людям, выгрузка в XLSX для расчёта маржи."
url: https://shtab.app/solutions/uchyot-rabochego-vremeni-komandy/
---

# Видеть, сколько времени реально уходит на задачи и проекты

Часы пишутся внутри карточек задач, а не в отдельных табелях. Из них собираются срезы по проектам и людям, выгрузка в XLSX и честный расчёт себестоимости.

[Настроить учёт часов](https://my.shtab.app/auth/registration) [Live-демо](https://shtab.app/live-demo/)

бесплатный тариф — без лимита людей в реестре ПО Минцифры

Нам доверяют **56 836+** компаний

## Что меняется после внедрения

Стоимость проекта считается, а не угадывается

Часы по задачам × ставки = себестоимость. Видно, какие проекты приносят деньги, а какие съедают команду.

Оценки становятся точнее

Сравнение оценки трудозатрат и фактического времени по похожим задачам даёт реальный коэффициент для будущих смет.

Понятно, куда уходит день команды

Группировка по типам работ показывает долю правок, встреч и незапланированных задач — а не только «полезной» работы.

Отчёт клиенту или руководству за 10 минут

Срез с Итогами и выгрузка в XLSX заменяют ручное сведение табелей в конце месяца.

## Как это собрать в Shtab

детали каждого шага — в документации ↗

1. ### 1\. Договоритесь, что считается «временем по задаче»
До настройки зафиксируйте правила: время пишется только на задачу (не на проект в целом), какой минимальный интервал списания, что делать со встречами и перерывами. Заведите отдельные задачи под регулярную рутину — поддержку, правки, внутренние обсуждения, — иначе часы уйдут «в никуда».
Заодно решите, кто ставит оценку трудозатрат в карточке и до какого момента. Без плана позже нечего будет сравнивать с фактом.
[Shtab 2.6.0\. Умные уведомления, CalDAV-синхронизация, конструкто ↗](https://doc.shtab.app/changelog/shtab-2-6-0-umnyie-uviedomlieniia-caldav-sinkhronizatsiia-konstruktor-form-i-otsienka-trudozatrat/)
2. ### 2\. Включите трекер в задачах для ежедневной работы
Исполнители запускают таймер прямо в карточке задачи — время фиксируется автоматически, отдельные табели не заполняются. Это базовый поток данных: если трекер не прижился у специалистов, дальше считать нечего.
Покажите команде на живой задаче, где кнопка старта и почему таймер надо останавливать при переключении на другую работу. Трекер доступен на всех тарифах, поэтому начать можно сразу.
[Shtab 2.0\. Новый интерфейс, новые возможности ↗](https://doc.shtab.app/changelog/brand%5Fnew%5Fshtab%5F2-0/)
3. ### 3\. Добавьте ручной ввод времени в Списке — на случай забытого таймера
Время можно внести задним числом прямо в списочном виде, построчно по задачам. Это закрывает главный риск учёта: таймер забыли включить, но часы не потеряны.
Договоритесь о дедлайне досписания — например, до конца пятницы. Иначе отчёты за период будут меняться уже после того, как их сдали.
[v.0.0.8 ↗](https://doc.shtab.app/changelog/v-0-0-8/)
4. ### 4\. Соберите срез: группировка + Итоги по проектам и людям
Сгруппируйте задачи по проекту, исполнителю, этапу или типу работ и включите Итоги — они суммируют затраченное время по каждой группе. Сохраните такие срезы отдельными вкладками: «Часы по проектам за месяц», «Часы по людям», «План vs факт по задачам».
Это и есть рабочая панель для разговора о рентабельности: не поиск фильтров каждый месяц, а готовое представление, которое открывают в один клик. Расширенные Итоги относятся к платным тарифам — проверьте свой план.
5. ### 5\. Выгрузите часы в XLSX для расчёта рентабельности и счетов
Экспортируйте отфильтрованный список задач с затраченным временем в .xlsx и умножьте часы на ставки — получите себестоимость проекта и маржу. Тот же файл идёт клиенту как обоснование счёта.
Делайте выгрузку по фиксированному расписанию, раз в месяц в один и тот же день, чтобы цифры были сопоставимы между периодами. Экспорт доступен на платных тарифах и требует роли менеджера или администратора.
[Автоматизация процессов и выгрузка задач в XLSX. Что нового в Sh ↗](https://doc.shtab.app/changelog/avtomatizatsiia-protsiessov-i-vyghruzka-zadach-v-xlsx-chto-novogho-v-shtab-1-9/)
6. ### 6\. Проверьте полноту данных по активности команды
Раз в неделю смотрите сводку по активности и по работе каждого участника: видно, у кого есть дни без списанного времени и где учёт «рваный». Это не про слежку, а про качество данных — без полноты картина по рентабельности врёт.
Разбирайте пробелы на регулярной встрече, а не в личных сообщениях: обсуждается методика, а не люди. Экраны активности относятся к платным тарифам и предполагают роль менеджера или администратора — перед внедрением проверьте в своей команде, кому этот раздел виден и по каким проектам, чтобы не обещать команде лишнего.

## Как это выглядит на практике

Команда Shtab

**Типовой сценарий:** дизайн-студия из девяти человек — четыре дизайнера, два верстальщика, менеджер, арт-директор и руководитель. Одновременно в работе шесть клиентов, часть по почасовой ставке, часть по фиксу.

Первым делом команда договаривается о правилах: время пишется только на задачу, минимальный интервал — 15 минут, созвон с клиентом — это задача «Коммуникация с клиентом» в проекте, а не «бесплатный воздух». Под регулярную рутину заводят отдельные задачи: «Правки по баннерам», «Поддержка сайта», «Внутренние обсуждения». Оценку трудозатрат в карточке ставит менеджер до старта задачи.

Дизайнеры запускают таймер в карточке, менеджер каждую пятницу до 18:00 просит досписать забытое через ручной ввод в Списке. В конце месяца он открывает срез с группировкой по проекту и включёнными Итогами. Выясняется, что у одного клиента с «небольшим» фиксом часы съели правки: задача «Правки по баннерам» набрала больше времени, чем вся первичная концепция. Ещё один срез — по типам работ — показывает, что почти пятая часть месяца ушла на незапланированные срочные вводные.

Дальше выгрузка в .xlsx: в таблице часы умножают на ставки и по двум проектам видят отрицательную маржу. Решения принимаются не «по ощущению»: одному клиенту пересматривают лимит правок в договоре, для второго поднимают коэффициент в смете, потому что факт стабильно превышал оценку.

## Кому подходит — и когда не нужно

### Подходит

- Агентства и студии, которые продают часы и считают маржу по клиенту
- IT- и продуктовые команды, сравнивающие оценку и факт
- Руководители с несколькими параллельными проектами на одних людях
- Операционные отделы с потоком мелких однотипных задач
- Компании, где часы уходят в счёт клиенту и нужна выгрузка-обоснование

### Не нужно

- Нужен контроль присутствия и часы «за столом»
- Команда ещё не работает по задачам — время писать некуда
- Требуются табели, расчёт зарплат и кадровый документооборот
- Проекты с фиксированной ценой, себестоимость не важна

Учёт привязан к задачам, а не к рабочему дню. Для зарплатных табелей часы выгружаются в учётную систему.

## Из чего собирается процесс

[Добавление времени в трекере](https://shtab.app/features/dobavlenie-vremeni-v-trekere/)

Отслеживайте затраченное время прямо из карточки задачи или выберите нужную задачу в трекере. Если…

[Добавление времени в Списке](https://shtab.app/features/dobavlenie-vremeni-v-spiske/)

В рамках Списка вы можете сразу добавить специалисту затраченное время на задачу без перехода в карточку или…

[Итоги](https://shtab.app/features/itogi/)

С помощью функции итогов вы можете мгновенно рассчитывать важные показатели по пользовательским полям прямо в колонках…

[Группировка задач](https://shtab.app/features/gruppirovka-kartochek/)

Группировка задач по статусам, приоритетам, исполнителям, стадиям и меткам помогает быстрее ориентироваться в работе и находить все…

[Экспорт задач в .xslx](https://shtab.app/features/eksport-kartochek-v-xslx/)

При необходимости вы можете экспортировать карточки задач в формате .xlsx. В экспортируемый файл…

### Что отслеживать

Полнота учёта

Доля рабочих дней, где у сотрудника есть списанное время. Ниже 80% — отчётам верить рано.

Отклонение факта от оценки

Среднее превышение по задачам. Стабильные +50% — проблема не в людях, а в методике оценки.

Доля часов вне плановых задач

Сколько времени ушло на правки, поддержку и срочные вводные. Растёт — планирование ломается.

Часы на проект против бюджета

Сколько выработано к текущему моменту относительно проданных часов — ранний сигнал ухода в минус.

### Что ломает процесс

Время списывают «на проект» одной большой задачей

Теряется вся аналитика: непонятно, что именно съело часы. Дробите работу на задачи по типам — производство, правки, коммуникация, поддержка — и списывайте время только в них. Тогда группировка покажет структуру затрат, а не один общий мешок.

Учёт вводят как инструмент надзора

Команда начинает подгонять цифры, и данные становятся бесполезными — при этом на них уже опираются. Проговорите явно: часы нужны для смет и защиты команды от перегруза, а не для наказаний. Выводы показывайте по проектам, а не по людям.

Никто не досписывает забытые таймеры

Половина дней остаётся пустой, и рентабельность выглядит лучше, чем есть. Введите правило досписания до конца недели через ручной ввод в Списке и проверяйте полноту по активности до того, как делать выводы.

Считают только факт, не сохраняя оценку

Без плана нечего сравнивать, и планирование не улучшается годами. Ставьте оценку трудозатрат в карточке до старта задачи и раз в месяц смотрите отклонение по типам работ.

Выводы о маржинальности делают на первой неделе данных

При полноте учёта 40% проект с недосписанными часами выглядит выгодным, и решение уходит в сторону. Первые два месяца держите основной метрикой полноту: сначала доведите её до 80% и выше, а потом используйте его — отчёт по часам — как основание для расчёта маржи, пересмотра смет и разговора с клиентом.

Тайм-трекер — это не кнопка «старт», а дисциплина полноты данных. Пока в неделе есть дни без списанного времени, любой расчёт маржи — оценка снизу, выданная за факт. Сначала полнота, потом выводы о рентабельности.

## Что это такое

Учёт рабочего времени по задачам — это практика, при которой исполнитель фиксирует часы не в общем табеле за день, а внутри конкретной карточки задачи, чтобы затем собрать время в срезы по проектам, людям и типам работ и посчитать себестоимость выполненной работы.

Учёт по задачам в Shtab сочетается с элементами контроля активности: трекер фиксирует активность за устройством и делает скриншоты во время работы над задачей. Данные годятся для смет, счетов клиенту и оценки маржи проекта, а на основе отработанного времени и ставки сотрудника Shtab может автоматически рассчитать выплату — то есть часть кадровых расчётов доступна прямо в системе, а не только через внешнюю выгрузку.

## Какую задачу закрывает

Пока учёта нет, разговор о рентабельности держится на памяти. Руководитель спрашивает: «Сколько мы потратили на этого клиента?» — и получает диапазон «где-то месяц команды». Смета на похожий проект собирается тем же способом: по ощущению, что «в прошлый раз справились».

Дальше всё узнаваемо. Часы вспоминают в конце месяца и записывают одной строкой «работа по проекту» — аналитики из этого не достать. Половина дней остаётся пустой, потому что кто-то забыл включить таймер и не стал возвращаться. Если учёт всё-таки ввели, но объяснили как надзор, цифры начинают подгонять под ожидания, и данные становятся хуже, чем их отсутствие: на них ведь теперь опираются.

Итог: проект закрывается с чувством «вроде заработали», перегруз людей замечают по выгоранию, а не по часам, и одни и те же типы работ год за годом недооцениваются в сметах.

## Что помогает на практике

- Заведите задачи под рутину заранее: «Встречи», «Поддержка», «Внутренние обсуждения». Иначе часы либо теряются, либо приписываются к случайной задаче.
- Поставьте дедлайн досписания — например, до 18:00 пятницы. Отчёт за период, который меняется после сдачи, обесценивает сам отчёт.
- Сохраняйте срезы отдельными вкладками, а не собирайте фильтры заново каждый месяц: сопоставимость важнее красоты.
- Объясните команде, зачем это: часы нужны для смет, защиты от перегруза и обоснования счёта. Выводы показывайте по проектам, а не по людям.
- Фиксируйте минимальный интервал списания. Попытка учитывать пятиминутки даёт шум и бросается через неделю.
- Выгружайте .xlsx по расписанию — раз в месяц в один и тот же день, чтобы периоды сравнивались между собой.
- Раз в квартал пересматривайте коэффициенты в сметах по данным «план против факта» — это главная отдача от учёта.

## Как адаптировать под свой отдел

**Малая команда (до 10 человек).** Хватит трекера в карточках, одного среза «Часы по проектам за месяц» с Итогами и пятничного напоминания досписать забытое. Типы работ можно свести к трём: производство, правки, коммуникация. Расчёт маржи ведите в одной таблице — экспорт нужен на платном тарифе, поэтому на старте можно переносить итоговые суммы по группам вручную.

**Средняя компания (10–50).** Появляются роли: менеджер отвечает за полноту по своим проектам, руководитель смотрит сводку. Здесь уже нужны сохранённые вкладки под каждую задачу отчётности и фиксированное расписание выгрузки. Оценку трудозатрат ставят все менеджеры по одному правилу, иначе «план vs факт» несопоставим.

**Корпорация.** Учёт становится частью финансового контура: часы выгружаются в систему, где считаются себестоимость и ставки, а доступ к экранам активности закрыт по проектам и ролям. Важнее методика: единый справочник типов работ, регламент досписания с дедлайном и ответственный за качество данных. Часы можно использовать и для расчёта зарплаты: Shtab умеет автоматически рассчитывать выплату сотруднику на основе отработанного времени и его ставки, поэтому граница с внешним кадровым учётом не абсолютна.

![Как меняется настройка учёта с ростом команды](https://shtab.app/blog/content/images/2026/09/cover-149.jpg)

Как меняется настройка учёта с ростом команды

## Частые вопросы

Не нашли ответ — спросите на [живой демонстрации](https://shtab.app/live-demo/) или напишите в поддержку.

Можно ли списать время задним числом, если забыл включить таймер?

Как посчитать себестоимость проекта из часов по задачам?

Видит ли сотрудник, сколько времени списали его коллеги?

Как сравнить оценку трудозатрат с фактически потраченным временем?

Можно ли выгрузить часы за месяц в Excel для бухгалтерии или счёта клиенту?

Источники

- [v.0.0.8](https://doc.shtab.app/changelog/v-0-0-8/)
- [Shtab 2.0\. Новый интерфейс, новые возможности](https://doc.shtab.app/changelog/brand%5Fnew%5Fshtab%5F2-0/)
- [Shtab 2.6.0\. Умные уведомления, CalDAV-синхронизация, конструктор форм и оценка трудозатрат](https://doc.shtab.app/changelog/shtab-2-6-0-umnyie-uviedomlieniia-caldav-sinkhronizatsiia-konstruktor-form-i-otsienka-trudozatrat/)
- [Автоматизация процессов и выгрузка задач в XLSX. Что нового в Shtab 1.9](https://doc.shtab.app/changelog/avtomatizatsiia-protsiessov-i-vyghruzka-zadach-v-xlsx-chto-novogho-v-shtab-1-9/)
- [Общая активность](https://doc.shtab.app/404/)

## Связанные решения

[Весь каталог →](https://shtab.app/solutions/)

[План, факт и расхождение по часам — в каждой задаче](https://shtab.app/solutions/schitat-skolko-vremeni-ushlo/)

Проставляете оценку трудозатрат до старта работ, часы списываете только в карточке задачи — трекером или дозаполнением за прошедшие дни.

Подробнее →

[Одна страница вместо двадцати проектов](https://shtab.app/solutions/derzhat-pod-kontrolem-desyatki/)

Соберёте проекты в 2–5 портфелей по направлениям или клиентам. Проставите сроки и ответственных там, где их нет — без этого сводка врёт.

Подробнее →

[Прибыль по проекту видна в середине месяца, а не после закрытия](https://shtab.app/solutions/schitat-dohody-i-rashody/)

Настроите проекты как единицы учёта с бюджетом и итогами по колонкам. Заведёте операции «доход/расход» с обязательной привязкой к проекту.

Подробнее →

## Соберите учёт часов, из которого считается маржа

Заведите правила списания, включите трекер в карточках и сохраните первый срез с Итогами. Через месяц у вас будут не ощущения, а часы по каждому проекту и типу работ.

[Попробовать бесплатно](https://my.shtab.app/auth/registration) [Записаться на демо](https://shtab.app/live-demo/)